Besichtigungsnotizen per Sprachmemo ins CRM

Kurze Antwort: Direkt nach der Besichtigung spricht der Makler eine kurze Zusammenfassung ins Handy. Das System schreibt sie mit, ordnet sie Objekt und Interessent zu und schlägt Aufgabe, Termin und Nachricht vor, die der Makler prüft. Aufgenommen wird nur die eigene Notiz, nie das Gespräch mit dem Interessenten, und Gesundheitsangaben gehören nicht hinein.

Warum Notizen nach Besichtigungen verloren gehen

Die Besichtigung endet, der nächste Termin beginnt in zwanzig Minuten. Was der Interessent gesagt hat, steht im Kopf des Maklers, vielleicht als Stichwort auf einem Zettel. Abends am Schreibtisch fehlt die Zeit oder die Erinnerung ist schon unscharf. Am nächsten Tag ruft der Interessent an, und die Kollegin, die den Anruf annimmt, weiß nichts von der Frage nach dem Stellplatz.

Das Problem ist selten mangelnde Sorgfalt. Eine Notiz zu tippen dauert auf dem Handy länger als das Gespräch, das sie zusammenfasst. Ein Sprachmemo dauert so lange, wie man spricht. Damit verschiebt sich die Arbeit von „später aufschreiben“ zu „jetzt kurz sagen“, und das passt in die Minuten zwischen zwei Terminen.

Wie der Ablauf vom Sprachmemo ins CRM aussieht

1. Aufnahme nach dem Termin. Der Makler spricht im Auto oder vor dem Haus eine Zusammenfassung ein, idealerweise in der App des CRM, damit die Aufnahme dem Termin zugeordnet ist.
2. Verschriftlichung. Eine Spracherkennung macht daraus Text.
3. Strukturierung. Eine KI gliedert den Text in feste Felder: Eindruck, Fragen, Einwände, nächster Schritt.
4. Vorschläge. Aus dem nächsten Schritt entstehen Vorschläge für eine Aufgabe, einen Folgetermin oder den Entwurf einer Nachricht an den Interessenten.
5. Prüfung. Der Makler sieht Notiz und Vorschläge, korrigiert und gibt frei. Erst dann wird etwas verschickt.
6. Ablage. Die Notiz hängt am Vorgang. Die Audiodatei wird gelöscht, sobald der Text geprüft ist.

Wichtig ist Schritt 5. Spracherkennung verhört sich bei Straßennamen, Zahlen und Fachbegriffen. Eine „Teilungserklärung“ kann als etwas anderes ankommen, eine Zahl als ähnlich klingende. Ein Blick über den Text kostet eine Minute und verhindert, dass ein falscher Wert im Vorgang steht. Wie Sie die gewonnenen Rückmeldungen danach nutzen, beschreibt der Beitrag Besichtigungen nachbereiten und Rückmeldungen nutzen.

Darf ich das Besichtigungsgespräch aufnehmen?

Ohne Einwilligung der Beteiligten nicht. Nach § 201 Abs. 1 Nr. 1 StGB macht sich strafbar, wer unbefugt das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen auf einen Tonträger aufnimmt. Ein Gespräch zwischen Makler und Interessent in einer Wohnung ist in aller Regel nichtöffentlich. Strafbar ist nach Nr. 2 auch, eine solche Aufnahme zu gebrauchen oder Dritten zugänglich zu machen.

Daraus folgt die wichtigste Regel dieses Ablaufs: Das Handy nimmt erst auf, wenn der Interessent gegangen ist, und es nimmt nur die Stimme des Maklers auf. Die Notiz gibt wieder, was der Makler verstanden hat, in seinen Worten. Das ist rechtlich die sichere Seite und für das Büro ohnehin brauchbarer als ein Mitschnitt von dreißig Minuten.

Dieser Artikel informiert allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung. Im Einzelfall fragen Sie Ihren Anwalt oder Datenschutzbeauftragten.

Was ins Memo gehört und was nicht

Ins Memo gehört, was für den nächsten Schritt nötig ist. Artikel 5 Abs. 1 Buchstabe c der Datenschutz-Grundverordnung verlangt, dass Daten dem Zweck angemessen, erheblich und auf das notwendige Maß beschränkt sind. Für eine Besichtigungsnotiz heißt das: Was hilft dem Büro, den Interessenten gut weiter zu betreuen?

Gesundheitsangaben, religiöse Überzeugungen und die ethnische Herkunft gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Artikel 9 DSGVO, deren Verarbeitung grundsätzlich untersagt ist. Im Maklerbüro kommen sie leichter vor, als man denkt. Erzählt ein Interessent, dass er wegen einer Erkrankung eine Wohnung ohne Treppen sucht, notieren Sie „sucht barrierearme Wohnung, Erdgeschoss oder Aufzug“. Das Suchkriterium reicht für die Arbeit, der Grund gehört nicht in die Akte. Die Einschätzung zu Einkommen und Schulden ist eine Vorsichtsregel: Für die Betreuung genügt meist der Stand der Finanzierung.

