Kurze Antwort: Prüfen Sie eine Maklersoftware an Ihren eigenen Abläufen, nicht an der Funktionsliste. Die wichtigsten Fragen betreffen den Weg einer Anfrage bis zum Termin, Pflichtangaben im Exposé, den Vertrag zur Auftragsverarbeitung, den Datenexport beim Wechsel, die Kosten über fünf Jahre und die Frage, was die KI selbst tun darf. Lassen Sie sich die Antworten schriftlich geben.
Dieser Artikel informiert allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei Vertrags- und Datenschutzfragen im Einzelfall fragen Sie einen Anwalt oder Ihren Datenschutzbeauftragten.
Die zwölf Fragen im Überblick
Die zwölf Fragen decken vier Bereiche ab: Abläufe, Daten und Recht, Kosten und Vertrag, Betrieb und KI. Die Tabelle eignet sich als Vorlage für jedes Anbietergespräch.
| Nr. | Frage | Woran Sie eine gute Antwort erkennen |
|---|---|---|
| 1 | Wie läuft eine Anfrage vom Eingang bis zum Besichtigungstermin? | Vorführung mit einer echten Anfrage aus Ihrem Büro |
| 2 | Welche Anfragekanäle landen in einem gemeinsamen Eingang? | Liste der Kanäle, die heute angebunden sind, nicht geplant |
| 3 | Wie entstehen Exposés und Anzeigen mit allen Pflichtangaben? | Felder für die Angaben nach § 87 GModG (früher Gebäudeenergiegesetz, GEG), die in die Vorlage fließen |
| 4 | Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und wer verarbeitet mit? | AVV nach Art. 28 DSGVO, Liste der Unterauftragsverarbeiter |
| 5 | Wie bekommen wir unsere Daten heraus? | Format, Umfang und Frist schriftlich |
| 6 | Wie werden Unterlagen nach dem Geldwäschegesetz abgelegt? | Ablage mit Aufbewahrungsfrist und begrenztem Zugriff |
| 7 | Wer sieht was, und wie funktioniert die Vertretung? | Rollen und Rechte, die Sie selbst einstellen |
| 8 | Was kostet die Software über fünf Jahre bei unserem Wachstum? | Angebot über 60 Monate mit Ihrer Nutzerzahl |
| 9 | Welche Laufzeit, Kündigungsfrist und Preisanpassung gelten? | klare Klauseln, keine einseitigen Preiserhöhungen ohne Grenze |
| 10 | Wer übernimmt die Daten aus dem bisherigen System? | Probelauf mit einem Auszug Ihrer Daten |
| 11 | Was macht die KI, und wer gibt frei? | Beschreibung je Aufgabe, Freigabe durch Menschen bei heiklen Schritten |
| 12 | Wer hilft im Alltag? | benannte Ansprechpartner, Reaktionszeiten, Schulung |
Abläufe: Fragen 1 bis 3
Die erste Frage zeigt mehr als jede Funktionsliste. Bitten Sie den Anbieter, eine echte Anfrage aus Ihrem Büro durchzuspielen: Ein Interessent schreibt über ein Immobilienportal am Sonntagabend zu einer Wohnung. Was passiert bis Montag früh? Wer bekommt die Anfrage, wird sie dem Objekt zugeordnet, bekommt der Interessent eine Antwort, und wie kommt er zu einem Termin? Zählen Sie die Handgriffe, die ein Makler dafür braucht.
Bei Frage 2 geht es um die Kanäle, über die Ihre Anfragen tatsächlich kommen: Immobilienportale, eigene Website, E-Mail, Telefon, eventuell Messenger. Lassen Sie sich zeigen, welche davon heute schon in einem gemeinsamen Eingang zusammenlaufen. Was „in Planung" ist, zählt für die Entscheidung nicht. Warum das wichtig ist, steht im Artikel Alle Anfragekanäle in einem Eingang bündeln.
Frage 3 betrifft eine Pflicht, die jede Anzeige trifft. Liegt ein Energieausweis vor, muss eine Immobilienanzeige in kommerziellen Medien nach § 87 Abs. 1 GModG unter anderem die Art des Energieausweises, den Endenergiebedarf oder Endenergieverbrauch und den wesentlichen Energieträger der Heizung nennen, bei Wohngebäuden außerdem Baujahr und Energieeffizienzklasse. Eine gute Software hat dafür Felder, die in Exposé und Portalexport übernommen werden, und warnt, wenn sie leer sind.
