Kurze Antwort: Die tatsächlichen Kosten einer Maklersoftware ergeben sich erst über mehrere Jahre. Rechnen Sie über fünf Jahre: einmalige Kosten plus 60 Monatsbeiträge, dazu Zusatzmodule, KI-Funktionen, neue Nutzer, interne Arbeitszeit und die Kosten eines späteren Wechsels. Der Preis pro Nutzer und Monat allein sagt wenig, weil er mit dem Büro wächst.
Welche Kosten gehören in die Rechnung?
In die Gesamtkosten gehört alles, was das Büro für die Software zahlt oder an Arbeitszeit aufwendet, von der Auswahl bis zum möglichen Ausstieg. Die Lizenz ist dabei oft nur der sichtbarste Posten. Eine vollständige Aufstellung sieht so aus:
| Kostenart | einmalig oder laufend | Frage an den Anbieter |
|---|---|---|
| Lizenz oder Grundbeitrag | laufend | Pro Nutzer oder pauschal? Was gilt als Nutzer, auch Assistenz und Aushilfe? |
| Zusatzmodule | laufend | Was ist im Grundpreis, was kostet extra (Exposé, Website, Portale, Telefonie)? |
| KI-Funktionen | laufend, oft nach Verbrauch | Pauschal oder nach Nutzung? Gibt es eine Obergrenze? |
| Einrichtung und Anpassung | einmalig | Festpreis oder nach Aufwand? |
| Datenübernahme | einmalig | Wer überträgt Kontakte, Objekte, Dokumente und Verläufe? |
| Schnittstellen | einmalig und laufend | Immobilienportale, Kalender, E-Mail, Telefonanlage, Buchhaltung |
| Schulung | einmalig, bei neuen Mitarbeitern wieder | Im Preis oder je Termin? |
| Support | laufend | Welche Reaktionszeiten sind im Preis enthalten? |
| Interne Arbeitszeit | einmalig und laufend | Wie viele Stunden kostet die Einführung das Team? |
| Ausstieg | einmalig, später | In welchem Format kommen die Daten heraus, was kostet das? |
Wie diese Fragen in eine Auswahl münden, steht im Artikel Zwölf Fragen vor der Wahl einer Maklersoftware.
Warum fünf Jahre der richtige Zeitraum ist
Fünf Jahre bilden ab, was in einem Monatsvergleich verschwindet: Wachstum, Preisänderungen und die Einführungskosten, die sich erst über die Zeit verteilen. Eine Maklersoftware wechselt man ungern, weil Daten, Vorlagen und Gewohnheiten daran hängen. Wer sie auswählt, entscheidet deshalb meist für mehrere Jahre.
Zwei Kostenmodelle stehen sich dabei gegenüber. Beim ersten zahlt das Büro pro Nutzer und Monat, die Einrichtung ist gering. Beim zweiten zahlt es einmalig für die Einrichtung und danach einen festen Monatsbeitrag, unabhängig von der Zahl der Nutzer. Welches günstiger ist, hängt vor allem von der Zahl der Makler ab. Einen Vergleich der beiden Modelle finden Sie unter eigenes System oder Nutzerlizenz.
Rechenbeispiel mit angenommenen Werten
Alle Zahlen in diesem Abschnitt sind angenommene Beispielwerte, keine Marktpreise. Setzen Sie Ihre eigenen Angebote ein.
Modell A, Nutzerlizenz:
- Lizenz 90 € je Nutzer und Monat
- KI-Erweiterung 20 € je Nutzer und Monat
- Zusatzmodule 200 € im Monat für das Büro
- Einrichtung und Datenübernahme einmalig 3.000 €
Je Nutzer kostet das über fünf Jahre 110 € × 60 Monate = 6.600 €. Für das Büro kommen 200 € × 60 = 12.000 € für Module und 3.000 € Einrichtung hinzu, zusammen 15.000 €. Die Formel lautet also: 6.600 € × Zahl der Nutzer + 15.000 €.
