KI-CRM für Immobilienmakler: zehn Fragen vor der Entscheidung

Justian Hanke · Stand 6. Oktober 2026

Ein CRM für Immobilienmakler ist 2026 mehr als eine Kontaktdatenbank. Die entscheidende Frage ist, ob das System Arbeit abnimmt oder nur Arbeit sichtbar macht. Diese zehn Fragen helfen, jedes Angebot zu prüfen — unseres eingeschlossen.

Die zehn Fragen

1. Landen alle Anfragen an einem Ort?

   Portal, Website, E-Mail, App und Telefon. Fragen Sie: Welche Kanäle kommen automatisch an, welche muss jemand abtippen?

2. Wie schnell geht die erste Antwort hinaus — auch um 21 Uhr?

   Fragen Sie nicht nach Funktionen, sondern nach dem Ablauf: Was passiert mit einer Anfrage am Samstagabend, und wer sieht sie wann?

3. Findet das System passende Käufer zu einem Objekt?

   Und umgekehrt: passende Objekte zu einem Suchprofil. Fragen Sie, ob das automatisch läuft oder eine Suche von Hand ist.

4. Wie läuft der Export an die Immobilienportale?

   OpenImmo ist der Standard. Fragen Sie, welche Portale heute angebunden sind — nicht, welche geplant sind.

5. Können Interessenten Besichtigungen selbst buchen?

   Aus dem echten Kalender des Maklers, mit Erinnerungen und Absagen ohne Zuruf.

6. Wer gibt frei, was die KI tut?

   Fragen Sie, ob Sie pro Ablauf festlegen können, was automatisch läuft und wo ein Mensch freigibt — und ob Sie das später ändern können.

7. Wo liegen die Daten, und wer kommt daran?

   Eigener Server oder gemeinsam betriebene Plattform? Welche Dienste verarbeiten Interessentendaten, und ist das vertraglich geregelt?

8. Was kostet das System, wenn das Büro wächst?

   Rechnen Sie über fünf Jahre, mit den Maklern, die dazukommen, und mit allen Zusatzmodulen und KI-Erweiterungen.

9. Gibt es eine App unter dem eigenen Namen?

   Für das Team unterwegs und als Schaufenster für Interessenten — unter dem Namen des Büros oder dem des Anbieters?

10. Wer übernimmt die Altdaten und schult das Team?

    Ein CRM, das niemand benutzt, kostet nur. Fragen Sie, wer die Daten übernimmt und wie die Einführung im laufenden Betrieb aussieht.

So prüfen Sie ein Angebot in der Praxis

Fragen allein reichen nicht, denn jedes Angebot beantwortet sie mit Ja. Verlangen Sie deshalb vor der Entscheidung drei Proben, am besten im System des Anbieters und nicht in einer Vorführung:

1. Die Samstagabend-Probe. Senden Sie eine Testanfrage über Ihr Portal oder Ihre Website, abends oder am Wochenende. Messen Sie, wann die erste Antwort ankommt, was in ihr steht und ob sie zum Objekt passt.
2. Die Auszugs-Probe. Fragen Sie, wie Sie Ihre Daten mitnehmen, wenn Sie den Anbieter wechseln: in welchem Format und zu welchem Preis. Was der EU Data Act beim Anbieterwechsel regelt, steht im Beitrag Maklersoftware Kosten: Gesamtkosten über 5 Jahre.
3. Die Freigabe-Probe. Lassen Sie sich zeigen, wie Sie festlegen, was die KI allein tut und wo ein Mensch freigibt, und wie Sie das später ändern.

Was ein KI-CRM nicht abnimmt

Ein CRM ersetzt weder die Beratung noch die Verantwortung. Es nimmt ab, was heute liegen bleibt: späte Antworten, vergessenes Nachfassen, Daten an mehreren Orten. Rechtliche Grenzen bleiben bestehen, auch wenn eine Maschine schreibt. Welche Fragen Makler Interessenten wann stellen dürfen und wo Datenschutz und Gleichbehandlung Grenzen setzen, steht im Beitrag Portalanfragen vorqualifizieren. Die Einführung selbst, also Reihenfolge, Stichtag und Schulung am echten System, beschreibt CRM-Einführung im Maklerbüro.

Kosten ehrlich rechnen

Der Preis pro Nutzer und Monat sagt wenig, solange nicht feststeht, wie viele Makler dazukommen und welche Module extra kosten. Rechnen Sie über fünf Jahre, mit allen Kostenarten. Ein Rechenbeispiel finden Sie im Beitrag Maklersoftware Kosten. Zum Unterschied zwischen Nutzerlizenz und eigenem System: der Vergleich.

Wie International Tech bei diesen Fragen abschneidet

Ehrlich beantwortet: Anfragen aus Website, E-Mail und App landen an einem Ort und werden rund um die Uhr erfasst, eingeordnet und beantwortet (1, 2). Käufer und Objekte ordnet ein eigener Agent zu (3). Den Export als OpenImmo-Datei gibt es; die Übertragung an die Portale und deutsche Pflichtfelder wie der Energieausweis folgen (4). Besichtigungen buchen Interessenten im Kundenportal (5). Freigaben legt das Büro pro Ablauf fest (6). Jedes Büro hat eine eigene Instanz auf eigenem Server (7). Der Monatsbeitrag von 1.000 € hängt nicht an der Zahl der Nutzer (8). Die App erscheint unter dem Namen des Büros (9). Einführung und Schulung am echten System sind im Paket (10).

Mehr zum Unterschied der Modelle: Eigenes KI-System oder Maklersoftware mit Nutzerlizenz. Was KI im Büro übernimmt: KI für Immobilienmakler.

Häufige Fragen

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