Kurze Antwort: Ein Maklerbüro kommt mit fünf Vorlagen für die erste Antwort auf Kaufanfragen weit: Exposé mit Rückfrage, Rückfrage vor dem Exposé, Objekt bereits vergeben, Anfrage außerhalb der Bürozeiten und direkter Besichtigungswunsch. Jede Vorlage enthält Platzhalter für Objekt und Makler, eine einzige Rückfrage und einen nächsten Schritt. Widerrufsbelehrung, Energieausweisangaben und Datenschutzhinweis laufen als feste Bausteine mit.
Wie schnell die erste Antwort hinausgehen sollte und wie ein Büro das organisiert, beschreibt der Beitrag Immobilienanfragen in der ersten Stunde beantworten. Hier geht es um die Texte selbst. Wo der Artikel Rechtsfragen berührt, informiert er allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung; lassen Sie Ihre Vorlagen vor dem Einsatz von einem Anwalt prüfen.
Was eine gute Vorlage ausmacht
Eine gute Vorlage klingt nicht wie eine Vorlage. Sie nennt das konkrete Objekt, stellt eine einzige Frage und schlägt einen nächsten Schritt vor. Alles, was je Anfrage verschieden ist, steht als Platzhalter in eckigen Klammern; alles, was rechtlich immer gleich sein muss, steht als fester Baustein am Ende und wird nicht von Hand geändert.
Hilfreich ist eine kurze Liste fester Platzhalter, die in jeder Vorlage gleich heißen:
- [Anrede] und [Name des Interessenten]
- [Objekt] mit Objektnummer und Lage, etwa „Doppelhaushälfte Lindenweg, Nr. 2041"
- [Rückfrage], eine einzige Frage zum Zeitrahmen oder zur Finanzierung
- [Terminvorschläge] oder ein Buchungslink
- [Makler] mit Durchwahl und Mobilnummer
- [Pflichtbausteine], siehe Tabelle weiter unten
Gleiche Namen machen es möglich, die Platzhalter automatisch aus den Objektdaten zu füllen, ob durch ein CRM oder durch einen KI-Entwurf, den der Makler vor dem Versand prüft.
Vorlage 1: Kaufanfrage, Exposé wird mitgeschickt
Diese Vorlage passt zu den meisten Portalanfragen, wenn der Eigentümer der Weitergabe des Exposés zugestimmt hat.
[Anrede] [Name des Interessenten],
vielen Dank für Ihre Anfrage zu [Objekt]. Im Anhang finden Sie das Exposé mit Grundrissen und den Angaben aus dem Energieausweis.
Damit ich Ihnen passende Besichtigungszeiten anbieten kann, eine kurze Frage: [Rückfrage, z. B. Bis wann möchten Sie einziehen?]
Wenn Sie das Objekt sehen möchten, wählen Sie gern einen Termin: [Terminvorschläge]. Bei Fragen erreichen Sie mich direkt unter [Makler].
Mit freundlichen Grüßen [Makler]
[Pflichtbausteine]
Der Satz zum Energieausweis ist mehr als Höflichkeit. Liegt bei Aufgabe einer Immobilienanzeige ein Energieausweis vor, muss die Anzeige in kommerziellen Medien nach § 87 Abs. 1 Gebäudemodernisierungsgesetz (GModG) die Art des Ausweises, den Endenergiewert und die wesentlichen Energieträger der Heizung nennen, bei Wohngebäuden außerdem Baujahr und Energieeffizienzklasse. Wer diese Angaben ins Exposé übernimmt, hat sie in jeder Antwort dabei. Einzelheiten stehen im Beitrag Energieausweis: Pflichtangaben in Immobilienanzeigen.
Vorlage 2: Rückfrage, bevor das Exposé hinausgeht
Manche Eigentümer wünschen, dass das Exposé mit Adresse nur an Interessenten geht, die sich vorgestellt haben. Dann ersetzt eine Rückfrage den Anhang.
[Anrede] [Name des Interessenten],
vielen Dank für Ihr Interesse an [Objekt]. Auf Wunsch der Eigentümer versenden wir das vollständige Exposé mit Adresse erst nach einem kurzen Gespräch.
Passt Ihnen ein Telefonat von zehn Minuten? [Terminvorschläge] Alternativ antworten Sie kurz, wie Sie wohnen möchten und ab wann, dann melde ich mich mit dem Exposé.
Mit freundlichen Grüßen [Makler]
[Pflichtbausteine]
Welche Angaben Sie zu diesem Zeitpunkt erfragen dürfen und welche erst später, beschreibt der Beitrag Portalanfragen automatisch vorqualifizieren.
Vorlage 3: Objekt reserviert oder verkauft
Eine ehrliche Absage hält den Kontakt offen. Wichtig ist, dass Sie hier nicht ungefragt andere Objekte per E-Mail anbieten. Werbung mit elektronischer Post ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung des Adressaten ist nach § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG grundsätzlich eine unzumutbare Belästigung. Die Vorlage fragt deshalb, statt zu schicken.
