Kurze Antwort: Ein KI-Agent erledigt eine fest umrissene Aufgabe über mehrere Schritte selbst: Anfrage lesen, dem Objekt zuordnen, Antwort entwerfen, Termin vorschlagen, Aufgabe anlegen. Im Maklerbüro übernehmen Agenten vor allem Vorarbeit und Routine. Preis, Bewertung und verbindliche Zusagen bleiben beim Makler, und für das, was der Agent schreibt, haftet das Büro.
Was ist ein KI-Agent, und was unterscheidet ihn von einem Chatbot?
Ein KI-Agent handelt in einem Ablauf, ein Chatbot antwortet in einem Gespräch. Der Chatbot auf einer Website beantwortet die Frage, die ihm gestellt wird, und vergisst sie danach oft wieder. Ein Agent hat Zugriff auf Werkzeuge: Er liest im CRM nach, welche Objekte frei sind, schaut in den Kalender des zuständigen Maklers, legt einen Vorgang an und schreibt eine Aufgabe. Er arbeitet also mit den Daten und Systemen des Büros.
Daraus folgt der wichtigste Unterschied für die Praxis. Ein Agent kann mehr erledigen, aber er kann auch mehr falsch machen. Deshalb braucht jeder Agent eine klar beschriebene Zuständigkeit, Grenzen und eine Stelle, an der ein Mensch freigibt. Je genauer die Aufgabe beschrieben ist, desto verlässlicher arbeitet er.
Welche Aufgaben ein KI-Agent im Maklerbüro übernehmen kann
Agenten eignen sich für Aufgaben, die häufig vorkommen, klare Eingangsdaten haben und deren Ergebnis sich prüfen lässt. Die folgende Übersicht zeigt typische Aufgaben und wo der Mensch bleibt.
| Aufgabe | Was der Agent tut | Wo ein Mensch entscheidet |
|---|---|---|
| Anfragen erfassen | Portal-, Website- und E-Mail-Anfragen lesen, Kontakt anlegen, Objekt zuordnen | bei unklarer Zuordnung oder Dubletten |
| Erste Antwort | Antwort im Ton des Büros entwerfen, Unterlagen anhängen, Terminvorschläge aus dem Kalender | Freigabe, solange das Büro es so festlegt |
| Käufer und Objekte zuordnen | Suchprofile mit neuen Objekten abgleichen, Liste passender Interessenten erstellen | wer tatsächlich angeschrieben wird |
| Exposé vorbereiten | Textentwurf aus den Objektdaten, Pflichtangaben aus festen Feldern | Prüfung vor Veröffentlichung |
| Nachfassen | Erinnerung an offene Rückmeldungen, Entwurf der Nachricht | Inhalt und Zeitpunkt bei heiklen Vorgängen |
| Besichtigungsnotizen | Sprachmemo verschriftlichen, Aufgaben und Termine vorschlagen | Prüfung der Notiz |
| Übersicht für die Leitung | offene Anfragen, überfällige Rückmeldungen, stockende Vorgänge melden | Prioritäten und Gespräche im Team |
Der Nutzen liegt selten in einer einzelnen Zeile dieser Tabelle. Er entsteht, wenn eine abends eingegangene Anfrage am Morgen bereits beantwortet, dem richtigen Makler zugeordnet und mit einem Terminvorschlag versehen ist. Ein Beispiel für diesen Ablauf beschreibt der Ratgeber KI für Immobilienmakler. Wie ein Sprachmemo nach der Besichtigung zum Vorgang wird, steht im Beitrag Besichtigungsnotizen per Sprachmemo ins CRM.
Was ein KI-Agent nicht allein entscheiden sollte
Preise, Bewertungen, verbindliche Zusagen und die Auswahl zwischen Interessenten gehören in Menschenhand. Das ist zum Teil eine Frage der Qualität, zum Teil eine rechtliche.
