Kurze Antwort: Fassen Sie nach dem Exposé einmal nach zwei bis drei Werktagen nach, nach einer Besichtigung am selben oder nächsten Tag, und schließen Sie nach zwei bis drei unbeantworteten Versuchen sauber ab. Der Kanal folgt dem, den der Interessent selbst gewählt hat. Bleiben Sie beim angefragten Objekt: Werbung für andere Objekte per Telefon oder E-Mail braucht gegenüber Verbrauchern in der Regel eine vorherige ausdrückliche Einwilligung.
Dieser Artikel informiert allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung. Für den Einzelfall fragen Sie Ihren Anwalt oder Datenschutzbeauftragten.
Warum nachfassen, wenn der Interessent sich nicht meldet?
Nachfassen lohnt sich, weil Schweigen selten eine Absage ist. Ein Exposé geht in einem vollen Postfach unter, eine Frage zur Finanzierung ist noch offen, der Partner hat das Objekt noch nicht gesehen. Eine kurze Nachfrage holt diese Fälle zurück und klärt die übrigen. Auch eine klare Absage ist für das Büro wertvoll: Sie gibt den Besichtigungsplatz frei und zeigt, was am Objekt oder am Preis nicht passt.
Ohne festen Ablauf hängt das Nachfassen davon ab, wer gerade Zeit hat. Dann fassen manche Makler dreimal nach und andere nie. Ein gemeinsamer Plan sorgt dafür, dass jeder Interessent gleich behandelt wird, und er lässt sich im CRM als Wiedervorlage hinterlegen.
Wie oft und wann sollte ein Makler nachfassen?
Für die Häufigkeit gibt es keine Studie, auf die wir uns für den deutschen Maklermarkt stützen könnten. Der folgende Plan ist deshalb ein Vorschlag aus der Logik des Ablaufs, den Sie nach eigenen Erfahrungen anpassen:
| Anlass | Erster Kontakt | Zweiter Kontakt | Danach |
|---|---|---|---|
| Exposé verschickt, keine Reaktion | nach 2 bis 3 Werktagen, mit einer konkreten Frage oder Terminvorschlägen | nach weiteren 5 bis 7 Tagen, kurz | Abschluss mit Angebot, sich bei Bedarf zu melden |
| Besichtigung durchgeführt | am selben oder nächsten Werktag, Dank und offene Punkte | nach 3 bis 5 Tagen, Frage nach Entscheidungsstand | Abschluss oder nächster Termin |
| Unterlagen angefordert, aber nicht geliefert | nach 3 Werktagen, Liste der fehlenden Unterlagen | nach weiteren 3 Werktagen | Hinweis, dass andere Interessenten vorgezogen werden |
| Interessent hat abgesagt | kein Nachfassen | gegebenenfalls Frage nach dem Grund, einmal |
Zwei Regeln machen den Plan wirksam. Jede Nachricht trägt eine neue Information oder eine konkrete Frage, nie nur „Wollte mich noch einmal melden“. Und der Plan endet. Ein Interessent, der auf zwei bis drei Nachrichten nicht reagiert, bekommt eine kurze Abschlussnachricht und wird nicht weiter angeschrieben. Wie Sie Rückmeldungen nach dem Termin auswerten, beschreibt der Artikel Besichtigungen nachbereiten und Rückmeldungen nutzen.
Welcher Kanal passt?
Der passende Kanal ist der, über den der Interessent angefragt hat, solange er nichts anderes sagt. Wer per Portal und E-Mail anfragt, erwartet die Antwort per E-Mail. Wer am Telefon um Rückruf bittet, erwartet einen Anruf.
| Kanal | Geeignet für | Achten Sie auf |
|---|---|---|
| Exposé, Unterlagenlisten, Terminvorschläge | klare Betreffzeile mit Objekt, Absender mit Namen | |
| Telefon | Nachbereitung einer Besichtigung, offene Fragen zur Finanzierung | nur zum angefragten Objekt oder mit Einwilligung |
| Messenger | kurze Terminabstimmung, wenn der Interessent den Kanal angeboten hat | Datenschutz des Dienstes, Ablage der Nachrichten im CRM |
| Brief | selten, etwa bei Unterlagen mit Unterschrift | Laufzeit |
Wer mehrere Kanäle nutzt, braucht einen Ort, an dem alle Nachrichten zu einem Interessenten zusammenlaufen. Sonst ruft ein Kollege an, während der andere gerade eine E-Mail geschrieben hat.
Was erlaubt das Wettbewerbsrecht beim Nachfassen?
Das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb verbietet geschäftliche Handlungen, die einen Marktteilnehmer in unzumutbarer Weise belästigen (§ 7 Abs. 1 UWG). Eine unzumutbare Belästigung ist nach § 7 Abs. 2 UWG stets anzunehmen bei:
- Werbung mit einem Telefonanruf gegenüber einem Verbraucher ohne dessen vorherige ausdrückliche Einwilligung,
- Werbung unter Verwendung elektronischer Post ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung des Adressaten,
- Werbung mit einer Nachricht, bei der die Identität des Absenders verschleiert wird oder keine gültige Adresse für einen Widerspruch angegeben ist.
Die entscheidende Frage ist daher, ob eine Nachricht noch die Anfrage des Interessenten bearbeitet oder schon Werbung ist. Eine Rückmeldung zum angefragten Objekt, eine Terminabstimmung oder ein Rückruf, um den der Interessent gebeten hat, gehören zur Bearbeitung seiner Anfrage. Ein Angebot für ein anderes Objekt, das er nicht angefragt hat, ist dagegen regelmäßig Werbung. Wo genau die Grenze verläuft, hängt vom Einzelfall ab.