Daten und Recht: Fragen 4 bis 7
Eine Software, die personenbezogene Daten Ihrer Kunden verarbeitet, braucht einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Art. 28 Abs. 1 DSGVO verlangt, dass Sie nur mit Auftragsverarbeitern arbeiten, die hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten. Nach Art. 28 Abs. 2 darf der Anbieter weitere Auftragsverarbeiter, etwa ein Rechenzentrum oder einen KI-Dienst, nur mit Ihrer Genehmigung einsetzen. Fragen Sie nach der Liste dieser Unterauftragsverarbeiter und danach, wo die Daten gespeichert werden. Mehr dazu im Artikel Auftragsverarbeitung: AVV mit Software und Dienstleistern.
Frage 5 entscheidet über Ihre Unabhängigkeit. Der AVV muss nach Art. 28 Abs. 3 Buchstabe g DSGVO vorsehen, dass der Anbieter nach Ende der Leistung die personenbezogenen Daten nach Ihrer Wahl löscht oder zurückgibt. Für Cloud-Dienste kommen seit dem 12. September 2025 die Regeln der EU-Datenverordnung (Data Act) hinzu: Die Wechselrechte müssen schriftlich im Vertrag stehen, die Kündigungsfrist für die Einleitung des Wechsels darf zwei Monate nicht überschreiten, und für die Übertragung gilt eine Übergangsfrist von höchstens 30 Kalendertagen (Art. 25). Ab dem 12. Januar 2027 dürfen für den Vollzug des Wechsels keine Wechselentgelte mehr erhoben werden (Art. 29). Für überwiegend auf einen Kunden zugeschnittene Dienste gelten nach Art. 31 Ausnahmen. Fragen Sie daher konkret: In welchem Format bekommen wir Kontakte, Objekte, Dokumente und Verläufe, und was kostet das?
Frage 6 betrifft das Geldwäschegesetz. Immobilienmakler sind nach § 2 Abs. 1 Nr. 14 GwG Verpflichtete und müssen Aufzeichnungen und Belege nach § 8 Abs. 4 GwG fünf Jahre aufbewahren, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung endet, und spätestens nach zehn Jahren vernichten. Die digitale Speicherung ist nach § 8 Abs. 3 GwG zulässig, wenn die Daten während der Frist verfügbar und lesbar bleiben. Eine Software sollte Identifizierungsunterlagen getrennt ablegen, den Zugriff begrenzen und an das Fristende erinnern. Die Pflichten im Einzelnen beschreibt der Artikel Geldwäschegesetz: Pflichten für Immobilienmakler.
Frage 7 klingt technisch, hat aber mit dem Alltag zu tun. Wer im Team darf Eigentümerdaten sehen, wer die Provisionsübersicht, wer die Identifizierungsunterlagen? Und wenn ein Makler im Urlaub ist: Sieht seine Vertretung die offenen Anfragen und Termine, ohne dass jemand Passwörter teilt?
Kosten und Vertrag: Fragen 8 bis 10
Lassen Sie sich ein Angebot über fünf Jahre mit Ihrer erwarteten Nutzerzahl geben. Ein Preis pro Nutzer und Monat sieht im ersten Jahr klein aus und wächst mit jedem neuen Kollegen. Zusatzmodule, KI-Funktionen nach Verbrauch und Schnittstellen gehören in die Rechnung. Wie das konkret geht, zeigt der Artikel Was Maklersoftware wirklich kostet.
Bei Frage 9 lesen Sie drei Klauseln besonders genau: Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist und Preisanpassung. Eine Preisanpassungsklausel ohne Obergrenze verschiebt das Kostenrisiko vollständig auf Ihr Büro.
Frage 10 betrifft den Umstieg. Kontakte lassen sich meist übernehmen, Verläufe, Dokumente und Suchprofile oft nur mit Aufwand. Bestehen Sie auf einem Probelauf mit einem Auszug Ihrer echten Daten, bevor Sie unterschreiben, und klären Sie, wer die Übernahme macht und was sie kostet.