[Anrede] [Name des Interessenten],
vielen Dank für Ihre Anfrage zu [Objekt]. Für dieses Objekt haben wir inzwischen eine Zusage erhalten, es steht daher nicht mehr zur Verfügung.
Wenn Sie möchten, informieren wir Sie per E-Mail über neue Objekte, die zu Ihrer Suche passen. Antworten Sie dazu einfach mit „Ja, bitte" und nennen Sie Ort, Objektart und Budget. Diese Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen.
Mit freundlichen Grüßen [Makler]
Die Antwort mit „Ja, bitte" ist zu speichern, mit Datum und Wortlaut. Wie Sie danach nachfassen, ohne die Grenze zu überschreiten, steht im Beitrag Interessenten nachfassen: wie oft, wann, auf welchem Kanal. Lassen Sie den Einwilligungstext prüfen, bevor Sie ihn einsetzen.
Vorlage 4: Anfrage außerhalb der Bürozeiten
Eine automatische Antwort am Abend ist nur dann hilfreich, wenn sie mehr enthält als „Wir melden uns". Sie kann das Exposé bereits mitschicken, wenn es freigegeben ist, und sagt, wann ein Mensch sich meldet.
[Anrede] [Name des Interessenten],
vielen Dank für Ihre Anfrage zu [Objekt]. Das Exposé finden Sie im Anhang. Ihr Ansprechpartner [Makler] meldet sich am [nächster Werktag] bis [Uhrzeit] persönlich bei Ihnen.
Wenn Sie schon jetzt einen Besichtigungstermin wählen möchten: [Buchungslink]
Mit freundlichen Grüßen Ihr Team von [Büro]
[Pflichtbausteine]
Wer hier zusagt, muss die Zusage halten: Die Anfrage gehört am nächsten Morgen ganz oben in den Eingang. Weitere Möglichkeiten beschreibt der Beitrag Anfragen am Abend und am Wochenende beantworten.
Vorlage 5: Interessent möchte direkt besichtigen
Manche Anfragen enthalten schon den Wunsch nach einem Termin. Dann bestätigt die Antwort den Termin oder schlägt zwei Zeiten vor.
[Anrede] [Name des Interessenten],
gern zeige ich Ihnen [Objekt]. Ich kann Ihnen folgende Zeiten anbieten: [Terminvorschläge]. Bitte bestätigen Sie kurz, welcher Termin passt.
Das Exposé liegt bei, damit Sie sich vorab einen Eindruck verschaffen können. Den Energieausweis bringe ich zur Besichtigung mit.
Mit freundlichen Grüßen [Makler]
[Pflichtbausteine]
Der letzte Satz hat einen rechtlichen Hintergrund: Beim Verkauf muss der Verkäufer oder Makler dem potenziellen Käufer den Energieausweis nach § 80 Abs. 4 GModG spätestens bei der Besichtigung vorlegen; ein deutlich sichtbarer Aushang oder ein Auslegen genügt.
Welche Pflichtbausteine laufen mit?
Die Pflichtbausteine hängen davon ab, ob mit der Antwort ein Maklervertrag mit einem Verbraucher zustande kommen soll. Die folgende Übersicht ordnet sie zu.
| Baustein | Wann nötig | Grundlage |
|---|---|---|
| Widerrufsbelehrung | Maklervertrag mit Verbraucher kommt ausschließlich per E-Mail, Telefon oder Portal zustande | §§ 312g Abs. 1, 355 Abs. 2, 356 Abs. 3 BGB |
| Verlangen sofortiger Tätigkeit | Sie sollen vor Ablauf der Widerrufsfrist leisten und Wertersatz soll möglich sein | § 357a Abs. 2 BGB |
| Provisionsvereinbarung in Textform | Kaufvertrag über eine Wohnung oder ein Einfamilienhaus | § 656a BGB |
| Energieausweisangaben | Ausweis liegt bei Aufgabe der Anzeige vor | § 87 Abs. 1 GModG |
| Datenschutzhinweis | Sie erheben Daten beim Interessenten | Art. 13 DSGVO |
Zum Widerruf: Der Bundesgerichtshof hat am 7. Juli 2016 entschieden, dass per E-Mail oder Telefon geschlossene Grundstücksmaklerverträge Fernabsatzverträge sind (I ZR 30/15 und I ZR 68/15). Der Verbraucher kann dann 14 Tage widerrufen, und die Frist beginnt nicht, bevor er ordnungsgemäß belehrt wurde. Wertersatz für bis zum Widerruf erbrachte Leistungen schuldet er nur, wenn er ausdrücklich verlangt hat, dass Sie vor Ablauf der Frist tätig werden, und ordnungsgemäß informiert wurde. Wie Belehrung und Verlangen aufgebaut sein können, behandelt der Beitrag Widerrufsrecht beim Maklervertrag.
