Besichtigungstermine automatisch planen

Kurze Antwort: Automatische Terminplanung heißt nicht, dass jeder jederzeit buchen kann. Der Makler legt je Objekt Zeitfenster, Dauer und Puffer fest, der Interessent beantwortet vor der Buchung wenige Fragen und wählt dann einen freien Termin. Bestätigung, Erinnerung und Umbuchung laufen automatisch. Der Makler entscheidet weiter, wer ins Objekt kommt, spart aber das Hin und Her per Mail und Telefon.

Warum die manuelle Terminabstimmung so viel Zeit kostet

Eine Besichtigung von Hand zu vereinbaren besteht aus vielen kleinen Schritten: Termin vorschlagen, auf Antwort warten, Gegenvorschlag prüfen, Eigentümer oder Mieter fragen, bestätigen, am Vortag erinnern, bei Absage neu beginnen. Jeder Schritt ist kurz, zusammen ziehen sie sich oft über mehrere Tage. In dieser Zeit sieht der Interessent andere Objekte.

Wie viel Zeit es in Ihrem Büro kostet, lässt sich einfach prüfen. Nehmen Sie zehn Besichtigungen der letzten Wochen und zählen Sie für jede die Nachrichten und Anrufe bis zur Bestätigung sowie die Tage zwischen Anfrage und Termin. Diese zwei Zahlen sind Ihr Ausgangswert, an dem Sie die Umstellung später messen.

Was Sie vor der Automatisierung festlegen müssen

Ein Buchungssystem bildet nur ab, was Sie vorher entschieden haben. Vier Festlegungen je Objekt reichen:

Zeitfenster. Wann darf besichtigt werden? Bei vermieteten Objekten stimmen Sie die Fenster vorher mit dem Mieter ab, bei bewohnten Eigenheimen mit dem Eigentümer. Das System bietet nur diese Fenster an.

Terminart. Einzeltermin oder Sammelbesichtigung, vor Ort oder per Video. Für gefragte Objekte kann ein Sammeltermin mit fester Teilnehmerzahl sinnvoll sein, für hochpreisige Objekte eher Einzeltermine.

Dauer und Puffer. Die Besichtigung selbst plus Zeit für Fahrt, Nachgespräch und Notizen.

Voraussetzungen. Was muss ein Interessent angeben, bevor er buchen kann? Das ist die eigentliche Steuerung. Wie Sie Anfragen vorab einordnen, beschreibt Portalanfragen automatisch vorqualifizieren.

Ein Beispiel mit angenommenen Werten zeigt, wie die Festlegungen aussehen können:

Bei diesen Annahmen passen in ein Zeitfenster von 14 bis 17 Uhr, also 180 Minuten, vier Einzeltermine für Wohnungen zu je 45 Minuten einschließlich Puffer (4 × 45 = 180). Für Häuser wären es zwei Termine zu je 90 Minuten.

Der Ablauf Schritt für Schritt

1. Anfrage kommt herein, über Portal, Website oder Telefon, und landet im gemeinsamen Eingang. Wie Sie die Kanäle zusammenführen, steht in Alle Anfragekanäle in einem Eingang bündeln.
2. Erstantwort mit Buchungslink, sofern das Objekt für Online-Buchung freigegeben ist. Sonst meldet sich der Makler persönlich.
3. Kurze Vorabfragen vor der Buchung: Zahl der Personen, Finanzierungsstand, gewünschter Einzug. Wer die Voraussetzungen nicht erfüllt, sieht keine Termine, sondern eine Rückmeldung vom Makler.
4. Buchung im freien Fenster. Das System prüft den Kalender des Maklers live, damit keine Doppelbuchung entsteht.
5. Bestätigung mit Adresse, Treffpunkt, Ansprechpartner, Hinweis auf mitzubringende Unterlagen und einem Link zum Umbuchen oder Absagen.
6. Erinnerung am Vortag und wenige Stunden vorher. Eine Absage gibt das Fenster sofort wieder frei, Interessenten auf der Warteliste werden informiert.
7. Information an Eigentümer oder Mieter, wann wer kommt, ohne Kontaktdaten der Interessenten weiterzugeben, sofern das nicht abgesprochen ist.
8. Nachbereitung: Rückmeldung des Interessenten, Notiz des Maklers, nächster Schritt. Mehr dazu in Besichtigungen nachbereiten und Rückmeldungen nutzen.

Ausfälle verringern

Eine automatische Buchung macht es leichter zu buchen, aber auch leichter, einen Termin zu vergessen. Drei Hebel können dagegen helfen: die Erinnerung mit einfachem Absagelink, eine Bestätigung, die der Interessent aktiv anklicken muss, und die Vorabfragen, die unverbindliche Neugier von ernsthaftem Interesse trennen. Wie viel das in Ihrem Büro bringt, messen Sie an der Quote nicht erschienener Interessenten vor und nach der Umstellung. Weitere Maßnahmen beschreibt Ausgefallene Besichtigungen vermeiden.

Datenschutz, Erinnerungen und KI-Assistenten

Dieser Abschnitt informiert allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung. Im Einzelfall fragen Sie eine Anwältin oder Ihren Datenschutzbeauftragten.