Welche Datenschutzpflichten für die Verarbeitung gelten

Sobald ein Dienst die Aufnahme verarbeitet, ist er in der Regel Auftragsverarbeiter, und Artikel 28 DSGVO verlangt einen Vertrag mit festgelegtem Inhalt. Das gilt für die Spracherkennung genauso wie für das Sprachmodell, das die Notiz gliedert. Prüfen Sie, wo die Daten verarbeitet werden und ob die Eingaben zum Training des Anbieters verwendet werden. Die Datenschutzkonferenz empfiehlt in ihrer Orientierungshilfe zu KI, das Training mit Eingaben auszuschließen und Beschäftigten betriebliche Konten und Geräte zu geben. Ein Memo-Werkzeug auf dem privaten Handy mit privatem Konto ist für Kundendaten ungeeignet. Mehr dazu im Beitrag ChatGPT im Maklerbüro: was mit Kundendaten erlaubt ist.

Zwei weitere Pflichten betreffen die Ablage. Nach Artikel 5 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO dürfen Daten nur so lange in identifizierbarer Form gespeichert werden, wie es für den Zweck erforderlich ist. Die Audiodatei hat ihren Zweck erfüllt, sobald der Text geprüft ist, deshalb sollte sie danach gelöscht werden. Und nach Artikel 13 DSGVO informieren Sie Interessenten bei der Erhebung unter anderem über Zwecke, Rechtsgrundlage und Empfänger ihrer Daten. Wenn ein Spracherkennungsdienst neu dazukommt, gehört er in Ihre Datenschutzinformation. Einen Überblick über die Pflichten im Büro gibt der Beitrag DSGVO für Immobilienmakler: Checkliste fürs Büro.

Eine Gliederung für eine gute Besichtigungsnotiz

Ein Memo wird besser, wenn alle im Team in derselben Reihenfolge sprechen. Fünf Punkte genügen:

1. Wer und welches Objekt. „Besichtigung Objekt 214, Familie mit zwei Kindern, Termin 17 Uhr.“
2. Eindruck. „Großes Interesse an der Küche, Bedenken beim kleinen Kinderzimmer.“
3. Offene Fragen. „Wollen wissen, wie hoch die Rücklage ist und ob ein zweiter Stellplatz möglich ist.“
4. Finanzierung. „Finanzierungsgespräch bei der Bank nächste Woche.“
5. Nächster Schritt. „Rücklage beim Verwalter erfragen, bis Freitag zurückmelden, zweiten Termin anbieten.“

Ein solches Memo dauert etwa eine Minute. Aus Punkt 5 entstehen Aufgabe und Termin fast von selbst, aus Punkt 3 der Entwurf der Antwort. Die Beispiele sind erfunden und dienen nur der Veranschaulichung.

Wie Sie es im Team einführen

Beginnen Sie mit einem Makler und zwei Wochen. Er spricht nach jeder Besichtigung ein Memo ein, prüft die Notiz und sagt, wo der Ablauf hakt. Häufige Stellen sind die Zuordnung zum richtigen Termin, Zahlen, die falsch erkannt werden, und Vorschläge, die zu viel oder zu wenig enthalten. Erst wenn der Ablauf für einen Makler funktioniert, folgt das Team.

Legen Sie vorher fest, woran Sie den Erfolg messen. Eine einfache Messgröße ist der Anteil der Besichtigungen mit Notiz am selben Tag. Eine zweite ist die Zeit bis zur Rückmeldung an den Interessenten. Beide lassen sich aus den Zeitstempeln im CRM ablesen. Wie dieser Ablauf in ein größeres KI-Konzept passt, beschreibt der Ratgeber KI für Immobilienmakler. Welche Aufgaben KI-Agenten darüber hinaus übernehmen, steht im Beitrag KI-Agenten für Immobilienmakler.

Häufige Fragen

Darf ich die Besichtigung mit dem Handy aufnehmen, um nichts zu vergessen?

Nicht ohne Einwilligung aller Gesprächsteilnehmer. § 201 StGB stellt die unbefugte Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes unter Strafe. Sprechen Sie stattdessen nach dem Termin Ihre eigene Zusammenfassung ein.

Welche Spracherkennung eignet sich für Besichtigungsnotizen?

Eine, die in Ihr CRM eingebunden ist, mit der Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag schließen können und bei der die Eingaben nicht zum Training verwendet werden. Testen Sie vorher mit Straßennamen, Zahlen und Fachbegriffen aus Ihrem Alltag.

Wie lange darf ich die Audiodatei speichern?

Nur so lange, wie sie für den Zweck nötig ist. Ist der Text geprüft und im Vorgang abgelegt, hat die Aufnahme ihren Zweck erfüllt. Eine automatische Löschung nach der Freigabe ist die einfachste Lösung.

Was mache ich, wenn ein Interessent von seiner Krankheit erzählt?

Notieren Sie nur das Suchkriterium, etwa „barrierearm“ oder „Erdgeschoss“, nicht den Grund. Gesundheitsdaten gehören zu den besonders geschützten Daten nach Artikel 9 DSGVO. Für die Objektsuche brauchen Sie sie nicht.

Kann die KI aus dem Memo direkt eine Nachricht an den Interessenten schicken?

Technisch ja. Lassen Sie die Nachricht aber als Entwurf erzeugen, den der Makler prüft. Spracherkennung und Zusammenfassung können Fehler enthalten, und eine falsche Zusage an einen Interessenten ist schwerer zu korrigieren als ein Entwurf.

Quellen

1. § 201 StGB, Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes: https://www.gesetze-im-internet.de/stgb/__201.html
2. Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung), Art. 5, 9, 13 und 28, EUR-Lex: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679
3. Datenschutzkonferenz: Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz, 6. Mai 2024: https://www.datenschutzkonferenz-online.de/media/oh/20240506_DSK_Orientierungshilfe_KI_und_Datenschutz.pdf

Stand: Oktober 2026