Kurze Antwort: Eine KI darf im Maklerbüro alles allein erledigen, was rückholbar ist und niemanden benachteiligt: sortieren, zusammenfassen, Termine vorschlagen, Eingänge bestätigen. Sobald eine Entscheidung einen Menschen erheblich betrifft, etwas Verbindliches zugesagt wird oder eine Nachricht nicht mehr zurückzuholen ist, gibt ein Mensch frei. Art. 22 DSGVO und die KI-Verordnung ziehen diese Linie teilweise verbindlich.
Dieser Artikel informiert allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung. Für den Einzelfall fragen Sie Ihren Anwalt oder Datenschutzbeauftragten.
Welche Aufgaben darf die KI im Maklerbüro selbst erledigen?
Selbst erledigen darf die KI Aufgaben, deren Ergebnis ein Mensch ohnehin noch sieht oder die sich ohne Schaden zurücknehmen lassen. Dazu gehören im Maklerbüro typischerweise:
- eine Portalanfrage dem richtigen Objekt und dem zuständigen Makler zuordnen,
- eine Eingangsbestätigung mit festem, vorher geprüftem Text senden,
- ein Telefonat oder eine Sprachnotiz nach der Besichtigung zusammenfassen und als Notiz ablegen,
- fehlende Angaben in einer Anfrage markieren und eine Rückfrage vorbereiten,
- Wiedervorlagen setzen, wenn ein Interessent sich nach dem Exposé nicht gemeldet hat.
Gemeinsam ist diesen Aufgaben, dass niemand dadurch einen Vorteil verliert. Wenn die KI eine Anfrage dem falschen Objekt zuordnet, merkt das der Makler beim Öffnen und korrigiert es. Ein falsch formuliertes Angebot an einen Eigentümer dagegen ist in der Welt, sobald es versendet ist. Diese Unterscheidung zwischen rückholbar und endgültig trägt weiter als jede Liste einzelner Werkzeuge. Wo Sie anfangen, beschreibt der Artikel Wo ein Maklerbüro mit KI anfangen sollte.
Wo das Gesetz eine menschliche Entscheidung verlangt
Die klarste Grenze steht in Art. 22 Abs. 1 DSGVO: Eine Person hat das Recht, nicht einer ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die ihr gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Ausnahmen nennt Absatz 2, etwa wenn die Entscheidung für einen Vertragsabschluss erforderlich ist oder die Person ausdrücklich einwilligt. Auch dann verlangt Absatz 3 mindestens das Recht, das Eingreifen einer Person zu erwirken, den eigenen Standpunkt darzulegen und die Entscheidung anzufechten.
Für Makler heißt das konkret: Ein System, das Mietinteressenten automatisch absagt, weil ein errechneter Wert unter einer Schwelle liegt, bewegt sich genau in diesem Bereich. Der Europäische Gerichtshof hat am 7. Dezember 2023 (Rechtssache C-634/21) entschieden, dass schon ein von einer Auskunftei errechneter Wahrscheinlichkeitswert eine solche automatisierte Entscheidung sein kann, wenn der Empfänger diesem Wert eine maßgebliche Rolle beimisst. Wer also einen KI-Score über Interessenten erstellt und sich im Ergebnis danach richtet, sollte davon ausgehen, dass Art. 22 greift.
Die KI-Verordnung (EU) 2024/1689 ergänzt das. Sie stuft unter anderem KI-Systeme für die Kreditwürdigkeitsprüfung und Bonitätsbewertung natürlicher Personen (Anhang III Nr. 5 Buchstabe b) und KI-Systeme zur Auswahl von Bewerbern (Anhang III Nr. 4 Buchstabe a) als hochriskant ein. Wer solche Systeme betreibt, muss die menschliche Aufsicht nach Art. 26 Abs. 2 Personen übertragen, die über die nötige Kompetenz, Ausbildung und Befugnis verfügen. Diese Pflichten gelten nach der Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital-Omnibus) ab dem 2. Dezember 2027. Bis dahin bleibt Art. 22 DSGVO der wichtigste Maßstab.