Modell B, Festpreis:
- Einrichtung einmalig 20.000 €
- Monatsbeitrag 1.000 €, gleich bei jeder Nutzerzahl
Über fünf Jahre: 20.000 € + 60 × 1.000 € = 80.000 €.
| Nutzer | Modell A über 5 Jahre | Modell B über 5 Jahre |
|---|---|---|
| 5 | 48.000 € | 80.000 € |
| 10 | 81.000 € | 80.000 € |
| 15 | 114.000 € | 80.000 € |
| 20 | 147.000 € | 80.000 € |
Mit diesen angenommenen Werten liegen beide Modelle bei zehn Nutzern ungefähr gleich. Darunter ist die Nutzerlizenz günstiger, darüber der Festpreis. Mit anderen Preisen verschiebt sich der Punkt deutlich, deshalb lohnt die eigene Rechnung.
Zwei Annahmen verändern das Ergebnis besonders stark. Erstens das Wachstum: Ein Büro, das heute acht Makler hat und in drei Jahren zwölf, zahlt im Lizenzmodell ab dem Zeitpunkt der Einstellung für jeden neuen Kollegen mit. Zweitens Preiserhöhungen: Steigt der Nutzerpreis von 110 € jedes Jahr um 5 % (angenommen), werden aus 6.600 € je Nutzer über fünf Jahre rund 7.294 €. Prüfen Sie im Vertrag, ob und wie der Anbieter Preise anpassen darf.
Kosten, die selten im ersten Angebot stehen
Abweichungen zwischen Angebot und Wirklichkeit entstehen vor allem bei Posten, die erst im Betrieb auffallen. Typische Beispiele aus dem Büroalltag:
- Nutzerdefinition. Zählt die Teilzeitkraft im Sekretariat als voller Nutzer? Braucht der Fotograf, der Bilder hochlädt, einen Zugang?
- Schnittstellen. Die Anbindung an Immobilienportale, die Telefonanlage oder das Buchhaltungsprogramm kann einzeln berechnet werden.
- KI nach Verbrauch. Werden Texte, Zusammenfassungen oder Antworten pro Nutzung abgerechnet, schwanken die Kosten mit der Zahl der Anfragen.
- E-Mail-Versand und Speicher. Newsletter, Exposé-Versand und Dokumentenablage haben oft eigene Kontingente.
- Doppelbetrieb. Während der Umstellung laufen alte und neue Software meist einige Wochen parallel, und beide kosten.
- Datenübernahme. Kontakte sind einfach, Verläufe, Dokumente und Suchprofile oft nicht. Mehr dazu unter Daten aus alter Maklersoftware übernehmen.
Die interne Arbeitszeit mitrechnen
Interne Arbeitszeit ist ein echter Kostenblock, auch wenn keine Rechnung dafür kommt. Rechnen Sie Einführung und Pflege mit einem Stundensatz. Ein Beispiel mit angenommenen Werten: 10 Makler × 6 Stunden Schulung und Umstellung × 60 € je Stunde ergibt 3.600 €. Dazu kommt die Person, die im Büro die Einführung verantwortet, mit einigen Stunden pro Woche über mehrere Wochen.
Auf der anderen Seite steht die Zeit, die eine gute Software einspart. Sie ist schwerer zu beziffern und sollte deshalb vorsichtig angesetzt werden. Eine ehrliche Methode: Schreiben Sie zwei Wochen lang auf, wofür im Büro Zeit verloren geht, und rechnen Sie nur mit den Posten, die die neue Software nachweislich übernimmt. Wie Sie dabei vorgehen, beschreibt der Artikel Wo die Arbeitszeit im Maklerbüro verloren geht.
Was kostet der Ausstieg?
Der Ausstieg kostet vor allem Zeit für die Datenübernahme und, je nach Vertrag, ein Entgelt des bisherigen Anbieters. Für Cloud-Dienste gelten seit dem 12. September 2025 die Regeln der EU-Datenverordnung (Data Act, Verordnung (EU) 2023/2854). Sie gelten für „Datenverarbeitungsdienste"; nach den Erwägungsgründen gehört Software als Dienst (SaaS) dazu.
Für den Wechsel schreibt Art. 25 unter anderem vor:
- Die Rechte beim Wechsel müssen in einem schriftlichen Vertrag stehen.
- Die Kündigungsfrist für die Einleitung des Wechsels darf zwei Monate nicht überschreiten.
