Kurze Antwort: Ob eine Lizenz pro Nutzer oder eine Pauschale günstiger ist, entscheidet vor allem die Zahl der Personen, die das System über die Jahre brauchen. Teilen Sie die monatliche Pauschale durch den Preis je Nutzer: Liegt Ihr Team dauerhaft über diesem Wert, ist die Pauschale günstiger. Prüfen Sie außerdem, wer als Nutzer zählt, wo Preisstufen springen und was verbrauchsabhängig dazukommt.
Dieser Artikel informiert allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei Vertragsfragen im Einzelfall fragen Sie einen Anwalt.
Welche Lizenzmodelle gibt es bei Maklersoftware?
Die Lizenzmodelle lassen sich in fünf Grundformen ordnen. Sie lassen sich kombinieren, etwa eine Nutzerlizenz mit verbrauchsabhängigen KI-Kosten.
| Modell | Wie abgerechnet wird | Passt, wenn | Worauf Sie achten |
|---|---|---|---|
| Pro Nutzer (benannte Nutzer) | fester Betrag je Person mit Zugang und Monat | das Team klein und stabil ist | Wer zählt als Nutzer, lassen sich Lizenzen wieder abbauen? |
| Gleichzeitige Nutzer | Betrag je Platz, den mehrere Personen abwechselnd nutzen | viele Teilzeitkräfte oder Schichten arbeiten | Was passiert, wenn alle Plätze belegt sind? |
| Staffel | Paketpreis bis zu einer Nutzergrenze, danach nächste Stufe | das Team knapp unter einer Grenze bleibt | Wie teuer ist der Sprung in die nächste Stufe? |
| Pauschal | fester Betrag für das Büro, gleich bei jeder Nutzerzahl | das Team wächst oder viele Personen gelegentlich zugreifen | Was ist enthalten, welche Grenzen gelten für Speicher oder Versand? |
| Nach Verbrauch | Betrag je Nutzung, etwa je KI-Text oder Versand | die Nutzung stark schwankt | Gibt es eine Obergrenze und eine Übersicht über den Verbrauch? |
Daneben gibt es Kaufmodelle mit einmaliger Lizenz und laufender Wartungsgebühr. Für die Rechnung verhalten sie sich wie eine Pauschale mit hohem Einstiegsbetrag.
Wer zählt als Nutzer?
Die Nutzerdefinition kann die Rechnung ebenso stark verändern wie der Preis selbst. Im Maklerbüro greifen typischerweise mehr Personen auf das System zu als die Makler: Assistenz und Sekretariat, die Buchhaltung, eine Aushilfe am Wochenende, vielleicht ein Fotograf, der Bilder hochlädt, oder ein Tippgeber, der Kontakte meldet.
Klären Sie mit dem Anbieter schriftlich:
- Zählt jeder Zugang als Nutzer, auch ein reiner Lesezugang?
- Gibt es günstigere Rollen für Assistenz oder Gelegenheitsnutzer?
- Kosten Zugänge für Eigentümer oder Käufer, etwa in einem Kundenportal, extra?
- Dürfen Zugänge übertragen werden, wenn ein Mitarbeiter geht?
- Wie schnell lassen sich Lizenzen wieder kündigen, wenn das Team kleiner wird?
Die letzte Frage wird leicht vergessen. Ein Vertrag kann vorsehen, dass Nutzer jederzeit hinzukommen, aber erst zum Ende der Laufzeit wieder wegfallen. Und eine Vertretungsregel, die darauf beruht, dass sich zwei Makler einen Zugang teilen, ist ein Sicherheitsrisiko und verwischt, wer was im System getan hat. Wie Sie Rollen und Vertretung sauber regeln, steht im Artikel Zuständigkeiten und Vertretung im Maklerteam regeln.
Rechenbeispiel: ein Büro, das wächst
Alle Preise in diesem Abschnitt sind angenommene Beispielwerte, keine Marktpreise. Das Beispiel zeigt die Mechanik der Modelle, nicht ihre tatsächliche Höhe. Einmalige Kosten wie Einrichtung oder Datenübernahme bleiben hier außen vor; wie Sie diese über fünf Jahre einrechnen, beschreibt der Artikel Was Maklersoftware wirklich kostet.
