Kurze Antwort: Für den Notartermin braucht der Notar die Personendaten beider Parteien einschließlich Steuer-Identifikationsnummer, die Grundbuchdaten, die Eckdaten des Kaufs und bei Wohnungen die Unterlagen der Gemeinschaft. Bei Verbrauchern soll der Vertragsentwurf im Regelfall zwei Wochen vor der Beurkundung vorliegen. Der Makler sorgt dafür, dass alles früh und vollständig beim Notar ist, und übergibt nach dem Kauf den Energieausweis.
Zwischen der mündlichen Einigung und dem Notartermin liegt die Phase, in der Abschlüsse am häufigsten wackeln. Der Käufer wartet auf die Bank, der Verkäufer findet die Teilungserklärung nicht, und der Notar kann den Entwurf nicht fertigstellen. Für den Makler ist das die Zeit, in der fehlende Unterlagen den Abschluss am leichtesten verzögern. Dieser Artikel ist eine Arbeitshilfe, keine Anleitung für den Notar. Was in den Vertrag gehört, entscheiden die Parteien mit dem Notar.
Wie läuft der Weg zum Notartermin ab?
Der Weg zur Beurkundung folgt in den meisten Fällen derselben Reihenfolge. Je früher jeder Schritt angestoßen wird, desto kürzer die Wartezeit.
- Einigung über die Eckdaten. Kaufpreis, mitverkauftes Inventar, gewünschter Übergabetermin, Besonderheiten wie Mietverhältnisse oder Rechte Dritter.
- Identifizierung nach dem Geldwäschegesetz. Spätestens jetzt, denn Makler müssen die Vertragsparteien identifizieren, sobald ein ernsthaftes Interesse an der Durchführung besteht und die Parteien hinreichend bestimmt sind (§ 11 Abs. 2 GwG).
- Finanzierung festmachen. Der Käufer klärt mit seiner Bank, welche Unterlagen sie vor der Beurkundung braucht.
- Notar auswählen und beauftragen. Die Parteien einigen sich auf ein Notarbüro. Der Makler übermittelt die Daten, wenn die Parteien ihn damit beauftragen.
- Vertragsentwurf. Der Notar erstellt den Entwurf und versendet ihn an die Beteiligten.
- Prüfzeit für Verbraucher. Bei Verbraucherverträgen über Grundstücke soll der Entwurf im Regelfall zwei Wochen vor der Beurkundung vorliegen.
- Beurkundung. Der Notar beurkundet den Vertrag und belehrt über seine rechtliche Tragweite.
- Nach der Beurkundung. Energieausweis übergeben, Provisionsrechnung stellen, Übergabe vorbereiten.
Welche Unterlagen braucht der Notar?
Die Tabelle fasst zusammen, was bei einem typischen Verkauf zusammenkommt. Welche Unterlagen das Notarbüro selbst einholt und welche es von den Parteien erwartet, ist unterschiedlich. Fragen Sie beim ersten Kontakt nach und halten Sie die Antwort für das nächste Mal fest.
| Unterlage oder Angabe | Wer liefert | Wofür |
|---|---|---|
| Name, Anschrift, Geburtsdatum beider Parteien | Verkäufer, Käufer | Vertrag und Anzeige an das Finanzamt |
| Steuerliche Identifikationsnummer beider Parteien | Verkäufer, Käufer | Pflichtangabe in der Anzeige an das Finanzamt (§ 20 Abs. 1 Nr. 1 GrEStG) |
| Gültiges Ausweisdokument | Verkäufer, Käufer | Identitätsprüfung beim Notar |
| Grundbuchdaten (Amtsgericht, Grundbuchbezirk, Blatt, Flurstück) | Verkäufer | Bezeichnung des Grundstücks |
| Kaufpreis, Zahlungsweise, Übergabetermin | beide, über den Makler | Vertragsinhalt |
| Liste des mitverkauften Inventars mit Preis | Verkäufer, Käufer | Vertragsinhalt |
| Bestehende Grundschulden und Ansprechpartner der Bank | Verkäufer | Löschung oder Übernahme klären |
| Finanzierende Bank des Käufers | Käufer | Vorbereitung der Finanzierungsgrundschuld |
| Bestehende Mietverträge | Verkäufer | Bei vermieteten Objekten |
| Energieausweis | Verkäufer | Vorlage bei Besichtigung, Übergabe nach dem Kauf |
Bei Eigentumswohnungen kommen die Unterlagen der Gemeinschaft hinzu:
| Unterlage | Wer liefert | Wofür |
|---|---|---|
| Teilungserklärung mit Gemeinschaftsordnung | Verkäufer oder Verwaltung | Sondereigentum, Sondernutzungsrechte |
| Beschluss-Sammlung und Protokolle der Eigentümerversammlungen | Verwaltung | Beschlossene Maßnahmen und Sonderumlagen |
| Wirtschaftsplan und Hausgeldabrechnung | Verwaltung | Laufende Kosten, Rücklage |
| Kontaktdaten der Verwaltung | Verkäufer | Rückfragen, eventuell Zustimmung des Verwalters |
Die Beschluss-Sammlung ist gesetzlich vorgeschrieben (§ 24 Abs. 7 WEG). Einsicht erhält ein Wohnungseigentümer oder ein Dritter, den ein Wohnungseigentümer ermächtigt hat. Der Makler sollte sich vom Verkäufer schriftlich ermächtigen lassen, bevor er bei der Verwaltung anfragt. Ähnliches gilt für das Grundbuch: Einsicht hat nach § 12 Abs. 1 GBO, wer ein berechtigtes Interesse darlegt. Eine Vollmacht des Eigentümers erleichtert die Sache.