- Danach gilt eine Übergangsfrist von höchstens 30 Kalendertagen, in der die exportierbaren Daten übertragen werden und der Anbieter angemessen unterstützt.
- Der Vertrag muss die Kategorien von Daten auflisten, die beim Wechsel übertragen werden können.
Für die Entgelte regelt Art. 29: Bis zum 12. Januar 2027 dürfen Anbieter nur ermäßigte Wechselentgelte verlangen, die ihre direkten Kosten des Wechsels nicht übersteigen. Ab dem 12. Januar 2027 dürfen sie für den Vollzug des Wechsels keine Wechselentgelte mehr erheben.
Eine Einschränkung nennt Art. 31: Für Dienste, deren zentrale Funktionen überwiegend auf einen einzelnen Kunden zugeschnitten sind und die nicht im größeren Maßstab über einen Katalog angeboten werden, gelten unter anderem die Regeln zu den Wechselentgelten nicht. Der Anbieter muss vor Vertragsschluss sagen, welche Pflichten dann entfallen. Fragen Sie deshalb in jedem Fall schriftlich, in welchem Format Sie Ihre Daten bekommen und was das kostet.
Häufige Fragen
Wie rechne ich die Kosten einer Maklersoftware über fünf Jahre?
Addieren Sie alle einmaligen Kosten und 60 Monatsbeiträge, einschließlich Zusatzmodulen und KI-Funktionen. Rechnen Sie bei Lizenzen pro Nutzer mit der Zahl der Nutzer, die Sie in fünf Jahren voraussichtlich haben. Setzen Sie interne Arbeitszeit und einen möglichen Wechsel mit an.
Ab wie vielen Maklern lohnt sich ein Festpreis statt Nutzerlizenzen?
Das hängt von den konkreten Preisen ab. Im Rechenbeispiel mit angenommenen Werten liegen beide Modelle bei etwa zehn Nutzern gleich. Teilen Sie die Differenz der Einmalkosten und Pauschalen durch die Fünfjahreskosten je Nutzer, dann erhalten Sie Ihren eigenen Schwellenwert.
Darf mein Softwareanbieter für den Wechsel Geld verlangen?
Nach Art. 29 des Data Act sind bis zum 12. Januar 2027 nur ermäßigte Wechselentgelte erlaubt, die die direkten Kosten des Anbieters nicht übersteigen. Ab dem 12. Januar 2027 sind Wechselentgelte für den Vollzug des Wechsels nicht mehr zulässig. Für überwiegend maßgeschneiderte Dienste gelten nach Art. 31 Ausnahmen.
Welche Kosten werden bei Maklersoftware am häufigsten übersehen?
Leicht übersehen werden Schnittstellen, verbrauchsabhängige KI-Kosten, der Doppelbetrieb während der Umstellung und die interne Arbeitszeit. Auch die Frage, wer als Nutzer zählt, verändert die Rechnung spürbar.
Wie fließen Preiserhöhungen in die Rechnung ein?
Setzen Sie eine angenommene jährliche Steigerung an und rechnen Sie jedes Jahr einzeln. Im Beispiel werden aus 6.600 € je Nutzer bei 5 % pro Jahr rund 7.294 € über fünf Jahre. Lesen Sie die Klausel zur Preisanpassung im Vertrag, bevor Sie unterschreiben.
So arbeiten wir
International Tech arbeitet nach dem zweiten Modell: ab 20.000 € einmalig für die Einrichtung, 1.000 € im Monat, keine Gebühr pro Nutzer. Das System läuft auf dem eigenen Server des Büros, mit acht KI-Agenten und Freigabe durch Menschen bei heiklen Schritten. Ob sich das für Ihr Büro rechnet, hängt von Ihrer Nutzerzahl und Ihren heutigen Kosten ab. Die Eckdaten des Pakets stehen auf der Startseite.
Wenn Sie nur eines tun: Fordern Sie von jedem Anbieter ein Angebot über fünf Jahre mit Ihrer erwarteten Nutzerzahl an und lassen Sie sich das Datenexportformat schriftlich bestätigen.
Quellen
- Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act), insbesondere Art. 2 Nr. 8, Art. 25, Art. 29, Art. 31, Art. 50 und Erwägungsgrund 81: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32023R2854
Stand: Oktober 2026
