Kurze Antwort: Ein Maklerbüro steuert man nicht über den Umsatz, denn der zeigt nur, was vor Monaten entschieden wurde. Brauchbarer sind wenige Frühwerte entlang der Kette: Zeit bis zur ersten hilfreichen Antwort, Vorgänge ohne nächsten Schritt, Quote von Bewertungsgespräch zu Auftrag, Vermarktungsdauer und eine gewichtete Pipeline. Acht bis zehn Kennzahlen, wöchentlich und monatlich angesehen, sind ein Umfang, den ein Büro dauerhaft pflegen kann.
Warum der Umsatz allein nicht steuert
Der Provisionsumsatz ist eine Spätkennzahl. Nach § 652 Abs. 1 BGB entsteht der Anspruch auf Maklerlohn nur, wenn der Hauptvertrag infolge des Nachweises oder der Vermittlung zustande kommt; bei einer aufschiebenden Bedingung erst mit deren Eintritt. Bis eine Provision auf dem Konto ist, liegen Akquise, Vermarktung, Besichtigungen, Verhandlung und Notartermin oft Monate zurück. Wer erst beim Umsatz merkt, dass etwas fehlt, kann nur noch die Ursachen von gestern suchen.
Frühkennzahlen messen dagegen das, was heute passiert und den Umsatz von morgen bestimmt: ob Anfragen beantwortet werden, ob Bewertungsgespräche zu Aufträgen werden, ob Objekte in angemessener Zeit verkauft werden. Diese Werte kann ein Büro in derselben Woche beeinflussen.
Die zehn Kennzahlen im Überblick
Die folgende Auswahl deckt die Kette von der Akquise bis zur Provision ab. Sie müssen nicht alle von Anfang an erheben. Beginnen Sie mit drei, die Sie sofort verlässlich messen können.
| Nr. | Kennzahl | Was sie zeigt | Wie messen | Wie oft |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Zeit bis zur ersten hilfreichen Antwort | Wie schnell Interessenten eine inhaltliche Rückmeldung bekommen | Zeitstempel Eingang und erste Antwort, automatische Bestätigungen nicht mitzählen | Wöchentlich |
| 2 | Offene Anfragen am Tagesende | Ob der Eingang abgearbeitet wird | Anzahl Anfragen ohne Antwort und ohne Zuständigen | Täglich |
| 3 | Vorgänge ohne nächsten Schritt | Wo Kontakte versanden | Offene Vorgänge ohne fällige Aufgabe | Wöchentlich |
| 4 | Quote Anfrage zu Besichtigung | Ob Anfragen und Objekt zusammenpassen | Besichtigungen geteilt durch qualifizierte Anfragen je Objekt | Monatlich |
| 5 | Ausfallquote Besichtigungen | Wie verbindlich Termine sind | Nicht erschienene geteilt durch vereinbarte Termine | Monatlich |
| 6 | Quote Bewertungsgespräch zu Auftrag | Stärke der Akquise | Erteilte Aufträge geteilt durch geführte Gespräche | Quartal |
| 7 | Vermarktungsdauer | Wie realistisch Preise und Vermarktung sind | Tage vom Auftrag bis zur Beurkundung | Monatlich |
| 8 | Abstand Angebotspreis zu Kaufpreis | Qualität der Preiseinschätzung | Kaufpreis geteilt durch ersten Angebotspreis | Quartal |
| 9 | Gewichtete Pipeline | Erwartbare Provision der nächsten Monate | Provision je Vorgang mal Wahrscheinlichkeit der Phase | Monatlich |
| 10 | Realisierte Provision je Abschluss | Wirtschaftlicher Wert der Abschlüsse | Provisionsumsatz geteilt durch Abschlüsse | Quartal |
Die Kennzahlen 1 bis 3 sind reine Ablaufwerte. Sie sagen nichts über Marktlage oder Preise, sondern nur darüber, ob das Büro seine eigenen Vorgänge im Griff hat. Gerade deshalb eignen sie sich als Start: Sie lassen sich ohne Diskussion über Ursachen verbessern. Warum die Antwortzeit so viel Gewicht hat, erklärt der Artikel über Immobilienanfragen schnell beantworten.