Was bedeutet die Zwei-Wochen-Frist?
Bei Verbraucherverträgen über Grundstücke soll der Notar darauf hinwirken, dass der Verbraucher ausreichend Gelegenheit hat, sich vorab mit dem Vertrag zu befassen. Dazu soll ihm der beabsichtigte Text vom beurkundenden Notar zur Verfügung gestellt werden, im Regelfall zwei Wochen vor der Beurkundung. Wird die Frist unterschritten, sind die Gründe in der Niederschrift anzugeben. So regelt es § 17 Abs. 2a BeurkG.
Für die Terminplanung heißt das: Der Beurkundungstermin liegt im Regelfall frühestens zwei Wochen nach Versand des Entwurfs. Wer den Käufern einen Termin in zehn Tagen verspricht, ohne dass der Entwurf schon unterwegs ist, erzeugt Druck an der falschen Stelle. Planen Sie rückwärts: Wunschtermin minus zwei Wochen ist der späteste Versand des Entwurfs, davor braucht der Notar vollständige Unterlagen.
Der Notar soll auch darauf hinwirken, dass Verbraucher ihre Erklärungen persönlich oder durch eine Vertrauensperson abgeben. Wer verhindert ist, klärt Vollmachten deshalb frühzeitig mit dem Notar.
Was gilt für die Zahlung des Kaufpreises?
Der Kaufpreis darf nicht in bar gezahlt werden. Nach § 16a Abs. 1 GwG kann die Gegenleistung beim Kauf inländischer Immobilien nur mit anderen Mitteln als Bargeld, Kryptowerten, Gold, Platin oder Edelsteinen bewirkt werden. Die Beteiligten müssen dem Notar nachweisen, dass das eingehalten wurde, geeignet sind insbesondere Zahlungsbestätigungen der beteiligten Banken (§ 16a Abs. 2 GwG). Erst dann stellt der Notar den Antrag auf Eintragung des Käufers ins Grundbuch.
Für den Makler ist das ein Punkt für das Vorgespräch. Wer erkennbar mit Bargeld oder Kryptowerten kaufen will, sollte frühzeitig erfahren, dass das nicht geht, und der Makler sollte prüfen, ob sich daraus Pflichten nach dem Geldwäschegesetz ergeben. Mehr dazu im Artikel Geldwäschegesetz: Pflichten für Immobilienmakler.
Wo endet die Rolle des Maklers?
Der Makler organisiert, der Notar berät über den Vertrag. Nach § 17 Abs. 1 BeurkG soll der Notar den Willen der Beteiligten erforschen, den Sachverhalt klären und über die rechtliche Tragweite belehren. Fragen der Parteien zu Klauseln im Entwurf leitet der Makler deshalb an das Notarbüro weiter, statt sie selbst zu beantworten.
Was der Makler beisteuern kann, sind Fakten aus der Vermarktung: Was wurde zum Zustand gesagt, welche Mängel sind bekannt, welche Absprachen zum Inventar oder Übergabetermin gibt es. Wenn diese Punkte schriftlich im CRM stehen, gehen sie nicht verloren und landen vollständig beim Notar.
Wie übermitteln Sie die Unterlagen?
Die Unterlagen enthalten Steuer-IDs, Geburtsdaten und Finanzdaten. Nach Art. 5 Abs. 1 Buchst. f DSGVO müssen personenbezogene Daten so verarbeitet werden, dass eine angemessene Sicherheit gewährleistet ist. Praktisch: keine Steuer-IDs im Betreff, keine Sammelmail an alle Beteiligten, Versand über einen sicheren Kanal, den das Notarbüro anbietet oder akzeptiert. Geben Sie nur weiter, was der Notar angefordert hat.
