Kurze Antwort: Neue Makler werden schneller selbständig, wenn drei Dinge vor dem ersten Tag stehen: aufgeschriebene Abläufe, fertige Zugänge und ein erfahrener Kollege als feste Ansprechperson. Danach übernimmt der Neue Schritt für Schritt eigene Vorgänge, erst begleitet, dann allein. Rechtlich sind vor oder am ersten Tag Vertragsnachweis, Vertraulichkeit, Geldwäsche-Unterrichtung und bei KI-Werkzeugen die KI-Kompetenz zu regeln.
Woran hängt die Einarbeitungszeit eines Maklers?
Vor allem daran, wie viel Wissen der Neue erfragen muss, statt es nachlesen zu können. Fachlich bringen erfahrene Makler vieles mit. Was ihnen fehlt, ist das Wissen über Ihr Büro: wie eine Anfrage hier läuft, wer Exposés freigibt, welche Eigentümer besonders behandelt werden, welche Vorlagen gelten. Steht davon nichts geschrieben, kostet jede Frage einen Kollegen Zeit, und manche Frage wird gar nicht erst gestellt.
Die Einarbeitung beginnt deshalb vor dem ersten Arbeitstag, bei der Frage, ob Ihre Abläufe überhaupt aufgeschrieben sind. Wie Sie das laufend tun, beschreibt der Beitrag Wissen im Maklerbüro sichern.
Was muss vor dem ersten Arbeitstag erledigt sein?
Organisatorisch: Arbeitsplatz, Geräte, E-Mail-Adresse des Büros, Zugang zum CRM mit passender Rolle, Signatur, Visitenkarten, Telefonanlage. Ein neuer Makler, der am ersten Tag auf Zugänge wartet, lernt vor allem, dass niemand mit ihm gerechnet hat.
Rechtlich sind einige Pflichten an feste Zeitpunkte gebunden. Dieser Abschnitt informiert allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung; im Einzelfall fragen Sie eine Anwältin für Arbeitsrecht oder Ihren Datenschutzbeauftragten.
| Pflicht | Bis wann | Grundlage |
|---|---|---|
| Schriftlicher Nachweis: Vertragsparteien, Arbeitsentgelt, Arbeitszeit | spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung | § 2 Abs. 1 NachwG |
| Nachweis: Beginn, Befristung, Arbeitsort, Tätigkeit, Probezeit u. a. | spätestens am siebten Kalendertag nach Beginn | § 2 Abs. 1 NachwG |
| Nachweis der übrigen wesentlichen Bedingungen | spätestens einen Monat nach Beginn | § 2 Abs. 1 NachwG |
| Verarbeitung personenbezogener Daten nur auf Weisung des Büros | vor dem ersten Zugriff | Art. 29, Art. 32 Abs. 4 DSGVO |
| Unterrichtung über Methoden der Geldwäsche und die einschlägigen Pflichten | erstmalig und laufend | § 6 Abs. 2 Nr. 6 GwG |
| Maßnahmen zur Unterstützung der KI-Kompetenz bei Nutzung von KI-Systemen | vor der Nutzung, laufend | Art. 4 KI-Verordnung |
Zum Nachweisgesetz: Die Niederschrift kann inzwischen auch in Textform abgefasst und elektronisch übermittelt werden, wenn das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und Sie mit der Übermittlung einen Empfangsnachweis anfordern (§ 2 Abs. 1 Satz 2 NachwG).
Zum Datenschutz: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter müssen Schritte unternehmen, damit ihnen unterstellte Personen Daten nur auf Anweisung verarbeiten (Art. 32 Abs. 4 DSGVO). In der Praxis geschieht das durch eine schriftliche Verpflichtung auf Vertraulichkeit und eine kurze Einweisung in die Regeln des Büros.
Zur Geldwäsche: Immobilienmakler gehören zu den Verpflichteten (§ 2 Abs. 1 Nr. 14 GwG). Die interne Sicherungsmaßnahme der Unterrichtung umfasst Typologien und aktuelle Methoden der Geldwäsche sowie die einschlägigen Pflichten, einschließlich Datenschutz. Arbeitet der Makler als Angestellter, liegen diese Pflichten beim Unternehmen (§ 6 Abs. 3 GwG). Was genau dazugehört, zeigt der Beitrag Geldwäschegesetz: Pflichten für Immobilienmakler.
