Kurze Antwort: Digitalisieren Sie in der Reihenfolge, in der eine Anfrage durch Ihr Büro läuft. Zuerst kommt eine Bestandsaufnahme der Abläufe, dann eine gemeinsame Datenbasis für Kontakte und Objekte. Danach folgen Anfrageeingang, Termine, Dokumente und Eigentümerberichte. KI-Agenten und Kennzahlen kommen zuletzt, weil sie auf sauberen Daten und klaren Abläufen aufbauen.
Wo dieser Artikel Rechtsfragen berührt, informiert er allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung. Im Einzelfall fragen Sie einen Anwalt oder Ihren Datenschutzbeauftragten.
Warum die Reihenfolge entscheidet
Die Reihenfolge entscheidet, weil jede Stufe auf der vorherigen aufbaut. Ein KI-Werkzeug, das Anfragen beantworten soll, braucht Objektdaten, freie Termine und Regeln, wer was freigibt. Fehlen sie, entsteht ein weiteres Programm neben den anderen, und das Team pflegt dieselben Daten zweimal. Ein typisches Bild aus dem Büroalltag: Kontakte liegen im Mailprogramm, Objekte in einer Tabelle, Termine im persönlichen Kalender jedes Maklers, und die Wiedervorlage steht auf Zetteln. Jede neue Software, die darauf gesetzt wird, verstärkt die Zersplitterung.
Die folgende Reihenfolge orientiert sich am Weg einer Anfrage: Sie kommt herein, wird beantwortet, führt zu einem Termin, zu Unterlagen, zu einem Abschluss und zu einem Bericht an den Eigentümer.
Der Stufenplan im Überblick
| Stufe | Was passiert | Woran Sie merken, dass sie trägt |
|---|---|---|
| 1 | Abläufe und Zeitfresser aufschreiben | Der Weg einer Anfrage steht auf einer Seite |
| 2 | Recht und Zugänge ordnen | Für jeden Dienstleister mit Kundendaten gibt es einen AVV |
| 3 | Eine Datenbasis für Kontakte und Objekte | Niemand pflegt Kontakte mehr an zwei Orten |
| 4 | Anfragen in einem Eingang | Jede Anfrage hat einen Zuständigen und eine Antwortzeit |
| 5 | Termine und Besichtigungen | Interessenten buchen in freie Zeiten, ohne Hin und Her |
| 6 | Dokumente und Vorlagen | Exposés enthalten die Pflichtangaben ohne Nacharbeit |
| 7 | Eigentümer auf dem Laufenden halten | Berichte gehen regelmäßig hinaus, ohne Sonderaufwand |
| 8 | KI-Agenten mit Freigabe | Wiederkehrende Schritte laufen, heikle gehen über einen Menschen |
| 9 | Kennzahlen | Sie sehen wöchentlich, wo Anfragen liegen bleiben |
Stufe 1 und 2: erst verstehen, dann ordnen
Am Anfang steht keine Software, sondern ein Blatt Papier. Schreiben Sie auf, welchen Weg eine Portalanfrage heute durch Ihr Büro nimmt: Wer sieht sie zuerst, wie lange dauert die erste Antwort, wo wird der Termin vereinbart, wo landen die Notizen aus der Besichtigung? Ergänzen Sie das zwei Wochen lang um eine einfache Liste, wofür im Team Zeit verloren geht. Wie das geht, steht im Artikel Wo die Arbeitszeit im Maklerbüro verloren geht.
In Stufe 2 ordnen Sie die rechtliche Grundlage, bevor neue Werkzeuge dazukommen. Jeder Dienstleister, der personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, braucht einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Dieser Vertrag regelt unter anderem, dass der Dienstleister die Daten nach Ende der Leistung nach Ihrer Wahl löscht oder zurückgibt, und weitere Auftragsverarbeiter nur mit Ihrer Genehmigung einsetzt. Prüfen Sie außerdem, wer im Büro welche Zugänge hat, und sammeln Sie diese an einem Ort.
Stufe 3: eine Datenbasis für Kontakte und Objekte
Die dritte Stufe ist das Fundament aller weiteren: ein System, in dem Kontakte, Objekte, Suchprofile und Verläufe zusammenliegen. Ob das eine bestehende Maklersoftware ist, die Sie konsequenter nutzen, oder ein neues System, entscheidet sich an Ihrer Bestandsaufnahme aus Stufe 1.