Artikel 22 der Datenschutz-Grundverordnung gibt jeder Person das Recht, keiner ausschließlich automatisierten Entscheidung unterworfen zu werden, die ihr gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Ausnahmen gibt es unter anderem bei ausdrücklicher Einwilligung oder wenn die Entscheidung für einen Vertrag erforderlich ist. Die Datenschutzkonferenz betont in ihrer Orientierungshilfe zu KI, dass der entscheidende Mensch einen tatsächlichen Entscheidungsspielraum haben muss. Eine nur formelle Beteiligung genügt nicht, auch nicht unter Zeitdruck. Ein Agent, der Mietinteressenten selbstständig absagt, wäre deshalb ein Fall, den Sie vorher mit Ihrem Datenschutzbeauftragten besprechen sollten.
Auch beim Nachfassen gibt es Grenzen. Nach § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG ist Werbung per E-Mail ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung grundsätzlich eine unzumutbare Belästigung. Die Ausnahme in § 7 Abs. 3 UWG ist eng gefasst. Ein Agent, der ehemaligen Interessenten unaufgefordert neue Objekte schickt, braucht deshalb eine saubere Einwilligung. Die Antwort auf eine konkrete Anfrage ist etwas anderes als Werbung, die Grenze sollten Sie für Ihre Abläufe aber bewusst ziehen.
Dieser Artikel informiert allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung. Im Einzelfall fragen Sie Ihren Anwalt oder Datenschutzbeauftragten.
Wer haftet, wenn der Agent etwas Falsches schreibt?
Das Unternehmen, das den Agenten einsetzt. Das Oberlandesgericht Hamm hat am 12. Mai 2026 (Az. 4 UKl 3/25) über einen Chatbot entschieden, den ein Anbieter von Schönheitsbehandlungen auf seiner Website betrieb. Der Chatbot hatte die Geschäftsführer als Fachärzte bezeichnet, obwohl sie diese Weiterbildung nicht hatten. Das beklagte Unternehmen argumentierte, die Antworten seien ihm nicht zurechenbar, weil das System autonom arbeite. Das Gericht sah die Antworten dennoch als geschäftliche Handlungen des Unternehmens an und verurteilte es wegen irreführender Angaben nach § 5 UWG zur Unterlassung.
Übertragen auf das Maklerbüro: Schreibt ein Agent einem Interessenten eine falsche Wohnfläche, einen Balkon, den es nicht gibt, oder eine Zusage zur Verfügbarkeit, steht das Büro dafür ein. Daraus ergeben sich zwei Regeln. Der Agent darf Objektangaben nur aus den gepflegten Daten des Büros übernehmen und nichts ergänzen. Und Aussagen über Preis, Verfügbarkeit und Zustand prüft ein Mensch, bevor sie das Büro verlassen, bis der Ablauf über längere Zeit fehlerfrei gelaufen ist.
Muss der Interessent wissen, dass er mit einer KI schreibt?
Ja, wenn ein KI-System direkt mit ihm interagiert und das nicht ohnehin offensichtlich ist. Artikel 50 Abs. 1 der KI-Verordnung verpflichtet Anbieter, solche Systeme so zu gestalten, dass die Personen informiert werden, dass sie mit einem KI-System interagieren. Diese Pflicht gilt seit dem 2. August 2026. Nach Abs. 5 muss die Information spätestens bei der ersten Interaktion klar und eindeutig erfolgen.
Die Pflicht richtet sich dem Wortlaut nach an den Anbieter. Die Wettbewerbszentrale weist in ihrem Leitfaden zu KI-generierten Inhalten vom Juli 2026 darauf hin, dass ein Unternehmen, das einen Chatbot unter eigenem Namen auf seiner Website einbindet, selbst als Anbieter für die Kennzeichnung verantwortlich sein kann. Sie rät von einer bloßen Formulierung wie „von KI unterstützt“ ab, weil sie nicht verrät, dass allein eine KI antwortet. Für ein Maklerbüro ist ein kurzer, klarer Hinweis zu Beginn des Kontakts der sichere Weg. Mehr zur Verordnung lesen Sie im Beitrag EU AI Act: was Immobilienmakler beachten müssen.
Wie Sie einen KI-Agenten im Büro einführen
- Eine Aufgabe auswählen. Häufig, klar abgegrenzt, mit prüfbarem Ergebnis. Für viele Büros ist das die erste Antwort auf Anfragen.
- Zuständigkeit und Grenzen aufschreiben. Was darf der Agent lesen, was schreiben, was nie tun.
- Datenquellen festlegen. Objektangaben nur aus gepflegten Feldern, keine Ergänzungen aus allgemeinem Wissen.