Betrieb und KI: Fragen 11 und 12
Bei KI-Funktionen kommt es weniger auf die Zahl der Funktionen an als auf die Antwort auf drei Punkte: Was genau übernimmt die KI, welche Schritte geschehen ohne Freigabe, und an welche Dienste gehen dabei Kundendaten? Ein Entwurf für eine Antwort an einen Interessenten ist etwas anderes als eine Absage an einen Eigentümer, die ohne Prüfung hinausgeht. Wie Sie diese Grenze ziehen, beschreibt der Artikel Wann die KI selbst handeln darf und wann ein Mensch freigibt.
Frage 12 klingt banal und wird im Alltag schnell wichtig. Fragen Sie, wer Ihr Ansprechpartner ist, wie schnell der Support reagiert und wie neue Mitarbeiter geschult werden. Eine Software, die niemand im Büro richtig bedienen kann, wird nach wenigen Monaten umgangen.
So werten Sie die Antworten aus
Die Antworten werden vergleichbar, wenn Sie jedem Anbieter dieselben Fragen in derselben Reihenfolge stellen. Drei Regeln helfen:
- Vorführung statt Folien. Jede Antwort zu den Fragen 1 bis 3 und 10 soll an Ihren eigenen Daten gezeigt werden.
- Schriftlich. Datenexport, AVV, Unterauftragsverarbeiter, Laufzeit und Preisanpassung gehören ins Angebot oder in den Vertrag.
- Ein Verantwortlicher. Eine Person im Büro führt alle Gespräche und hält die Antworten in derselben Tabelle fest.
Eine ausführlichere Prüfliste zu KI-Funktionen finden Sie in der Checkliste für ein KI-CRM.
Häufige Fragen
Was ist bei der Auswahl einer Maklersoftware am wichtigsten?
Am wichtigsten ist, wie gut die Software Ihre tatsächlichen Abläufe abbildet, vor allem den Weg einer Anfrage bis zum Termin. Lassen Sie sich das an einer echten Anfrage aus Ihrem Büro zeigen. Danach kommen Datenexport, Vertrag und Kosten über fünf Jahre.
Brauche ich mit meinem Softwareanbieter einen AVV?
Ja, wenn der Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, was bei einer Maklersoftware regelmäßig der Fall ist. Art. 28 DSGVO regelt die Anforderungen. Weitere Auftragsverarbeiter darf der Anbieter nur mit Ihrer Genehmigung einsetzen.
Wie lange muss die Software GwG-Unterlagen aufbewahren?
Nach § 8 Abs. 4 GwG fünf Jahre, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung endet. Spätestens nach zehn Jahren sind die Unterlagen zu vernichten. Eine digitale Ablage ist zulässig, wenn die Daten in der Frist verfügbar und lesbar bleiben.
Was regelt der Data Act beim Softwarewechsel?
Für Cloud-Dienste schreibt Art. 25 der Verordnung (EU) 2023/2854 unter anderem eine Kündigungsfrist von höchstens zwei Monaten für die Einleitung des Wechsels und eine Übergangsfrist von höchstens 30 Kalendertagen vor. Ab dem 12. Januar 2027 sind Wechselentgelte nicht mehr zulässig. Für maßgeschneiderte Dienste gibt es Ausnahmen nach Art. 31.
Wie viele Anbieter sollte ich vergleichen?
Eine feste Zahl gibt es nicht. Sinnvoll ist, nach einer ersten Sichtung wenige Anbieter in die Tiefe zu prüfen, mit denselben zwölf Fragen und einer Vorführung an Ihren eigenen Daten.
Ein letzter Hinweis
Stellen Sie die Fragen vor dem Vertrag, nicht danach. Wer erst nach der Unterschrift fragt, wie die Daten wieder herauskommen, verhandelt aus der schwächeren Position. Drucken Sie die Tabelle oben aus und nehmen Sie sie in das erste Anbietergespräch mit.
Quellen
- Gebäudeenergiegesetz, § 87: https://www.gesetze-im-internet.de/geg/__87.html
- Geldwäschegesetz, § 2: https://www.gesetze-im-internet.de/gwg_2017/__2.html
- Geldwäschegesetz, § 8: https://www.gesetze-im-internet.de/gwg_2017/__8.html
- Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 28: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679
- Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act), Art. 25, 29, 31, 50: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32023R2854
Stand: Oktober 2026