Eine gemeinsame Mappe je Verkauf im CRM, in der jede Unterlage einen Status hat, spart die Suche in E-Mail-Postfächern. Welche Funktionen dafür sinnvoll sind, steht in unserer Checkliste für ein KI-CRM.
Was ist nach der Beurkundung zu tun?
Nach dem Notartermin bleibt eine gesetzliche Pflicht: Unverzüglich nach Abschluss des Kaufvertrags hat der Verkäufer oder der Makler dem Käufer den Energieausweis oder eine Kopie zu übergeben (§ 80 Abs. 4 GModG, früher Gebäudeenergiegesetz). Bei Wohngebäuden mit nicht mehr als zwei Wohnungen kommt ein informatorisches Beratungsgespräch zum Energieausweis hinzu, wenn es unentgeltlich angeboten wird. Details im Artikel Energieausweis: Pflichtangaben in Immobilienanzeigen.
Danach folgen die Provisionsrechnung und die Vorbereitung der Übergabe. Ein kurzes Übergabeprotokoll mit Zählerständen und Schlüsselanzahl erspart später Rückfragen.
Ein Hinweis zum Schluss: Wer Interessenten mit einer Reservierungsgebühr an das Objekt binden will, bis der Notartermin steht, sollte das Urteil des Bundesgerichtshofs von 2023 kennen. Es steht im Artikel Reservierungsgebühr beim Makler.
Häufige Fragen
Wie lange vor dem Notartermin muss der Vertragsentwurf vorliegen?
Bei Verbraucherverträgen über Grundstücke soll der Entwurf im Regelfall zwei Wochen vor der Beurkundung beim Verbraucher sein (§ 17 Abs. 2a BeurkG). Wird die Frist unterschritten, sind die Gründe in der Niederschrift anzugeben.
Warum braucht der Notar die Steuer-ID?
Der Notar zeigt den Kauf dem Finanzamt an. Diese Anzeige muss nach § 20 Abs. 1 Nr. 1 GrEStG unter anderem die steuerliche Identifikationsnummer von Verkäufer und Käufer enthalten.
Darf der Kaufpreis bar gezahlt werden?
Nein. Nach § 16a GwG ist beim Kauf inländischer Immobilien die Zahlung mit Bargeld, Kryptowerten, Gold, Platin oder Edelsteinen ausgeschlossen. Die Beteiligten müssen dem Notar die unbare Zahlung nachweisen.
Wer besorgt die Unterlagen der Eigentümergemeinschaft?
In der Regel der Verkäufer über die Verwaltung. Einsicht in die Beschluss-Sammlung erhalten Wohnungseigentümer oder von ihnen ermächtigte Dritte (§ 24 Abs. 7 WEG). Der Makler braucht dafür eine Ermächtigung des Verkäufers.
Wann muss der Energieausweis übergeben werden?
Vorgelegt wird er spätestens bei der Besichtigung, übergeben unverzüglich nach Abschluss des Kaufvertrags, jeweils als Original oder Kopie. So regelt es § 80 Abs. 4 GModG, früher Gebäudeenergiegesetz.
Dieser Artikel informiert allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung. Im Einzelfall fragen Sie Ihren Anwalt oder das beurkundende Notarbüro.
Quellen
- Beurkundungsgesetz, § 17 Grundsatz: https://www.gesetze-im-internet.de/beurkg/__17.html
- Grunderwerbsteuergesetz, § 18 Anzeigepflicht der Gerichte, Behörden und Notare: https://www.gesetze-im-internet.de/grestg_1983/__18.html
- Grunderwerbsteuergesetz, § 20 Inhalt der Anzeigen: https://www.gesetze-im-internet.de/grestg_1983/__20.html
- Geldwäschegesetz, § 11 Identifizierung: https://www.gesetze-im-internet.de/gwg_2017/__11.html
- Geldwäschegesetz, § 16a Verbot der Barzahlung beim Erwerb von Immobilien: https://www.gesetze-im-internet.de/gwg_2017/__16a.html
- Wohnungseigentumsgesetz, § 24 Einberufung, Vorsitz, Niederschrift: https://www.gesetze-im-internet.de/woeigg/__24.html
- Grundbuchordnung, § 12: https://www.gesetze-im-internet.de/gbo/__12.html
- Gebäudemodernisierungsgesetz (GModG), § 80 Ausstellung und Verwendung von Energieausweisen: https://www.gesetze-im-internet.de/geg/__80.html
- Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 5: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679
Stand: Oktober 2026