Zur KI: Art. 4 der KI-Verordnung gilt seit dem 2. Februar 2025 und wurde mit Wirkung zum 27. Juli 2026 durch die Verordnung (EU) 2026/1744 neu gefasst. Betreiber von KI-Systemen ergreifen danach Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen; ein bestimmtes Niveau müssen sie nicht garantieren. Eine bestimmte Schulungsform schreibt die Verordnung nicht vor. Die Bundesnetzagentur hatte zur ersten Fassung empfohlen, die Maßnahmen zu dokumentieren, und das bleibt sinnvoll.
Gilt 2026 noch eine Weiterbildungspflicht für Makler?
Für Immobilienmakler nicht mehr. Nach Angaben der Bundesregierung müssen sich Immobilienmaklerinnen und -makler ab dem 24. Juli 2026 nicht mehr regelmäßig weiterbilden. Der aktuelle Wortlaut von § 34c Abs. 2a GewO nennt die Pflicht von 20 Stunden in drei Kalenderjahren nur noch für Wohnimmobilienverwalter und die bei ihnen unmittelbar mitwirkenden Beschäftigten. Ist Ihr Büro auch in der Verwaltung tätig, gilt die Pflicht dort weiter.
Für die Einarbeitung heißt das: Fachliche Schulung ist für Makler jetzt Ihre Entscheidung, nicht mehr eine Frage der Nachweispflicht. Der Bedarf ist dadurch nicht kleiner geworden. Hintergründe zur alten und neuen Rechtslage stehen im Beitrag zur Weiterbildungspflicht nach § 34c GewO.
Eine Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 GewO braucht, wer gewerbsmäßig Verträge über Grundstücke oder Räume vermittelt oder nachweist. Arbeitet der Neue nicht als Angestellter, sondern als selbständiger freier Mitarbeiter, klären Sie vor dem Start mit der zuständigen IHK, ob er eine eigene Erlaubnis braucht.
Ein Einarbeitungsplan für die ersten 90 Tage
Der folgende Plan ist ein Beispiel für einen Makler mit Berufserfahrung, der in ein Büro mit fünf bis fünfzehn Kollegen wechselt. Für Quereinsteiger verlängern sich die Phasen.
| Zeitraum (Beispiel) | Schwerpunkt | Woran Sie den Fortschritt sehen |
|---|---|---|
| Tag 1 bis 5 | Abläufe des Büros, CRM, Vorlagen; bei zwei Besichtigungen und einem Eigentümergespräch dabei | kennt den Weg einer Anfrage im System |
| Woche 2 bis 4 | eigene Anfragen beantworten, Besichtigungen mit Begleitung, Gesprächsnotizen im CRM | Anfragen fristgerecht beantwortet, Notizen vollständig |
| Monat 2 | erste eigene Objekte in der Vermarktung, Eigentümerkontakt mit Rückfragen an die Ansprechperson | Exposé und Vermarktungsplan freigegeben |
| Monat 3 | eigene Akquise, eigener Bestand, Vertretung für einen Kollegen | führt Vorgänge ohne Rückfragen, vertritt andere |
Während einer vereinbarten Probezeit, längstens für sechs Monate, kann das Arbeitsverhältnis mit einer Frist von zwei Wochen gekündigt werden (§ 622 Abs. 3 BGB). Nutzen Sie diesen Zeitraum für zwei feste Gespräche, etwa nach dem ersten und nach dem dritten Monat, mit dem Plan als Grundlage.
Wie die feste Ansprechperson arbeitet
Ein erfahrener Kollege begleitet den Neuen in den ersten Wochen. Damit das nicht nebenbei läuft, hilft eine klare Absprache:
- Feste Zeit. Täglich eine kurze Runde in der ersten Woche, danach zweimal wöchentlich.
- Begleiten, dann übergeben. Erst macht der Erfahrene vor, dann der Neue mit Begleitung, dann der Neue allein mit Rückblick.
- Fragen sammeln. Was der Neue fragt, landet als Ergänzung in der Ablaufbeschreibung. So wird die nächste Einarbeitung kürzer.
- Freigaben klar regeln. Was der Neue allein entscheiden darf und wo er fragt, steht von Anfang an fest, etwa bei Preisaussagen gegenüber Eigentümern.
- Entlastung für die Ansprechperson. Wer einarbeitet, bekommt in dieser Zeit weniger neue Vorgänge.