Nur abfragen, was Sie brauchen. Nach Art. 5 Abs. 1 Buchst. c DSGVO müssen Daten dem Zweck angemessen und auf das notwendige Maß beschränkt sein. Für eine Besichtigung genügen Name, ein Kontaktweg und die Vorabfragen. Gehaltsnachweise oder Ausweiskopien gehören nicht ins Buchungsformular.

Informieren bei der Erhebung. Nach Art. 13 DSGVO teilen Sie zum Zeitpunkt der Erhebung unter anderem Zwecke, Rechtsgrundlage, Empfänger und Speicherdauer mit. Ein Link auf die Datenschutzerklärung direkt am Formular erfüllt das in der Regel.

Dienstleister vertraglich einbinden. Läuft die Buchung über die Software eines Anbieters, ist dieser meist Auftragsverarbeiter. Art. 28 Abs. 3 DSGVO verlangt dann einen Vertrag mit festgelegtem Mindestinhalt. Sitzt der Anbieter außerhalb der EU, kommen die Regeln zur Drittlandübermittlung nach Art. 44 ff. DSGVO hinzu.

Erinnerungen ohne Werbung. Die Erinnerung an einen vereinbarten Termin gehört zur Terminabsprache. Hängen Sie keine weiteren Objekte oder Newsletter-Inhalte an. Werbung per E-Mail setzt nach § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG eine vorherige ausdrückliche Einwilligung voraus, und eine gemischte Nachricht macht die Einordnung unnötig schwierig.

KI-Assistent kennzeichnen. Bucht ein Chat-Assistent die Termine, gilt seit dem 2. August 2026 Art. 50 Abs. 1 der KI-Verordnung: KI-Systeme, die direkt mit Menschen interagieren, müssen so gestaltet sein, dass die Person erfährt, dass sie mit einem KI-System spricht, es sei denn, das ist offensichtlich. Der Hinweis muss spätestens bei der ersten Interaktion kommen (Art. 50 Abs. 5).

Sonntagsbesichtigungen mit Angestellten. Für Arbeitnehmer gilt § 9 Abs. 1 ArbZG: Beschäftigung an Sonn- und Feiertagen ist grundsätzlich verboten. Der Ausnahmekatalog in § 10 ArbZG nennt Maklerbüros nicht ausdrücklich. Wer Sonntagsfenster freigibt, sollte vorher arbeitsrechtlich klären, wer sie wahrnehmen darf.

Ob ein Interessent einen Maklervertrag vor der Besichtigung widerrufen kann und was daraus folgt, ist ein eigenes Thema: Widerrufsrecht beim Maklervertrag.

So arbeiten wir

Zum Paket von International Tech gehören ein CRM auf eigenem Server, ein eigener Kalender mit Bestätigungen und Erinnerungen und ein Kundenportal, in dem Interessenten ihre Termine sehen. Welche Objekte online buchbar sind und welche Fenster gelten, legt das Büro fest; heikle Schritte bleiben an eine Freigabe durch einen Menschen gebunden. Den Aufbau des Pakets beschreibt die Startseite von International Tech.

Häufige Fragen

Verliert der Makler die Kontrolle, wenn Interessenten selbst buchen?

Nein, wenn die Voraussetzungen stimmen. Der Makler legt Zeitfenster, Dauer, Teilnehmerzahl und Vorabfragen fest, und nur wer diese erfüllt, sieht freie Termine. Für sensible Objekte bleibt die persönliche Vereinbarung möglich.

Lohnen sich Sammelbesichtigungen?

Bei Objekten mit vielen Anfragen können Sammelbesichtigungen Zeit sparen, weil mehrere Parteien in einem Fenster kommen. Bei hochpreisigen oder bewohnten Objekten sind Einzeltermine oft angemessener. Entscheiden Sie je Objekt und legen Sie eine feste Teilnehmerzahl fest.

Welche Daten darf ich bei der Terminbuchung abfragen?

Was für die Besichtigung notwendig ist (Art. 5 Abs. 1 Buchst. c DSGVO): Name, ein Kontaktweg und wenige Vorabfragen, etwa zur Zahl der Personen oder zum Finanzierungsstand. Nachweise wie Gehaltsbescheinigungen gehören in einen späteren Schritt mit eigenem, sicherem Übermittlungsweg.

Darf die Terminerinnerung weitere Objekte enthalten?

Davon ist abzuraten. Weitere Objekte sind Werbung, und für Werbung per E-Mail verlangt § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG eine vorherige ausdrückliche Einwilligung. Halten Sie die Erinnerung auf den vereinbarten Termin beschränkt.

Was passiert bei einer kurzfristigen Absage?

Der Interessent sagt über den Link in der Bestätigung ab, das Zeitfenster wird sofort frei und Interessenten auf der Warteliste werden informiert. Der Makler sieht die Änderung im Kalender, ohne selbst etwas tun zu müssen.

Quellen

1. Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 5, 13, 28, 44: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679
2. Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb, § 7 Unzumutbare Belästigungen: https://www.gesetze-im-internet.de/uwg_2004/__7.html
3. Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Art. 50 und 113: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32024R1689
4. Arbeitszeitgesetz, § 9 Sonn- und Feiertagsruhe: https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__9.html
5. Arbeitszeitgesetz, § 10 Sonn- und Feiertagsbeschäftigung: https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__10.html

Stand: Oktober 2026