Frühwerte und Spätwerte unterscheiden
Ordnen Sie jede Kennzahl ein, bevor Sie Ziele setzen. Frühwerte (1 bis 6) reagieren innerhalb von Tagen oder Wochen auf Änderungen im Ablauf. Spätwerte (7 bis 10) zeigen das Ergebnis über Monate und hängen stärker vom Markt ab.
Ein Beispiel: Wenn die Vermarktungsdauer steigt, kann das an zu hohen Angebotspreisen liegen, an weniger Nachfrage oder an langsamer Bearbeitung. Der Spätwert allein sagt nicht, welche Ursache es ist. Erst der Blick auf Kennzahl 4 und 8 hilft weiter. Steigt die Vermarktungsdauer, während die Quote von Anfrage zu Besichtigung sinkt und der Abstand zwischen Angebots- und Kaufpreis wächst, spricht vieles für ein Preisthema. Bleiben diese Werte stabil, lohnt der Blick auf die Abläufe.
Rechenbeispiel: gewichtete Pipeline und Auftragsquote
Das folgende Beispiel arbeitet mit angenommenen Werten. Es zeigt die Rechenweise, keine typischen Marktzahlen.
Ein Büro führt im Quartal 20 Bewertungsgespräche und erhält daraus 6 Aufträge. Die Auftragsquote beträgt 6 geteilt durch 20, also 30 %. Angenommen, aus einem Auftrag wird mit einer Wahrscheinlichkeit von 80 % ein Abschluss, und die durchschnittliche Provision je Abschluss liegt bei 12.000 Euro. Dann ergibt sich aus diesen 6 Aufträgen eine erwartete Provision von 6 mal 0,8 mal 12.000 Euro, also 57.600 Euro.
Steigt die Auftragsquote bei gleich vielen Gesprächen auf 35 %, sind das 7 Aufträge. Die erwartete Provision liegt dann bei 7 mal 0,8 mal 12.000 Euro, also 67.200 Euro. Die Differenz von 9.600 Euro entsteht ohne zusätzliches Gespräch, nur durch eine bessere Quote. Ob sich die Quote verbessern lässt, hängt von Ihrem Markt und Ihrer Gesprächsführung ab; die Rechnung zeigt lediglich, wo sich die Arbeit lohnen würde.
Für die gewichtete Pipeline legen Sie je Phase eine Wahrscheinlichkeit fest, etwa für „Auftrag erteilt", „Reservierung oder Kaufzusage" und „Notartermin steht". Die Prozentsätze sollten aus Ihren eigenen abgeschlossenen Vorgängen der letzten ein bis zwei Jahre stammen, nicht aus einer Faustregel. Passen Sie sie einmal jährlich an.
Kennzahlen je Makler: was zu beachten ist
Kennzahlen je Person sind nützlich, wenn sie zur Einarbeitung und zum Gespräch dienen, und schädlich, wenn sie nur als Rangliste aushängen. Ein neuer Makler mit langer Antwortzeit braucht meist bessere Vorlagen oder klarere Zuständigkeiten, keine Ermahnung.
Rechtlich gilt: Auswertungen je Mitarbeiter sind Verarbeitungen von Beschäftigtendaten. Wo ein Betriebsrat besteht, hat er nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitzubestimmen bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Klären Sie vor der Einführung personenbezogener Auswertungen mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Anwalt, welche Werte Sie in welcher Form auswerten dürfen. Dieser Artikel informiert allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung.
Ein praktikabler Weg ist die Trennung: Bürowerte sieht das ganze Team, Werte je Person sehen nur die Person selbst und die Leitung im Einzelgespräch.