Bei einem Wechsel bereinigen Sie die Daten vor der Übernahme: Dubletten zusammenführen, veraltete Kontakte kennzeichnen, Pflichtfelder festlegen. Bestehen Sie auf einem Probelauf mit einem Auszug Ihrer echten Daten. Wie Sie dabei vorgehen, ohne den Betrieb anzuhalten, beschreibt der Artikel Ein CRM im Maklerbüro einführen. Welche Fragen Sie Anbietern vorher stellen sollten, steht unter Zwölf Fragen vor der Wahl einer Maklersoftware.
Stufe 4 und 5: Anfragen und Termine
Sobald die Datenbasis steht, bündeln Sie die Anfragen. Portale, Website und E-Mail landen in einem gemeinsamen Eingang, jede Anfrage wird einem Objekt und einem Zuständigen zugeordnet. Legen Sie fest, wie schnell eine erste Antwort hinausgehen soll, auch abends und am Wochenende. Erst wenn das klappt, lohnt es sich, Antworten teilweise zu automatisieren.
Danach folgen die Termine. Interessenten sollen Besichtigungen in freie Zeiten buchen können, die aus den echten Kalendern der Makler kommen. Erinnerungen vor dem Termin und eine kurze Nachfrage danach gehören dazu. Diese Stufe setzt voraus, dass alle Makler ihre Termine im selben Kalendersystem führen. Das klingt selbstverständlich, kann aber der eigentliche Umbau sein.
Stufe 6 und 7: Dokumente, Vorlagen und Eigentümerberichte
In Stufe 6 werden Exposés, Anschreiben und Checklisten zu Vorlagen, die aus den Objektdaten gefüllt werden. Dabei lohnt ein Blick auf die Pflichtangaben: Liegt ein Energieausweis vor, muss eine Immobilienanzeige in kommerziellen Medien nach § 87 Abs. 1 GModG (früher Gebäudeenergiegesetz, GEG) unter anderem die Art des Energieausweises, den Wert des Endenergiebedarfs oder -verbrauchs und den wesentlichen Energieträger der Heizung nennen, bei Wohngebäuden außerdem Baujahr und Energieeffizienzklasse. Wenn diese Felder in der Datenbasis gepflegt sind, stehen sie in jeder Anzeige.
Zu den Dokumenten gehört auch die Ablage nach dem Geldwäschegesetz. Immobilienmakler sind nach § 2 Abs. 1 Nr. 14 GwG Verpflichtete. Aufzeichnungen und Belege sind nach § 8 Abs. 4 GwG fünf Jahre aufzubewahren und spätestens nach zehn Jahren zu vernichten; die digitale Speicherung ist nach § 8 Abs. 3 GwG zulässig. Eine digitale Ablage mit Fristvermerk ersetzt den Ordner im Schrank.
Stufe 7 nutzt, was bis hierhin entstanden ist: Anfragen, Besichtigungen und Rückmeldungen liegen im System. Daraus lässt sich ein regelmäßiger Bericht an den Eigentümer erzeugen, ohne dass ein Makler am Freitagnachmittag Zahlen zusammensucht. Legen Sie dafür einen festen Rhythmus fest, zum Beispiel alle zwei Wochen.
Stufe 8 und 9: KI-Agenten und Kennzahlen
KI-Agenten kommen spät, weil sie die vorherigen Stufen brauchen. Ein Agent, der eine Anfrage beantwortet, braucht die Objektdaten aus Stufe 3, die Termine aus Stufe 5 und Vorlagen aus Stufe 6. Legen Sie vorher fest, welche Schritte er selbst ausführen darf und wo ein Mensch freigibt, etwa bei Absagen an Eigentümer oder Aussagen zu Preisen. Für den Einsatz von KI-Systemen verlangt außerdem die KI-Verordnung der EU in Art. 4 Maßnahmen zur KI-Kompetenz des Personals; die Bundesnetzagentur empfiehlt, diese Maßnahmen zu dokumentieren. Was die Verordnung für Makler insgesamt bedeutet, steht im Artikel EU AI Act: was Immobilienmakler beachten müssen.