Annahmen zum Büro: Im ersten Jahr arbeiten 6 Makler und 2 Assistenzkräfte mit dem System, also 8 Nutzer. Danach wächst das Team auf 10, 12, 13 und im fünften Jahr 14 Nutzer.
Angenommene Preise:
- Modell Nutzer: 80 € je Nutzer und Monat
- Modell Staffel: 700 € im Monat bis 10 Nutzer, 1.300 € im Monat für 11 bis 20 Nutzer
- Modell Pauschal: 900 € im Monat, gleich bei jeder Nutzerzahl
| Jahr | Nutzer | Pro Nutzer (80 € × Nutzer × 12) | Staffel | Pauschal (900 € × 12) |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 8 | 7.680 € | 8.400 € | 10.800 € |
| 2 | 10 | 9.600 € | 8.400 € | 10.800 € |
| 3 | 12 | 11.520 € | 15.600 € | 10.800 € |
| 4 | 13 | 12.480 € | 15.600 € | 10.800 € |
| 5 | 14 | 13.440 € | 15.600 € | 10.800 € |
| Summe | 54.720 € | 63.600 € | 54.000 € |
Drei Beobachtungen lassen sich daraus ableiten. Erstens kostet die Nutzerlizenz im ersten Jahr weniger als die anderen Modelle, im zweiten Jahr liegt die Staffel vorn, und ab dem dritten Jahr ist die Pauschale günstiger als beide; über fünf Jahre liegen Nutzerlizenz und Pauschale fast gleichauf. Zweitens zeigt die Staffel den Sprungeffekt: Mit dem elften Nutzer steigt der Monatspreis um 600 €, der elfte Kollege kostet das Büro also 7.200 € im Jahr. Drittens kostet die Pauschale im ersten Jahr mehr, bleibt aber unverändert, wenn das Büro weiter wächst.
Der eigene Schwellenwert. Teilen Sie die monatliche Pauschale durch den Preis je Nutzer. Im Beispiel: 900 € ÷ 80 € = 11,25. Ab 12 Nutzern ist die Pauschale also in jedem Monat günstiger, bei 11 Nutzern kostet die Nutzerlizenz 880 € und liegt knapp darunter.
Gleichzeitige Nutzer im Vergleich. Angenommen, von 14 Personen arbeiten nie mehr als 9 zur selben Zeit im System, und ein Platz für gleichzeitige Nutzer kostet 120 € im Monat. Dann zahlt das Büro 9 × 120 € = 1.080 € statt 14 × 80 € = 1.120 € für benannte Nutzer. Der Vorteil hängt davon ab, wie verlässlich die Zahl von 9 ist. Sind am Montagmorgen alle im Büro, kommt der zehnte Kollege nicht ins System.
Verbrauchsabhängige Kosten sauber begrenzen
Verbrauchsabhängige Posten sind schwerer zu planen, weil sie mit der Zahl der Anfragen und Objekte schwanken. Bei KI-Funktionen, E-Mail-Versand oder Speicher lohnen drei Fragen: Was ist im Grundpreis enthalten? Was kostet jede weitere Einheit? Gibt es eine Obergrenze, ab der das System warnt oder stoppt?
Ein Beispiel mit angenommenen Werten: Kostet ein KI-Entwurf 0,05 € und erzeugt das Büro im ruhigen Monat 2.000, im Frühjahr aber 6.000 Entwürfe, schwanken die Kosten zwischen 100 € und 300 € im Monat. Planbar wird das nur mit einer vereinbarten Grenze oder einer Übersicht, die der Inhaber selbst einsehen kann.
Welche Vertragsklauseln Sie prüfen sollten
Das Lizenzmodell ist nur so gut wie die Klauseln, die es begleiten. Lesen Sie vor der Unterschrift besonders:
- Mindestlaufzeit und Mindestabnahme. Müssen Sie eine Mindestzahl von Lizenzen über die gesamte Laufzeit bezahlen?