Woher die Zahlen kommen
Kennzahlen, die von Hand in eine Tabelle übertragen werden, veralten schnell und werden irgendwann nicht mehr gepflegt. Tragfähiger ist es, wenn die Werte aus dem entstehen, was ohnehin dokumentiert wird: Eingangszeit der Anfrage, Zeitpunkt der Antwort, Besichtigungstermin, Phasenwechsel eines Objekts. Dafür muss jeder Vorgang in einem System geführt werden, nicht in persönlichen Postfächern. Was ein solches System können sollte, fasst die Checkliste für ein KI-CRM im Maklerbüro zusammen.
Achten Sie bei jeder Kennzahl auf eine eindeutige Definition. „Antwortzeit" kann die automatische Eingangsbestätigung meinen oder die erste inhaltliche Antwort. Für die Steuerung zählt nur die zweite. Schreiben Sie die Definition einmal auf und ändern Sie sie nicht stillschweigend, sonst vergleichen Sie Monate miteinander, die nicht vergleichbar sind.
Wie oft Sie auf welche Zahl schauen
Ein fester Rhythmus verhindert, dass Kennzahlen nur in schlechten Monaten angesehen werden:
- Täglich, zwei Minuten: offene Anfragen ohne Antwort oder ohne Zuständigen.
- Wöchentlich, fünfzehn Minuten im Team: Antwortzeit, Vorgänge ohne nächsten Schritt, anstehende Besichtigungen. Je auffälligem Wert eine Maßnahme mit Namen und Datum.
- Monatlich, Leitung: Quote Anfrage zu Besichtigung, Ausfallquote, Vermarktungsdauer, gewichtete Pipeline.
- Quartalsweise: Auftragsquote, Preisabstand, Provision je Abschluss. Hier werden auch die Wahrscheinlichkeiten der Pipeline geprüft.
Wenn die Ausfallquote bei Besichtigungen auffällt, helfen die Hinweise zu ausgefallenen Besichtigungen. Für die Auftragsquote lohnt der Blick auf die Gesprächsführung beim Alleinauftrag.
Häufige Fragen
Wie viele Kennzahlen braucht ein Maklerbüro?
Für die laufende Steuerung genügen acht bis zehn. Jeder weitere Wert muss gepflegt und besprochen werden, sonst wird er bald ignoriert. Beginnen Sie mit drei, die Sie verlässlich messen können, und erweitern Sie erst, wenn diese regelmäßig angesehen werden.
Welche Kennzahl sollte ein Maklerbüro zuerst einführen?
Gut geeignet ist die Zahl der offenen Vorgänge ohne nächsten Schritt. Sie ist leicht zu messen, sofort verständlich und zeigt direkt, wo Kontakte versanden. Die Zeit bis zur ersten hilfreichen Antwort ist ein guter zweiter Wert.
Wie berechnet man die gewichtete Pipeline?
Sie multiplizieren die erwartete Provision jedes offenen Vorgangs mit der Wahrscheinlichkeit seiner Phase und addieren die Ergebnisse. Die Wahrscheinlichkeiten sollten aus den eigenen abgeschlossenen Vorgängen stammen. Das Ergebnis ist eine Schätzung, keine Zusage.
Dürfen Kennzahlen je Makler ausgewertet werden?
Grundsätzlich ist das möglich, es handelt sich aber um Beschäftigtendaten. Wo ein Betriebsrat besteht, ist § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zu beachten. Klären Sie Umfang und Zweck vorher mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Anwalt.
Ab wann zählt eine Provision als Umsatz in der Auswertung?
Für die Steuerung ist es sinnvoll, erst den Abschluss des Hauptvertrags als gesicherten Wert zu zählen, weil der Lohnanspruch nach § 652 BGB erst dann entsteht. Alles davor gehört in die gewichtete Pipeline. Wie Sie Umsätze buchhalterisch erfassen, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Quellen
- Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), § 652 Entstehung des Lohnanspruchs: https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__652.html
- Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), § 87 Mitbestimmungsrechte: https://www.gesetze-im-internet.de/betrvg/__87.html
Stand: Oktober 2026