Kennzahlen bilden den Abschluss, weil sie erst aussagekräftig sind, wenn die Daten vollständig im System entstehen. Wenige Zahlen genügen: Zeit bis zur ersten Antwort, Anteil der Anfragen mit Termin, ausgefallene Besichtigungen, Dauer bis zum Abschluss.
Was Sie nicht zuerst tun sollten
Drei Einstiege sind ungünstig:
- Mit dem KI-Werkzeug beginnen. Ohne Datenbasis und klare Abläufe bleibt es ein Einzelwerkzeug, dessen Ergebnisse jemand von Hand übertragen muss.
- Alles gleichzeitig umstellen. Wer CRM, Kalender, Website und Telefonie in einem Monat wechselt, legt den Betrieb lahm. Eine Stufe nach der anderen, mit einer verantwortlichen Person im Büro.
- Den Vertrag vor dem Förderantrag unterschreiben. Wer Fördermittel nutzen will, muss in vielen Programmen den Antrag stellen, bevor das Vorhaben beginnt. Einen Überblick gibt der Artikel Förderung für die Digitalisierung im Maklerbüro.
Häufige Fragen
Womit sollte ein Maklerbüro bei der Digitalisierung anfangen?
Mit einer Bestandsaufnahme: Schreiben Sie den Weg einer Anfrage durch Ihr Büro auf und halten Sie zwei Wochen lang fest, wo Zeit verloren geht. Daraus ergibt sich, mit welcher Stufe Sie beginnen. Software kommt erst danach.
Brauche ich zuerst ein CRM oder zuerst KI?
Zuerst eine gemeinsame Datenbasis, also in der Regel ein CRM. KI-Agenten brauchen Objektdaten, Termine und Vorlagen, um sinnvoll zu arbeiten. Ohne diese Grundlage entstehen Insellösungen.
Wie lange dauert die Digitalisierung eines Maklerbüros?
Das hängt von der Größe des Büros, dem Zustand der Daten und der Zahl der Stufen ab, die Sie angehen. Planen Sie Stufe für Stufe und beginnen Sie die nächste erst, wenn die vorherige im Alltag trägt.
Welche rechtlichen Punkte gehören an den Anfang?
Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit allen Dienstleistern, die Kundendaten verarbeiten, und eine Übersicht über Zugänge. Bei Dokumenten kommen die Aufbewahrungspflichten nach § 8 GwG und die Pflichtangaben in Anzeigen nach § 87 GModG hinzu.
Gibt es Förderung für die Digitalisierung im Maklerbüro?
In einigen Bundesländern gibt es Zuschüsse für Digitalisierungsvorhaben kleiner Unternehmen, dazu bundesweit einen KfW-Förderkredit und eine BAFA-Förderung für Unternehmensberatungen. Mehrere Landesprogramme sind 2026 ausgeschöpft. Fast immer gilt: Antrag vor Auftrag.
So arbeiten wir
International Tech richtet die Stufen 3 bis 9 als ein System ein: CRM auf dem eigenen Server des Büros, acht KI-Agenten mit Freigabe durch Menschen bei heiklen Schritten, ab 20.000 € einmalig und 1.000 € im Monat ohne Gebühr pro Nutzer. Die Stufen 1 und 2 bleiben Aufgabe des Büros, wir begleiten sie in der Analyse. Wie das Paket aufgebaut ist, steht unter KI für Immobilienmakler.
Der erste Schritt kostet nichts außer einer Stunde: Zeichnen Sie diese Woche den Weg einer Anfrage durch Ihr Büro auf, von der Portalnachricht bis zum Besichtigungstermin.
Quellen
- Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 28: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679
- Gebäudeenergiegesetz, § 87: https://www.gesetze-im-internet.de/geg/__87.html
- Geldwäschegesetz, § 2: https://www.gesetze-im-internet.de/gwg_2017/__2.html
- Geldwäschegesetz, § 8: https://www.gesetze-im-internet.de/gwg_2017/__8.html
- Bundesnetzagentur, Hinweispapier KI-Kompetenzen nach Artikel 4 KI-Verordnung (Juni 2025): https://www.bundesnetzagentur.de/DE/Fachthemen/Digitales/KI/_functions/Hinweispapier.pdf
Stand: Oktober 2026