- Preisanpassung. Darf der Anbieter Preise einseitig erhöhen, und gibt es eine Obergrenze?
- Zahlungsweise. Eine Jahresvorauszahlung kann günstiger sein, bindet aber Geld und erschwert das Reduzieren.
- Zusatzmodule. Welche Funktionen aus dem Gespräch sind im Lizenzpreis enthalten und welche nicht?
- Wechsel. Was kostet es, das Büro später mit allen Daten zu verlassen?
Für Cloud-Software gibt der EU Data Act seit dem 12. September 2025 eine Orientierung. Nach Art. 29 Abs. 4 der Verordnung (EU) 2023/2854 muss der Anbieter vor Vertragsschluss eindeutig über mögliche Standarddienstentgelte, über Sanktionen bei vorzeitiger Kündigung und über die ermäßigten Wechselentgelte informieren, die bis zum 12. Januar 2027 erhoben werden dürfen. Ab dem 12. Januar 2027 sind Wechselentgelte nach Art. 29 Abs. 1 nicht mehr zulässig. Für Dienste, die überwiegend auf einen einzelnen Kunden zugeschnitten sind, gelten nach Art. 31 Ausnahmen. Weitere Prüffragen für das Anbietergespräch finden Sie in den zwölf Fragen vor der Wahl einer Maklersoftware.
Häufige Fragen
Ab wie vielen Nutzern lohnt sich eine Pauschale?
Teilen Sie die monatliche Pauschale durch den Preis je Nutzer und Monat. Liegt Ihr Team dauerhaft über diesem Wert, ist die Pauschale günstiger. Im Beispiel mit angenommenen Werten von 900 € Pauschale und 80 € je Nutzer liegt die Grenze bei 12 Nutzern.
Was ist der Unterschied zwischen benannten und gleichzeitigen Nutzern?
Bei benannten Nutzern bezahlen Sie jede Person mit eigenem Zugang. Bei gleichzeitigen Nutzern bezahlen Sie Plätze, die sich mehrere Personen teilen, solange nicht mehr als die gebuchte Zahl gleichzeitig angemeldet ist. Das zweite Modell passt zu Teams mit vielen Teilzeitkräften.
Zählt die Assistenz als voller Nutzer?
Das regelt jeder Anbieter selbst. Fragen Sie nach günstigeren Rollen für Assistenz, Lesezugänge und Gelegenheitsnutzer und lassen Sie sich die Definition schriftlich geben.
Kann ich Nutzerlizenzen wieder reduzieren?
Das hängt vom Vertrag ab. Ein Vertrag kann das Reduzieren erst zum Ende der Laufzeit erlauben oder eine Mindestabnahme vorsehen. Klären Sie das vor der Unterschrift, wenn Ihr Team schwanken kann.
Muss der Anbieter seine Entgelte vorab offenlegen?
Für Cloud-Dienste verlangt Art. 29 Abs. 4 des Data Act vor Vertragsschluss eindeutige Informationen über Standarddienstentgelte, Sanktionen bei vorzeitiger Kündigung und ermäßigte Wechselentgelte. Für überwiegend maßgeschneiderte Dienste gelten nach Art. 31 Ausnahmen.
So arbeiten wir
International Tech rechnet pauschal ab: ab 20.000 € einmalig für die Einrichtung und 1.000 € im Monat, ohne Gebühr pro Nutzer. Das System läuft als eigenes System auf eigenem Server des Büros. Wie sich das Modell gegenüber einer Nutzerlizenz verhält, zeigt der Vergleich eigenes System oder Nutzerlizenz.
Wenn Sie nur eines tun: Schreiben Sie auf, wie viele Personen in drei Jahren voraussichtlich mit dem System arbeiten, und rechnen Sie jedes Angebot mit dieser Zahl.
Quellen
- Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act), Art. 29, Art. 31, Art. 50: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32023R2854
Stand: Oktober 2026
