Kurze Antwort: Portalanfragen lassen sich automatisch dem Objekt zuordnen, auf fehlende Angaben prüfen und nach Dringlichkeit sortieren. Eine Rückfrage kann automatisch gehen. Welche Angaben Sie zu welchem Zeitpunkt erfragen dürfen, ist gestuft: Zur Besichtigung genügen meist Name und Anschrift, Einkommen und Bonität kommen später. Absagen sollte ein Mensch entscheiden, nicht die Automatik.
Dieser Artikel informiert allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung. Für den Einzelfall fragen Sie Ihren Anwalt oder Datenschutzbeauftragten.
Was bedeutet Vorqualifizieren bei Portalanfragen?
Vorqualifizieren bedeutet, eine Anfrage so weit zu ordnen, dass der Makler mit dem ersten Blick weiß, was zu tun ist. Dazu gehören die Zuordnung zum Objekt, die Erkennung von Dubletten, das Prüfen auf fehlende Kontaktdaten und eine erste Einordnung, ob der Interessent zum Objekt passt, etwa beim gesuchten Einzugstermin oder der Art der Nutzung.
Vorqualifizieren bedeutet nicht, Interessenten automatisch auszusortieren. Diese Unterscheidung ist mehr als Wortwahl. Eine Sortierung ändert die Reihenfolge, in der ein Makler arbeitet. Eine automatische Absage ändert die Lage eines Menschen, und dafür gelten strengere Regeln.
Welche Schritte kann die Automatik übernehmen?
Die Automatik kann alles übernehmen, was die Anfrage vorbereitet, ohne über den Interessenten zu urteilen. Eine typische Kette sieht so aus:
- Die Anfrage kommt vom Portal per E-Mail oder Schnittstelle an und wird dem Objekt zugeordnet.
- Das System erkennt, ob dieselbe Person schon zu diesem oder einem anderen Objekt angefragt hat.
- Fehlende Pflichtfelder, etwa eine Telefonnummer, werden markiert.
- Eine Rückfrage geht automatisch hinaus, mit genau einer oder zwei Fragen, die für die nächste Stufe nötig sind.
- Die Anfrage landet sortiert beim zuständigen Makler, mit einer kurzen Zusammenfassung.
Wie die erste Antwort selbst aussieht, beschreibt der Artikel Immobilienanfragen in der ersten Stunde beantworten.
Welche Angaben dürfen Makler wann erfragen?
Zu jedem Zeitpunkt dürfen Sie nur die Angaben erheben, die für diesen Schritt erforderlich sind. Das folgt aus dem Grundsatz der Datenminimierung in Art. 5 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO. Für die Vermietung hat die Datenschutzkonferenz, das Gremium der deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden, im Januar 2026 eine überarbeitete Orientierungshilfe veröffentlicht. Sie unterscheidet drei Zeitpunkte:
| Zeitpunkt | Zulässige Angaben laut Orientierungshilfe | Nicht zulässig |
|---|---|---|
| A. Besichtigung | Name, Vorname, Anschrift; bei geförderten Wohnungen Angaben zum Wohnberechtigungsschein | Angaben zu den wirtschaftlichen Verhältnissen in aller Regel, Ausweiskopie |
| B. Erklärung, die Wohnung anmieten zu wollen | Zahl der einziehenden Personen, Beruf und Arbeitgeber, Nettoeinkommen (auch als Betragsgrenze), eröffnete Verbraucherinsolvenz, Haustiere, soweit zustimmungsbedürftig | Staatsangehörigkeit, Religion, ethnische Herkunft, Vorstrafen, Schwangerschaft, Dauer der Beschäftigung, Mitgliedschaft in Mieterverein oder Partei |
| C. Entscheidung für einen Interessenten | Nachweis des Einkommens mit geschwärzten nicht erforderlichen Angaben, Bonitätsauskunft speziell für die Anmietung | Kontaktdaten des Vorvermieters, Mietschuldenfreiheitsbescheinigung als Pflicht, vollständige Datenkopie einer Auskunftei |
Die Orientierungshilfe hält außerdem fest, dass eine Einwilligung hier nicht das richtige Mittel ist, weil der Mietvertrag von den Angaben abhängt und die Einwilligung damit nicht freiwillig wäre. Für die Automatik heißt das: Ihr Rückfrageformular nach einer Portalanfrage darf zur Besichtigung nicht schon nach dem Gehalt fragen.
Beim Verkauf gibt es keine vergleichbare Orientierungshilfe, die wir zitieren könnten. Der Gedanke der Stufen lässt sich übertragen: Zur Besichtigung genügt eine grobe Auskunft zum Finanzierungsstand, ein Finanzierungsnachweis gehört in die Phase ernsthafter Kaufabsicht. Dann setzt auch das Geldwäschegesetz ein: Immobilienmakler müssen die Vertragsparteien identifizieren, sobald ein ernsthaftes Interesse an der Durchführung des Kaufvertrags besteht und die Parteien hinreichend bestimmt sind (§ 11 Abs. 2 GwG). Die Identifizierung gehört also nicht in die erste Rückfrage nach einer Portalanfrage.
Wo zieht das Gesetz die Grenze für automatische Entscheidungen?
Art. 22 Abs. 1 DSGVO gibt jeder Person das Recht, nicht einer ausschließlich automatisierten Entscheidung unterworfen zu werden, die ihr gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Der Europäische Gerichtshof hat am 7. Dezember 2023 in der Rechtssache C-634/21 entschieden, dass bereits ein errechneter Wahrscheinlichkeitswert darunter fallen kann, wenn der Empfänger ihm eine maßgebliche Rolle beimisst. Ein Punktesystem, das Interessenten unterhalb einer Schwelle automatisch eine Absage schickt, ist deshalb riskant.
