Suchprofile pflegen und Objekte automatisch zuordnen

Kurze Antwort: Automatisches Objekt-Matching funktioniert, wenn jedes Suchprofil wenige harte Kriterien, gewichtete Wünsche, ein Gültigkeitsdatum und eine belegte Einwilligung für Angebote enthält. Neue Objekte werden dann gegen alle aktiven Profile geprüft, die besten Treffer sieht zuerst ein Makler. Veraltete Profile, fehlende Einwilligungen und zu starre Kriterien sind typische Gründe, warum Matching im Alltag enttäuscht.

Wozu Suchprofile im Maklerbüro dienen

Ein Suchprofil hält fest, was ein Interessent sucht, damit Sie ihm ein passendes Objekt anbieten können, sobald es hereinkommt. Das hat zwei Nutzen. Neue Objekte können passende Interessenten erreichen, bevor sie auf einem Immobilienportal stehen. Und bei der Akquise können Sie Eigentümern sagen, wie viele vorgemerkte Suchende zu ihrem Objekt passen, sofern die Zahl aus Ihrer Datenbank stammt und aktuell ist.

Ein typisches Bild: Suchprofile existieren, werden aber nicht genutzt. Die Kriterien stehen als Freitext in einer Notiz, das Datum der letzten Rückmeldung ist unbekannt, und beim neuen Objekt erinnert sich der Makler an drei Namen. Automatisches Matching setzt voraus, dass die Daten strukturiert und aktuell sind.

Welche Kriterien ein Suchprofil braucht

Trennen Sie harte Kriterien, die ein Objekt erfüllen muss, von Wünschen, die es erfüllen sollte. Nur so kann ein System sinnvoll sortieren.

Ein Beispiel mit angenommenen Werten: Ein Profil sucht eine Wohnung bis 400.000 Euro mit mindestens 80 Quadratmetern. Bei einer Preistoleranz von 5 Prozent und einer Flächentoleranz von 10 Prozent passen noch Objekte bis 420.000 Euro (400.000 × 1,05) und ab 72 Quadratmetern (80 × 0,9). Solche Treffer markiert das System als „knapp außerhalb", damit der Makler entscheidet, ob er sie anbietet.

Wie automatisches Matching abläuft

1. Neues Objekt erfasst. Sobald die Pflichtangaben des Objekts vollständig sind, startet die Prüfung gegen alle aktiven Suchprofile.
2. Harte Kriterien filtern. Profile, deren harte Kriterien nicht erfüllt sind, fallen heraus.
3. Wünsche gewichten. Die übrigen Profile werden nach erfüllten Wünschen, Dringlichkeit und Finanzierungsstand sortiert.
4. Einwilligung prüfen. Nur Profile mit gültiger Einwilligung für Objektangebote kommen auf die Versandliste. Die anderen sieht der Makler als Liste zum persönlichen Kontakt, sofern ein anderer Anlass besteht.
5. Mensch prüft. Der zuständige Makler sieht die Trefferliste, streicht unpassende Treffer und gibt den Versand frei.
6. Versand und Rückmeldung. Interessenten erhalten das Angebot mit der Möglichkeit, das Suchprofil anzupassen oder abzubestellen.
7. Lernen aus Absagen. Jede Absage mit Grund („zu dunkel", „Lage") wird am Profil vermerkt und verbessert den nächsten Abgleich.

Der fünfte Schritt ist kein Misstrauen gegenüber der Technik. Ein Makler kennt Umstände, die in keinem Feld stehen, etwa dass ein Interessent gerade ein anderes Objekt reserviert hat. Wann ein System selbst handeln darf, behandelt Wann die KI selbst handeln darf und wann ein Mensch freigibt.

Suchprofile aktuell halten

Ein Profil, das niemand pflegt, erzeugt falsche Treffer und verärgerte Empfänger. Zwei Gewohnheiten halten den Bestand sauber.

Jedes Profil bekommt ein Gültigkeitsdatum, zum Beispiel sechs Monate nach Anlage. Vor Ablauf fragt das Büro kurz nach, ob die Suche noch aktuell ist; ohne Antwort wird das Profil deaktiviert. Die Frist ist eine Annahme, die Sie Ihrem Markt anpassen.

Jeder Kontakt mit dem Interessenten ist eine Gelegenheit zur Aktualisierung. Nach einer Besichtigung fragt der Makler, was gefehlt hat, und trägt es ein. Wie Rückmeldungen nach Besichtigungen strukturiert festgehalten werden, beschreibt Besichtigungen nachbereiten und Rückmeldungen nutzen.

Die DSGVO verlangt das ohnehin. Nach Art. 5 Abs. 1 Buchst. d müssen personenbezogene Daten sachlich richtig und erforderlichenfalls auf dem neuesten Stand sein. Nach Art. 5 Abs. 1 Buchst. e dürfen sie nur so lange identifizierbar gespeichert werden, wie es für den Zweck erforderlich ist. Ein Suchprofil eines Interessenten, der vor einem Jahr gekauft hat, erfüllt keinen Zweck mehr.

Rechtlicher Rahmen: Einwilligung, Widerspruch, Speicherdauer

Dieser Abschnitt informiert allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung. Im Einzelfall fragen Sie eine Anwältin oder Ihren Datenschutzbeauftragten.