Zum Datenschutz: Werden Daten bei der betroffenen Person erhoben, teilt der Verantwortliche nach Art. 13 Abs. 1 DSGVO zum Zeitpunkt der Erhebung unter anderem Namen und Kontaktdaten, Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung mit. Ein Link auf die Datenschutzerklärung im festen Baustein ist dafür der übliche Weg.
Wie Sie Vorlagen pflegen, damit sie stimmen
Vorlagen veralten leise. Ein Platzhalter wird nicht mehr gefüllt, eine Telefonnummer ändert sich, ein Baustein verweist auf eine alte Fassung der Belehrung. Drei Regeln helfen:
- Eine Person ist verantwortlich. Nur sie ändert Vorlagen, mit Datum der Fassung im Dateinamen oder im System.
- Feste Bausteine sind gesperrt. Makler passen die Anrede und die Rückfrage an, nicht die Belehrung.
- Vierteljährlich gegenlesen. Einmal im Quartal schickt sich die verantwortliche Person jede Vorlage selbst und prüft, ob alle Platzhalter gefüllt werden und alle Links funktionieren.
Wenn eine KI die Antworten entwirft, gilt dasselbe: Sie füllt Platzhalter aus den Objektdaten, verändert aber die Pflichtbausteine nicht, und ein Makler gibt individuelle Angaben vor dem Versand frei. Welche Aufgaben KI im Maklerbüro übernehmen kann, beschreibt die Seite KI für Immobilienmakler.
Häufige Fragen
Wie viele Vorlagen braucht ein Maklerbüro für Erstantworten?
Für Kaufanfragen reichen meist fünf: Exposé mit Rückfrage, Rückfrage vor dem Exposé, Objekt vergeben, Antwort außerhalb der Bürozeiten und Besichtigungswunsch. Mehr Vorlagen erhöhen den Pflegeaufwand, ohne dass die Antworten besser werden.
Muss jede Erstantwort eine Widerrufsbelehrung enthalten?
Nicht jede, aber jede, mit der ein Maklervertrag mit einem Verbraucher ausschließlich über Fernkommunikationsmittel zustande kommen soll. Ohne ordnungsgemäße Belehrung beginnt die Widerrufsfrist nicht. Lassen Sie den Wortlaut anwaltlich prüfen.
Darf ich in der Absage gleich andere Objekte anbieten?
Per E-Mail nur mit vorheriger ausdrücklicher Einwilligung, denn sonst liegt nach § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG grundsätzlich eine unzumutbare Belästigung vor. Fragen Sie in der Absage, ob der Interessent Angebote erhalten möchte, und speichern Sie die Antwort.
Gehören die Energieausweisangaben in die E-Mail oder ins Exposé?
§ 87 GModG verlangt die Angaben in der Immobilienanzeige, wenn ein Ausweis vorliegt. Viele Büros übernehmen sie zusätzlich ins Exposé, damit sie in jeder Antwort enthalten sind. Den Ausweis selbst legen Sie spätestens bei der Besichtigung vor.
Darf eine KI die Erstantwort automatisch versenden?
Feste Texte wie eine Eingangsbestätigung mit Exposé können automatisch hinausgehen. Antworten mit individuellen Angaben zu Objekt, Preis oder Konditionen sollte ein Makler vor dem Versand prüfen.
Quellen
- Gebäudemodernisierungsgesetz (GModG), § 87 Pflichtangaben in einer Immobilienanzeige: https://www.gesetze-im-internet.de/geg/__87.html
- Gebäudemodernisierungsgesetz (GModG), § 80 Ausstellung und Verwendung von Energieausweisen: https://www.gesetze-im-internet.de/geg/__80.html
- Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG), § 7 Unzumutbare Belästigungen: https://www.gesetze-im-internet.de/uwg_2004/__7.html
- Bürgerliches Gesetzbuch, § 312g Widerrufsrecht: https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__312g.html
- Bürgerliches Gesetzbuch, § 355 Widerrufsrecht bei Verbraucherverträgen: https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__355.html
- Bürgerliches Gesetzbuch, § 356 Widerrufsrecht bei außerhalb von Geschäftsräumen geschlossenen Verträgen und Fernabsatzverträgen: https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__356.html
- Bürgerliches Gesetzbuch, § 357a Wertersatz: https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__357a.html
- Bürgerliches Gesetzbuch, § 656a Textform: https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__656a.html
- Bundesgerichtshof, Pressemitteilung Nr. 114/2016 zu I ZR 30/15 und I ZR 68/15: https://www.bundesgerichtshof.de/SharedDocs/Pressemitteilungen/DE/2016/2016114.html
- Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 13, EUR-Lex: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679
Stand: Oktober 2026