Was ein gut geführtes CRM zur Einarbeitung beiträgt
Wenn alle Vorgänge mit Verlauf im System stehen, kann ein neuer Makler einen laufenden Verkauf in einer Stunde nachvollziehen, statt den Kollegen eine Stunde zu befragen. Aufgaben mit Fristen zeigen ihm, was heute zu tun ist. Textbausteine und Vorlagen sorgen dafür, dass seine ersten Antworten zum Büro passen. Eine Zuordnung von Anfragen nach Regeln verhindert, dass er in der ersten Woche entweder nichts oder alles bekommt. Welche Aufgaben KI dabei sinnvoll übernimmt, beschreibt die Seite KI für Immobilienmakler.
Ein Schritt lohnt sich unabhängig vom System: Lassen Sie den nächsten neuen Kollegen nach vier Wochen aufschreiben, was ihm gefehlt hat. Diese Liste ist ein guter Hinweis darauf, wo Ihre Abläufe noch nur in Köpfen stehen.
So arbeiten wir
Büros, die mit International Tech arbeiten, bekommen ein eigenes System auf eigenem Server ohne Gebühr pro Nutzer. Neue Kollegen können dort die Lernvideos der Kundenakademie selbst durcharbeiten, bevor sie die ersten Vorgänge übernehmen.
Häufige Fragen
Wie lange dauert die Einarbeitung eines neuen Maklers?
Das hängt von Erfahrung und Büro ab. Der Plan in diesem Artikel rechnet als Beispiel mit 90 Tagen für einen erfahrenen Wechsler; Quereinsteiger brauchen länger. Entscheidend ist, dass die Fortschritte an konkreten Ergebnissen messbar sind.
Welche Unterlagen braucht ein neuer Makler am ersten Tag?
Den schriftlichen Nachweis mit Vertragsparteien, Arbeitsentgelt und Arbeitszeit (§ 2 NachwG), die Verpflichtung auf Vertraulichkeit sowie die Ablaufbeschreibungen und Zugänge des Büros.
Müssen Makler sich 2026 noch weiterbilden?
Eine gesetzliche Weiterbildungspflicht für Immobilienmakler besteht seit dem 24. Juli 2026 nicht mehr. Für Wohnimmobilienverwalter und ihre unmittelbar mitwirkenden Beschäftigten gilt sie nach § 34c Abs. 2a GewO weiter.
Muss ein neuer Makler zum Geldwäschegesetz geschult werden?
Das Büro muss seine Mitarbeiter erstmalig und laufend über Methoden der Geldwäsche und die einschlägigen Pflichten unterrichten (§ 6 Abs. 2 Nr. 6 GwG). Halten Sie fest, wann und wie das geschehen ist.
Braucht ein freier Mitarbeiter eine eigene Erlaubnis nach § 34c GewO?
Das hängt davon ab, ob er selbst gewerbsmäßig tätig ist. Klären Sie das vor dem Start mit der zuständigen IHK, denn ohne erforderliche Erlaubnis darf er nicht vermitteln.
Quellen
- Nachweisgesetz § 2 Nachweispflicht: https://www.gesetze-im-internet.de/nachwg/__2.html
- Bürgerliches Gesetzbuch § 622 Kündigungsfristen: https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__622.html
- Gewerbeordnung § 34c: https://www.gesetze-im-internet.de/gewo/__34c.html
- Bundesregierung, Bürokratieabbau bei Gewerben (Weiterbildungspflicht ab 24. Juli 2026): https://www.bundesregierung.de/breg-de/aktuelles/buerokratieabbau-heizungslabel-2392140
- Geldwäschegesetz § 6 Interne Sicherungsmaßnahmen: https://www.gesetze-im-internet.de/gwg_2017/__6.html
- Geldwäschegesetz § 2 Verpflichtete: https://www.gesetze-im-internet.de/gwg_2017/__2.html
- Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679, Art. 29 und 32: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679
- Bundesnetzagentur, Hinweispapier KI-Kompetenzen nach Artikel 4 KI-Verordnung (Juni 2025): https://www.bundesnetzagentur.de/DE/Fachthemen/Digitales/KI/_functions/Hinweispapier.pdf?__blob=publicationFile&v=2
- KI-Verordnung Art. 4 in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744 (konsolidierte Fassung bei buzer.de): https://www.buzer.de/4_KI-VO.htm
Stand: Oktober 2026