Einwilligung für Angebote per E-Mail und Messenger. Werbung mit elektronischer Post ist nach § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung eine unzumutbare Belästigung. Die Ausnahme nach § 7 Abs. 3 UWG setzt voraus, dass Sie die Adresse im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung erhalten haben, sie für ähnliche eigene Angebote nutzen, der Kunde nicht widersprochen hat und bei Erhebung der Adresse sowie bei jeder Verwendung klar auf sein Widerspruchsrecht hingewiesen wird. Bei einem Interessenten, der nur angefragt hat, sollten Sie sich nicht darauf verlassen. Der sichere Weg ist ein eigenes, nicht vorausgefülltes Häkchen beim Anlegen des Suchprofils mit klarem Text, was er bekommt und wie oft.

Nachweis. Nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO müssen Sie eine Einwilligung nachweisen können. Der Bundesgerichtshof hat für Werbung verlangt, dass die konkrete Einverständniserklärung jedes einzelnen Verbrauchers vollständig dokumentiert wird, bei elektronischen Erklärungen durch Speicherung und jederzeitige Ausdruckmöglichkeit (Urteil vom 10.02.2011, I ZR 164/09). Speichern Sie also Datum, Uhrzeit, Wortlaut und Kanal zur Einwilligung im Profil.

Widerruf und Widerspruch. Nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO kann die Einwilligung jederzeit widerrufen werden, und der Widerruf muss so einfach sein wie die Erteilung. Nach Art. 21 Abs. 2 und 3 DSGVO kann eine Person der Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung jederzeit widersprechen, das gilt auch für damit verbundenes Profiling. Danach werden ihre Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet. Jede Angebotsmail braucht deshalb einen Abmeldelink, der das Profil tatsächlich stoppt.

Information. Nach Art. 13 Abs. 2 Buchst. a DSGVO teilen Sie bei der Erhebung mit, wie lange die Daten gespeichert werden oder nach welchen Kriterien sich die Dauer bemisst. Das Gültigkeitsdatum des Profils ist dafür eine verständliche Antwort.

Ein automatischer Abgleich von Vorlieben mit Objekten kann unter den Begriff des Profilings in Art. 4 Nr. 4 DSGVO fallen, der die automatisierte Bewertung persönlicher Aspekte wie Vorlieben und Interessen erfasst. Beschreiben Sie den Abgleich deshalb in der Datenschutzerklärung, damit der Interessent weiß, was mit seinen Angaben geschieht, und lassen Sie die Einordnung von Ihrem Datenschutzbeauftragten prüfen. Einen Überblick über die Datenschutzpflichten im Büro gibt DSGVO für Immobilienmakler: Checkliste fürs Büro.

Suchprofile in der Eigentümerakquise

Ein gepflegter Bestand an Suchprofilen ist ein Argument im Gespräch mit Eigentümern. Nennen Sie aber nur Zahlen, die Sie belegen können: aktive Profile mit Einwilligung, deren harte Kriterien zum Objekt passen, Stand heute. Profile ohne Gültigkeitsdatum oder ohne Rückmeldung seit einem Jahr gehören nicht in diese Zahl. Mehr zur Akquise mit System: Eigentümer gewinnen: Akquise für Maklerbüros mit System.

So arbeiten wir

International Tech richtet für Maklerbüros ein eigenes CRM auf einem eigenen Server ein, mit acht KI-Agenten, die Routinearbeit übernehmen. Versandentscheidungen wie Objektangebote an Interessenten bleiben dabei an eine Freigabe durch einen Menschen gebunden. Welche Abläufe sich im Büro für KI eignen, beschreibt die Seite KI für Immobilienmakler.

Häufige Fragen

Was gehört in ein Suchprofil für Immobilien?

Kauf oder Miete, Objektart, Region, Preisgrenze und Mindestgröße als harte Kriterien, dazu Wünsche wie Balkon oder Stellplatz als Häkchen. Pflicht sind außerdem ein Gültigkeitsdatum und die dokumentierte Einwilligung für Objektangebote.

Darf ich Interessenten ohne Einwilligung passende Objekte schicken?

Per E-Mail oder Messenger ist Werbung nach § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung unzulässig. Die Ausnahme in § 7 Abs. 3 UWG ist eng. Holen Sie die Einwilligung beim Anlegen des Suchprofils mit einem eigenen Häkchen ein.

Wie lange darf ich ein Suchprofil speichern?

So lange, wie der Zweck besteht (Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO). Ein Gültigkeitsdatum mit Nachfrage vor Ablauf ist ein praktikabler Weg. Hat der Interessent gekauft oder antwortet er nicht mehr, wird das Profil deaktiviert und nach Ihrer Löschfrist gelöscht.

Sollte das Matching Angebote automatisch verschicken?

Besser nicht ohne Prüfung. Das System erstellt die Trefferliste, ein Makler streicht unpassende Treffer und gibt frei. So fließt Wissen ein, das in keinem Feld steht.

Was passiert, wenn ein Interessent sich abmeldet?

Nach Art. 21 Abs. 3 DSGVO werden seine Daten nicht mehr für Direktwerbung verarbeitet, und eine widerrufene Einwilligung gilt nicht mehr (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Das Profil wird für den Versand gesperrt, der Abmeldezeitpunkt dokumentiert.

Quellen

1. Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb, § 7 Unzumutbare Belästigungen: https://www.gesetze-im-internet.de/uwg_2004/__7.html
2. Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 4, 5, 7, 13, 21: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679
3. Bundesgerichtshof, Urteil vom 10.02.2011, I ZR 164/09 (Double-opt-in), Wiedergabe bei lexetius: https://lexetius.com/2011,4717

Stand: Oktober 2026