Eine Freigabematrix für das Maklerbüro
Am einfachsten lässt sich die Grenze in einer Tabelle festhalten, die im Büro für alle gilt. Das folgende Beispiel ist ein Vorschlag, den Sie an Ihre Abläufe anpassen:
| Aufgabe | Wer handelt | Warum |
|---|---|---|
| Anfrage zuordnen, Eingang bestätigen | KI allein | rückholbar, fester Text |
| Gesprächsnotiz, Zusammenfassung | KI allein, Makler liest bei Bedarf | interne Notiz ohne Außenwirkung |
| Antwort auf eine individuelle Frage zum Objekt | KI entwirft, Makler gibt frei | Angaben zum Objekt müssen stimmen |
| Absage an Miet- oder Kaufinteressenten | Mensch entscheidet | Art. 22 DSGVO, AGG-Risiko |
| Preis, Provision, Reservierung, Termine mit Eigentümern zusagen | Mensch entscheidet | verbindliche Zusage |
| Exposé oder Anzeige veröffentlichen | KI entwirft, Makler gibt frei | Pflichtangaben, Haftung für Inhalte |
| Bewerber vorauswählen | Mensch entscheidet | Hochrisiko nach Anhang III Nr. 4 |
Die Zeilen mit „KI entwirft, Makler gibt frei“ sind die wichtigsten. Dort spart die KI die meiste Schreibarbeit, und der Makler behält die Verantwortung. Ein Entwurf, der in dreißig Sekunden geprüft und freigegeben ist, kostet weniger Zeit als eine Antwort von Grund auf.
Wie eine Freigabe im Alltag aussieht
Eine Freigabe ist nur dann eine echte Prüfung, wenn sie Zeit, Zuständigkeit und Spuren hat. Eine praktikable Reihenfolge sieht so aus:
- Die KI legt einen Entwurf in eine Freigabeliste, nicht direkt in den Postausgang.
- Jeder Entwurf hat einen zuständigen Makler und eine Vertretung.
- Der Entwurf zeigt, worauf er beruht: Objektdaten, letzte Nachricht, Notiz aus der Besichtigung.
- Der Makler gibt frei, ändert oder verwirft. Das System speichert, wer was wann getan hat.
- Liegt ein Entwurf zu lange, geht er an die Vertretung statt einfach abzulaufen.
Ein Risiko dabei hat die KI-Verordnung selbst benannt: den Automatisierungsbias, also die Neigung, einer Maschinenausgabe zu sehr zu vertrauen (Art. 14 Abs. 4 Buchstabe b). Wer fünfzig Entwürfe am Tag freigibt, klickt irgendwann nur noch. Dagegen helfen zwei Dinge. Halten Sie die Freigabeliste kurz, indem Routine wirklich automatisch läuft. Und lassen Sie die KI Unsicherheit markieren, etwa wenn eine Angabe im Exposé fehlt oder eine Frage rechtlich klingt.
Was die KI-Verordnung zusätzlich verlangt
Für jedes Büro, das KI beruflich nutzt, gilt Art. 4 der KI-Verordnung. In der Fassung, die seit dem 27. Juli 2026 gilt, verlangt er, dass Anbieter und Betreiber Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen. Ein bestimmtes Kompetenzniveau müssen sie ausdrücklich nicht garantieren. Praktisch heißt das: Ihre Makler sollten wissen, was das System kann, wo es sich irrt und welche Daten nicht hineingehören.