Bei Mietwohnungen kommt das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz hinzu. Benachteiligungen aus Gründen der Rasse oder wegen der ethnischen Herkunft sind bei der Begründung zivilrechtlicher Schuldverhältnisse auch außerhalb von Massengeschäften unzulässig (§ 19 Abs. 2 AGG). Für weitere Merkmale wie Geschlecht, Religion, Behinderung, Alter oder sexuelle Identität gilt das Verbot bei Massengeschäften (§ 19 Abs. 1 AGG). Die Vermietung von Wohnraum ist in der Regel kein Massengeschäft, wenn der Vermieter insgesamt nicht mehr als 50 Wohnungen vermietet (§ 19 Abs. 5 Satz 3 AGG). Wer benachteiligt wird, kann Beseitigung, Schadensersatz und Entschädigung verlangen und muss den Anspruch innerhalb von zwei Monaten geltend machen (§ 21 AGG).
Eine Automatik kann eine Benachteiligung unbemerkt einbauen, etwa wenn sie Namen, Sprache der Anfrage oder Wohnort als Merkmal gewichtet. Deshalb gehören Merkmale, die mit diesen Gründen zusammenhängen können, nicht in eine Bewertungslogik. Wenn eine KI die Zahlungsfähigkeit von Interessenten bewertet, kann sie nach der KI-Verordnung zudem als Hochrisiko-System gelten (Anhang III Nr. 5 Buchstabe b), mit Pflichten ab dem 2. Dezember 2027. Mehr dazu im Artikel EU AI Act: was Immobilienmakler beachten müssen.
Wie lange dürfen die Daten bleiben?
Daten von Interessenten, mit denen kein Vertrag zustande kommt, sind zu löschen, sobald sie für den Zweck nicht mehr gebraucht werden (Art. 17 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO). Die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz nennt für Fälle, in denen Ansprüche nach § 21 AGG in Betracht kommen, regelmäßig eine Löschung spätestens nach sechs Monaten. Bei Maklern sind die Daten von Mietinteressenten regelmäßig spätestens zu löschen, wenn der Mietvertrag mit einem anderen Interessenten geschlossen ist. Ausnahme sind Kontaktdaten, wenn der Interessent eingewilligt hat, über weitere Wohnungen informiert zu werden. Eine Sperrliste „auffälliger“ Interessenten hält die Orientierungshilfe grundsätzlich für unzulässig.
Bauen Sie Löschfristen deshalb gleich in die Vorqualifizierung ein. Eine Anfrage, die nicht weiterverfolgt wird, bekommt beim Abschluss des Objekts eine Frist, nach der das System sie löscht oder zur Prüfung vorlegt.
Eine Regel für die Praxis
Halten Sie im Büro eine einfache Regel fest: Die Automatik sortiert, ergänzt und fragt nach. Ein Mensch entscheidet, wer nicht eingeladen wird. Mit dieser Trennung bleibt der Zeitgewinn erhalten, und das Risiko liegt dort, wo jemand es beurteilen kann. Die Seite KI-CRM für Makler enthält eine Checkliste, mit der Sie prüfen können, ob Ihr System diese Trennung abbildet.
Häufige Fragen
Darf ich Portalanfragen automatisch beantworten?
Ja, mit festen, geprüften Texten. Eine automatische Rückfrage mit ein oder zwei Fragen für den nächsten Schritt ist unproblematisch, solange sie nur erforderliche Angaben erhebt.
Darf ich vor der Besichtigung nach dem Einkommen fragen?
Bei Mietwohnungen hält die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz das in aller Regel nicht für erforderlich. Einkommensangaben gehören in die Phase, in der der Interessent erklärt, die Wohnung anmieten zu wollen.
Darf ein Punktesystem Interessenten automatisch absagen?
Davon ist abzuraten. Nach Art. 22 DSGVO und dem SCHUFA-Urteil des EuGH kann schon ein maßgeblicher Score eine automatisierte Entscheidung sein. Lassen Sie die Absage von einem Menschen entscheiden.
Ab wann muss ich Kaufinteressenten nach dem Geldwäschegesetz identifizieren?
Nach § 11 Abs. 2 GwG, sobald ein ernsthaftes Interesse an der Durchführung des Kaufvertrags besteht und die Vertragsparteien hinreichend bestimmt sind. Bei einer ersten Portalanfrage ist das in der Regel noch nicht der Fall.
Wie lange darf ich Daten abgelehnter Mietinteressenten speichern?
Nur so lange, wie sie für den Zweck nötig sind. Die Datenschutzkonferenz nennt für Fälle möglicher AGG-Ansprüche regelmäßig höchstens sechs Monate und für Makler in der Regel die Löschung, sobald der Mietvertrag mit jemand anderem geschlossen ist.
Quellen
- Datenschutzkonferenz, Orientierungshilfe zur Einholung von Selbstauskünften bei Mietinteressent:innen, Version 2.0, Stand Januar 2026: https://www.datenschutzkonferenz-online.de/media/oh/OH_Einholung_von_Selbstauskuenften_Mietinteressenten_V2.pdf
- Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 5, 17, 22: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32016R0679
- EuGH, Pressemitteilung Nr. 186/23 zu C-634/21 (SCHUFA, Scoring): https://curia.europa.eu/jcms/upload/docs/application/pdf/2023-12/cp230186de.pdf
- § 19 AGG: https://www.gesetze-im-internet.de/agg/__19.html
- § 21 AGG: https://www.gesetze-im-internet.de/agg/__21.html
- § 11 GwG: https://www.gesetze-im-internet.de/gwg_2017/__11.html
- Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Anhang III: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32024R1689
Stand: Oktober 2026