Für E-Mails gibt es eine Ausnahme in § 7 Abs. 3 UWG: Ein Unternehmer darf eine elektronische Postadresse, die er im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung vom Kunden erhalten hat, für Direktwerbung für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen nutzen, wenn der Kunde nicht widersprochen hat und bei Erhebung und jeder Verwendung klar auf sein Widerspruchsrecht hingewiesen wird. Ob eine bloße Anfrage ohne Abschluss diese Voraussetzung erfüllt, ist zweifelhaft. Sicherer ist eine ausdrückliche Einwilligung, etwa ein Häkchen „Bitte informieren Sie mich über ähnliche Objekte“ in der Rückfrage. Wie Sie solche Suchprofile pflegen, beschreibt der Artikel Suchprofile pflegen und neue Objekte automatisch zuordnen.
Für Telefonwerbung gegenüber Verbrauchern verlangt § 7a UWG, die vorherige ausdrückliche Einwilligung zum Zeitpunkt der Erteilung in angemessener Form zu dokumentieren und den Nachweis ab Erteilung und nach jeder Verwendung fünf Jahre aufzubewahren. Werbeanrufe ohne diese Einwilligung können nach § 20 UWG mit einer Geldbuße bis zu 300.000 Euro geahndet werden, Verstöße gegen die Dokumentationspflicht mit bis zu 50.000 Euro. Zuständig ist die Bundesnetzagentur.
Was gilt nach der DSGVO?
Werden Daten für Direktwerbung verarbeitet, kann der Interessent jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO). Danach dürfen die Daten für diesen Zweck nicht mehr verarbeitet werden (Art. 21 Abs. 3). Ihr System muss einen solchen Widerspruch deshalb so speichern, dass keine automatische Wiedervorlage und kein Kollege ihn übersieht.
Hinzu kommt die Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO. Ein Interessent, dessen Objekt verkauft ist und der keine weiteren Angebote wünscht, gehört nicht für Jahre in die Nachfassliste. Legen Sie für abgeschlossene Vorgänge eine Frist fest, nach der die Daten gelöscht oder zur Prüfung vorgelegt werden.
Wie lässt sich das Nachfassen automatisieren?
Automatisieren lässt sich der Zeitpunkt, nicht das Urteil. Das CRM kann nach dem Exposé eine Wiedervorlage setzen, einen Entwurf vorbereiten und anzeigen, ob der Interessent inzwischen geantwortet hat. Bei Standardfällen wie der Erinnerung an fehlende Unterlagen kann ein fester Text automatisch gehen. Nachrichten nach einer Besichtigung sollte der Makler selbst prüfen, weil sie auf das Gespräch Bezug nehmen.
Wichtig ist ein Stopp-Signal: Sobald der Interessent antwortet, absagt oder widerspricht, endet die Kette für diesen Vorgang. Das klingt selbstverständlich, fehlt aber in automatisierten Abläufen leicht, wenn Antworten über einen anderen Kanal eingehen als die Nachfassnachricht. Welche weiteren Punkte ein CRM dafür abbilden sollte, steht in der Checkliste KI-CRM für Makler.
Häufige Fragen
Wie oft sollte ein Makler bei Interessenten nachfassen?
Ein praktikabler Rahmen sind zwei bis drei Kontakte je Anlass, mit wachsendem Abstand und einer Abschlussnachricht. Feste Studienwerte dazu gibt es für den deutschen Markt nicht, passen Sie den Plan an Ihre Erfahrungen an.
Darf ich Interessenten nach einer Portalanfrage anrufen?
Zum angefragten Objekt und wenn der Interessent eine Telefonnummer mit der Bitte um Kontakt angegeben hat, gehört der Anruf zur Bearbeitung seiner Anfrage. Für Anrufe, mit denen Sie andere Objekte anbieten, brauchen Sie gegenüber Verbrauchern eine vorherige ausdrückliche Einwilligung (§ 7 Abs. 2 Nr. 1 UWG).
Darf ich Interessenten ähnliche Objekte per E-Mail schicken?
Mit ausdrücklicher Einwilligung ja. Ohne Einwilligung bleibt nur die Ausnahme des § 7 Abs. 3 UWG, deren Voraussetzungen bei einer bloßen Anfrage zweifelhaft sind.
Wie lange muss ich eine Einwilligung in Telefonwerbung aufbewahren?
Nach § 7a Abs. 2 UWG fünf Jahre ab Erteilung und nach jeder Verwendung.
Was tue ich, wenn ein Interessent nicht mehr kontaktiert werden möchte?
Stoppen Sie sofort alle Wiedervorlagen und automatischen Nachrichten für ihn und vermerken Sie den Widerspruch sichtbar. Für Direktwerbung dürfen Sie seine Daten danach nicht mehr verwenden (Art. 21 Abs. 3 DSGVO).
Quellen
- § 7 UWG: https://www.gesetze-im-internet.de/uwg_2004/__7.html
- § 7a UWG: https://www.gesetze-im-internet.de/uwg_2004/__7a.html
- § 20 UWG: https://www.gesetze-im-internet.de/uwg_2004/__20.html
- Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 5 und 21: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32016R0679
Stand: Oktober 2026