Art. 50 regelt Transparenz. Absatz 1 verpflichtet die Anbieter von KI-Systemen, die direkt mit Menschen interagieren, sie so zu gestalten, dass die Menschen erfahren, dass sie mit einer KI sprechen, sofern das nicht offensichtlich ist. Wer einen Chat auf seiner Website von einem Dienstleister bezieht, sollte sich das vertraglich bestätigen lassen. Betreiber selbst müssen nach Absatz 4 offenlegen, wenn sie Bild-, Ton- oder Videoinhalte verwenden, die ein Deepfake sind. Diese Pflichten gelten seit dem 2. August 2026. Welche Fristen sonst gelten, steht im Artikel EU AI Act: was Immobilienmakler beachten müssen.
Typische Fehler bei der Einführung
Der häufigste Fehler ist eine Freigabe für alles. Dann staut sich die Liste, und nach zwei Wochen schaltet jemand die Prüfung ab. Der zweite Fehler ist das Gegenteil: Ein Agent sendet frei formulierte Antworten an Interessenten, ohne dass jemand die Objektangaben kontrolliert hat. Ein dritter Fehler betrifft die Daten. Selbstauskünfte, Gehaltsnachweise und Ausweiskopien gehören nicht in ein Werkzeug, für das kein Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht.
Legen Sie deshalb vor dem Start schriftlich fest, welche Aufgaben in welche Stufe fallen, wer freigibt und was mit liegengebliebenen Entwürfen geschieht. Eine Seite reicht. Die Checkliste auf unserer Seite KI-CRM für Makler hilft beim Abgleich mit Ihrem System.
So arbeiten wir
International Tech richtet Maklerbüros ein eigenes System auf eigenem Server ein, mit acht KI-Agenten, die Routine selbst erledigen und bei heiklen Schritten einen Menschen freigeben lassen. Wie diese Agenten im Büroalltag eingesetzt werden, beschreibt die Seite KI für Immobilienmakler.
Häufige Fragen
Darf eine KI Mietinteressenten automatisch absagen?
Nur in engen Grenzen. Eine Absage allein auf Grundlage einer automatisierten Bewertung fällt regelmäßig unter Art. 22 DSGVO. Sicherer ist es, die KI vorsortieren zu lassen und die Absage von einem Menschen entscheiden zu lassen.
Muss ich jede KI-Antwort an Interessenten freigeben?
Nein. Feste, vorher geprüfte Texte wie Eingangsbestätigungen oder Terminbestätigungen kann die KI allein senden. Freigeben sollte ein Makler Antworten mit individuellen Angaben zum Objekt, zu Preisen oder zu Zusagen.
Gilt die Pflicht zur menschlichen Aufsicht nach der KI-Verordnung schon?
Die Pflichten für Betreiber von Hochrisiko-Systemen nach Anhang III gelten nach dem Digital-Omnibus ab dem 2. Dezember 2027. Art. 22 DSGVO gilt bereits und verlangt in den genannten Fällen das Eingreifen eines Menschen.
Muss ich Interessenten sagen, dass ein Chat eine KI ist?
Art. 50 Abs. 1 der KI-Verordnung verpflichtet den Anbieter des Systems, die Information so einzubauen, dass Nutzer erkennen, dass sie mit einer KI sprechen, sofern es nicht offensichtlich ist. Klären Sie mit Ihrem Dienstleister, wie das umgesetzt ist. Ein klarer Hinweis im Chatfenster schadet nicht.
Wer haftet, wenn die KI etwas Falsches zusagt?
Gegenüber dem Kunden spricht das Büro, nicht das Werkzeug. Deshalb gehören verbindliche Zusagen in die Stufe, in der ein Mensch entscheidet.
Quellen
- Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 22: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32016R0679
- EuGH, Pressemitteilung Nr. 186/23 zu C-634/21 (SCHUFA, Scoring), 7. Dezember 2023: https://curia.europa.eu/jcms/upload/docs/application/pdf/2023-12/cp230186de.pdf
- Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Art. 14, 26, 50 und Anhang III: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32024R1689
- Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital-Omnibus zur KI), Neufassung Art. 4 und Art. 113: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32026R1744
Stand: Oktober 2026