- Mit Freigabe starten. Alle Nachrichten gehen zunächst als Entwurf an einen Menschen.
- Fehler sammeln und auswerten. Jede Korrektur notieren und wöchentlich durchsehen.
- Freigaben schrittweise lockern. Erst Routinefälle ohne Freigabe, heikle Fälle bleiben bei Menschen. Wie diese Grenze aussieht, beschreibt der Beitrag Wann die KI selbst handeln darf und wann ein Mensch freigibt.
So arbeiten wir
Bei International Tech teilt sich die Arbeit auf acht KI-Agenten mit fester Zuständigkeit auf, etwa für Anfragen und Termine, für die Zuordnung von Käufern und Objekten oder für Exposés. Jedes Büro bekommt ein eigenes System auf eigenem Server, und welche Schritte ohne Freigabe laufen, legt das Büro je Ablauf fest. Das Paket kostet ab 20.000 € einmalig und 1.000 € im Monat, ohne Gebühr pro Nutzer. Einen Überblick finden Sie auf der Startseite.
Häufige Fragen
Ersetzt ein KI-Agent einen Makler?
Nein. Ein Agent bereitet vor, ordnet zu und entwirft. Besichtigung, Beratung, Verhandlung und die Verantwortung für Zusagen bleiben beim Makler. Der Agent übernimmt die Arbeit, die heute liegen bleibt, etwa späte Antworten oder vergessenes Nachfassen.
Was ist der Unterschied zwischen einem KI-Agenten und einer Automatisierung im CRM?
Eine feste Automatisierung führt immer dieselbe Regel aus, etwa „bei neuer Anfrage Aufgabe anlegen“. Ein KI-Agent kann unstrukturierte Texte lesen, Inhalte einordnen und Entwürfe schreiben. In der Praxis arbeiten beide zusammen: feste Regeln für Eindeutiges, der Agent für Inhalte.
Muss ich Interessenten sagen, dass eine KI antwortet?
Bei direkter Interaktion mit einem KI-System verlangt Artikel 50 der KI-Verordnung seit dem 2. August 2026 einen Hinweis, sofern es nicht offensichtlich ist. Wie das zu bewerten ist, wenn ein Mensch jede Nachricht prüft und selbst versendet, regelt der Artikel nicht ausdrücklich. Ein kurzer, ehrlicher Hinweis ist in beiden Fällen der vorsichtige Weg.
Wer ist verantwortlich, wenn ein Agent eine falsche Angabe macht?
Das Büro, das den Agenten einsetzt. Das OLG Hamm hat 2026 Chatbot-Antworten als geschäftliche Handlungen des Unternehmens gewertet. Deshalb sollten Agenten Objektangaben nur aus gepflegten Daten übernehmen.
Welche Daten braucht ein KI-Agent im Maklerbüro?
Gepflegte Objektdaten, Kontakte mit Suchprofilen, Kalender der Makler und die Vorlagen des Büros. Je vollständiger diese Daten sind, desto weniger muss ein Mensch nacharbeiten. Ein Agent auf lückenhaften Daten erzeugt vor allem Korrekturarbeit.
Quellen
- Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Art. 50 und Art. 113, EUR-Lex: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=OJ:L_202401689
- Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung), Art. 22, EUR-Lex: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679
- Datenschutzkonferenz: Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz, 6. Mai 2024: https://www.datenschutzkonferenz-online.de/media/oh/20240506_DSK_Orientierungshilfe_KI_und_Datenschutz.pdf
- Oberlandesgericht Hamm, Urteil vom 12.05.2026, 4 UKl 3/25: https://nrwe.justiz.nrw.de/olgs/hamm/j2026/4_UKl_3_25_Urteil_20260512.html
- § 5 UWG: https://www.gesetze-im-internet.de/uwg_2004/__5.html
- § 7 UWG: https://www.gesetze-im-internet.de/uwg_2004/__7.html
- Wettbewerbszentrale: Leitfaden Kennzeichnung KI-generierter Inhalte, Juli 2026: https://www.wettbewerbszentrale.de/wp-content/uploads/2026/07/2026_07_Leitfaden_KI_generierte_inhalte_version2.pdf
Stand: Oktober 2026
