Kurze Antwort: Im Maklerbüro geht Arbeitszeit selten bei Besichtigungen oder Verhandlungen verloren, sondern in kleinen Wiederholungen: Anfragen abtippen, Termine hin und her abstimmen, Unterlagen suchen, Eigentümern den Stand am Telefon erklären, Nachfassen aus dem Gedächtnis. Jeder Schritt dauert nur Minuten, fällt aber dutzendfach pro Woche an. Wer eine Woche lang mitzählt, sieht, wo sich eine Änderung lohnt.
Warum die Zeit in kleinen Schritten verschwindet
Die großen Aufgaben eines Maklers sind sichtbar und eingeplant: Bewertungsgespräch, Besichtigung, Preisverhandlung, Notartermin. Die kleinen Schritte dazwischen sind es nicht. Sie haben keinen Termin im Kalender, werden zwischendurch erledigt und unterbrechen die eigentliche Arbeit. Gerade weil jeder einzelne Schritt kurz ist, fällt er niemandem als Problem auf.
Hinzu kommt, dass viele Büros mit mehreren Ablagen arbeiten: das Portalpostfach, das allgemeine E-Mail-Postfach, die Maklersoftware, eine Tabelle für Interessenten, das Mobiltelefon des Maklers. Jede Information, die zwischen diesen Orten übertragen wird, kostet Zeit und erzeugt Fehler.
Die typischen Zeitfresser im Überblick
Die folgende Tabelle beschreibt Muster, die in Maklerbüros häufig vorkommen. Welche davon bei Ihnen ins Gewicht fallen, zeigt erst die eigene Messung.
| Zeitfresser | Woran Sie ihn erkennen | Erste Gegenmaßnahme |
|---|---|---|
| Anfragen aus mehreren Kanälen übertragen | Portal-, Website- und Telefonanfragen werden von Hand ins System getippt | Alle Kanäle in einen Eingang führen |
| Dieselben Fragen beantworten | „Ist das Objekt noch frei?", „Können Sie das Exposé schicken?" | Geprüfte Antwortvorlagen je Objekt |
| Terminabstimmung per Nachricht | Vier, fünf Nachrichten für einen Besichtigungstermin | Freie Zeiten zur Auswahl anbieten |
| Unterlagen suchen | Energieausweis, Grundriss, Teilungserklärung liegen in verschiedenen Ordnern | Eine Objektakte mit festen Dokumentarten |
| Statusanrufe von Eigentümern | Eigentümer fragen nach, weil sie nichts gehört haben | Regelmäßiger Bericht zu festem Termin |
| Nachfassen aus dem Gedächtnis | Rückrufe gehen unter, Interessenten melden sich selbst nach | Jede Rückmeldung als Aufgabe mit Datum |
| Besichtigungsnotizen nachtragen | Notizen werden abends aus dem Gedächtnis rekonstruiert | Kurze Erfassung direkt nach dem Termin |
| Doppelte Datenhaltung | Interessent steht in Tabelle und Software mit unterschiedlichen Daten | Eine führende Ablage festlegen |
| Interne Rückfragen | „Wer kümmert sich um Herrn X?" | Zuständigkeit am Vorgang hinterlegen |
Mehrere dieser Punkte haben dieselbe Ursache: Informationen liegen nicht dort, wo sie gebraucht werden. Deshalb wirkt eine Änderung an der Ablage oft auf mehrere Zeitfresser gleichzeitig.
Was sich nicht abkürzen lässt
Ein Teil der Dokumentationsarbeit ist Pflicht und lässt sich nicht weglassen, nur besser organisieren. Nach § 10 Abs. 1 der Makler- und Bauträgerverordnung (MaBV) hat der Gewerbetreibende von der Annahme des Auftrags an Aufzeichnungen zu machen sowie Unterlagen und Belege übersichtlich zu sammeln, und zwar unverzüglich. Bei Kaufobjekten kommt die Identifizierung der Vertragsparteien nach dem Geldwäschegesetz hinzu, sobald ein ernsthaftes Interesse besteht und die Vertragsparteien hinreichend bestimmt sind (§ 11 Abs. 2 GwG). Was das im Einzelnen bedeutet, beschreibt der Artikel zu den Pflichten nach dem Geldwäschegesetz.
Diese Pflichten sind kein Zeitfresser im eigentlichen Sinn. Zeit kostet erst, wenn dieselbe Angabe dreimal erfasst wird: im Postfach, in der Tabelle und in der Software. Das Ziel ist deshalb, Pflichtangaben einmal am richtigen Ort zu erfassen, nicht, sie zu umgehen. Dieser Artikel informiert allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung.
So messen Sie eine Arbeitswoche
Eine Schätzung aus dem Gedächtnis lässt sich später nicht überprüfen. Eine einfache Messung über eine Woche schon:
- Zeitraum festlegen. Eine normale Arbeitswoche ohne Urlaub oder Feiertag.
- Strichliste führen. Jede Person notiert für die Zeitfresser aus der Tabelle, wie oft sie vorkommen. Eine Strichliste auf Papier reicht.
- Zehn Anfragen genau verfolgen. Nehmen Sie zehn aufeinanderfolgende Anfragen und halten Sie fest: Eingang, erste hilfreiche Antwort, verantwortliche Person, wie oft Angaben erneut erfragt oder von Hand übertragen wurden.
- Aktive Minuten schätzen. Je Zeitfresser die durchschnittliche aktive Zeit pro Vorgang. Wartezeit zählt nicht, nur die Zeit, in der jemand tatsächlich arbeitet.
- Hochrechnen. Häufigkeit mal Minuten ergibt den heutigen Aufwand pro Woche.
Zehn Vorgänge geben eine erste Orientierung, keinen statistischen Nachweis. Für die Entscheidung, wo Sie anfangen, reicht das in der Regel.
Rechenbeispiel mit angenommenen Werten
Die folgenden Zahlen sind angenommen und dienen nur dazu, die Rechnung zu zeigen.
Angenommen, das Übertragen einer Anfrage ins System dauert im Mittel fünf aktive Minuten und kommt 60-mal pro Woche vor. Das sind 300 Minuten, also fünf Stunden pro Woche.
Angenommen, ein Besichtigungstermin braucht im Mittel vier Nachrichten zur Abstimmung, jede mit zwei Minuten Aufwand, und das Büro vereinbart 15 Besichtigungen pro Woche. Das sind 4 mal 2 mal 15, also 120 Minuten oder zwei Stunden pro Woche.
Zusammen ergeben diese beiden Schritte sieben Stunden pro Woche. Rechnet das Büro mit angenommenen 46 Arbeitswochen im Jahr, sind das 322 Stunden.
Diese Rechnung beschreibt den heutigen Aufwand, noch keine Ersparnis. Wenn ein Ablauf vereinfacht wird, entstehen neue Arbeitsschritte: Vorlagen pflegen, Ausnahmen prüfen, Ergebnisse kontrollieren. Erst wenn Sie diese abziehen, wissen Sie, was tatsächlich gewonnen ist. Weniger Bearbeitungszeit ist zudem nur dann ein Fortschritt, wenn die Antworten richtig bleiben. Eine schnell verschickte falsche Objektangabe kostet mehr Zeit, als sie spart.
In welcher Reihenfolge Sie Zeitfresser angehen
Beginnen Sie mit dem Schritt, der am häufigsten vorkommt und ein klar überprüfbares Ergebnis hat. Das Übertragen von Anfragen ist dafür oft ein guter Kandidat: Die Eingangsdaten sind klar, das Ergebnis lässt sich prüfen, und eine Verbesserung wirkt jeden Tag. Wie sich die Kanäle zusammenführen lassen, beschreibt der Artikel über alle Anfragekanäle in einem Eingang.
Danach folgen meist die Terminabstimmung und die Statusanrufe von Eigentümern. Für beides gibt es eigene Beiträge: Besichtigungstermine automatisch planen und Eigentümer während der Vermarktung auf dem Laufenden halten.
Ob für einen Schritt KI nötig ist oder eine feste Regel genügt, entscheiden Sie erst danach. Eine Eingangsbestätigung braucht keine KI. Das Auslesen einer frei formulierten Anfrage, das Zuordnen zum richtigen Objekt und ein Antwortentwurf, den ein Mensch prüft, können dagegen sinnvoll sein. Beispiele dafür sammelt die Seite zu KI für Immobilienmakler.
Vorher festlegen, woran Sie Erfolg messen
Halten Sie vor jeder Änderung fest, welche Messgröße sich verbessern soll, über welchen Zeitraum und wer das prüft. Vergleichen Sie danach ähnliche Wochen, und berücksichtigen Sie Veränderungen bei Anfragevolumen, Objektbestand und Team. Ohne diesen Vergleich bleibt am Ende nur ein Eindruck, und einen Eindruck können Sie im nächsten Quartal mit nichts vergleichen.
Häufige Fragen
Welche Zeitfresser sind im Maklerbüro am häufigsten?
Typische Kandidaten sind das Übertragen von Anfragen aus mehreren Kanälen, die Terminabstimmung per Nachricht, das Suchen nach Unterlagen und Rückfragen von Eigentümern zum Stand. Welche davon in Ihrem Büro am meisten Zeit kosten, zeigt nur eine eigene Messung über eine Woche.
Wie messe ich die Arbeitszeit im Maklerbüro, ohne viel Aufwand?
Mit einer Strichliste für eine normale Arbeitswoche und der genauen Verfolgung von zehn aufeinanderfolgenden Anfragen. Je Zeitfresser schätzen Sie die aktiven Minuten pro Vorgang und multiplizieren mit der Häufigkeit. Das genügt für eine erste Entscheidung.
Lässt sich die Dokumentation im Maklerbüro einfach weglassen?
Nein. Aufzeichnungen nach § 10 MaBV und die Identifizierung nach dem Geldwäschegesetz sind Pflicht. Einsparen lässt sich die doppelte Erfassung derselben Angaben an mehreren Orten, nicht die Dokumentation selbst.
Wie viel Zeit spart eine Automatisierung im Maklerbüro?
Das lässt sich nicht pauschal sagen. Rechnen Sie zuerst den heutigen Aufwand mit Ihren eigenen Zahlen aus, und ziehen Sie danach Prüfung, Pflege und Ausnahmen ab. Erst dieser Vergleich nach der Umstellung zeigt die tatsächliche Ersparnis.
Womit sollte ein Maklerbüro anfangen?
Mit dem Schritt, der am häufigsten vorkommt und dessen Ergebnis Sie leicht prüfen können. Oft ist das der Eingang neuer Anfragen. Weitere Hinweise gibt der Artikel Wo ein Maklerbüro mit KI anfangen sollte.
Quellen
- Verordnung über die Pflichten der Makler, Darlehensvermittler, Bauträger und Baubetreuer (MaBV), § 10 Buchführungspflicht: https://www.gesetze-im-internet.de/gewo_34cdv/__10.html
- Geldwäschegesetz (GwG), § 11 Identifizierung: https://www.gesetze-im-internet.de/gwg_2017/__11.html
Stand: Oktober 2026
