Kurze Antwort: Eine Anfrage am Sonntagabend braucht keine Maklerin, die sofort zurückruft, sondern eine verlässliche Erstantwort: Eingang bestätigt, Fragen aus dem Exposé beantwortet, nächster Schritt mit Datum benannt. Der Rest wird am nächsten Arbeitstag sortiert abgearbeitet. Angestellte Makler bleiben dabei in ihrer Ruhezeit, und ein KI-Assistent muss sich seit August 2026 als solcher zu erkennen geben.
Warum Anfragen außerhalb der Bürozeiten eine eigene Regel brauchen
Ohne Regel entscheidet der Zufall, ob eine Abendanfrage beantwortet wird. Eine Kollegin schaut am Sonntag ins Postfach, ein anderer nicht, und am Montag weiß niemand, wer schon geantwortet hat. Der Interessent erlebt in beiden Fällen dasselbe Büro unterschiedlich.
Wie groß das Thema in Ihrem Büro ist, lässt sich in einer Stunde messen. Exportieren Sie die Anfragen der letzten drei Monate mit Eingangszeitpunkt und zählen Sie, wie viele nach 18 Uhr, am Samstag oder am Sonntag eingegangen sind. Notieren Sie daneben, wann die erste Antwort rausging. Diese zwei Spalten zeigen, ob Sie ein Problem haben und wie lange Interessenten im Schnitt warten. Warum gerade die ersten Stunden zählen, beschreibt der Artikel Immobilienanfragen schnell beantworten.
Was eine automatische Erstantwort enthalten sollte
Die Erstantwort ersetzt kein Gespräch. Sie verhindert, dass der Interessent ins Leere schreibt, und sie sammelt die Angaben, die Ihr Team am Montag braucht. Als Gerüst reichen fünf Bestandteile:
- Eingangsbestätigung mit Objektbezug. Nicht „Danke für Ihre Nachricht", sondern der Name des Objekts und die Anfragenummer.
- Ein fester nächster Schritt. „Frau Berger meldet sich am Montag bis 11 Uhr" ist besser als „in Kürze". Wer einen Termin nennt, muss ihn halten können.
- Antworten auf die Fragen, die das Exposé schon beantwortet. Baujahr, Energiekennwerte, Grundriss, Verfügbarkeit. Diese Angaben dürfen nur aus freigegebenen Objektdaten stammen.
- Drei bis vier Rückfragen zur Vorqualifizierung. Finanzierungsstand, gewünschter Einzug, Zahl der Personen, ob ein Verkauf der eigenen Immobilie nötig ist.
- Ein Weg zum Besichtigungstermin, sofern Sie Termine freigegeben haben. Wie das ohne Hin und Her funktioniert, steht in Besichtigungstermine automatisch planen.
Dazu gehört der Datenschutzhinweis. Wer Daten beim Interessenten erhebt, muss nach Art. 13 DSGVO zum Zeitpunkt der Erhebung unter anderem Verantwortlichen, Zwecke, Rechtsgrundlage und Speicherdauer mitteilen. Ein Link auf Ihre Datenschutzerklärung in der ersten Nachricht erfüllt das in der Regel einfacher als ein langer Textblock.
Was abends automatisch laufen darf und was bis Montag wartet
Die wichtigste Entscheidung ist die Grenze zwischen Auskunft und Zusage. Auskunft darf ein System geben, eine Zusage gibt ein Mensch.
| Anliegen am Abend | Automatisch möglich | Wartet auf einen Menschen |
|---|---|---|
| Frage zu Größe, Baujahr, Energieausweis | Antwort aus freigegebenen Objektdaten | Abweichungen oder Unklarheiten im Exposé |
| Wunsch nach Besichtigung | Termin aus freigegebenen Zeitfenstern anbieten | Sondertermine, Termine im bewohnten Objekt ohne Freigabe |
| Preisverhandlung, Gebot | Eingang bestätigen, Übergabe ankündigen | Jede Aussage zum Preis |
| Reservierungswunsch | Eingang bestätigen | Alles Weitere |
| Beschwerde oder Widerruf | Eingang bestätigen, Zuständigen benennen | Inhaltliche Antwort |
| Eigentümer möchte verkaufen | Rückfragen zu Objekt und Zeitplan | Bewertung, Honorar, Auftrag |
Die Tabelle ist ein Ausgangspunkt. Schreiben Sie Ihre eigene Fassung auf eine Seite und hängen Sie sie dort auf, wo das Team sie sieht. Ausführlich zur Frage, wann eine Maschine handeln darf: Wann die KI selbst handeln darf und wann ein Mensch freigibt.
Arbeitszeitgesetz: was angestellte Makler am Abend dürfen
Das Arbeitszeitgesetz setzt der Idee „dann antwortet eben jemand vom Handy" klare Grenzen. Es gilt für Arbeitnehmer, also für angestellte Makler und Assistenzkräfte (§ 2 Abs. 2 ArbZG), nicht für den Inhaber und nicht für selbständige Partner.
- Tägliche Arbeitszeit: höchstens acht Stunden je Werktag, verlängerbar auf zehn, wenn der Durchschnitt über sechs Kalendermonate oder 24 Wochen acht Stunden nicht übersteigt (§ 3 ArbZG).
- Ruhezeit: nach Ende der täglichen Arbeitszeit mindestens elf Stunden, und zwar ununterbrochen (§ 5 Abs. 1 ArbZG).
- Sonntage und Feiertage: Beschäftigung von 0 bis 24 Uhr grundsätzlich verboten (§ 9 Abs. 1 ArbZG). Der Ausnahmekatalog in § 10 ArbZG nennt Maklerbüros nicht ausdrücklich.
- Leitende Angestellte im Sinne des Betriebsverfassungsgesetzes sind ausgenommen (§ 18 Abs. 1 Nr. 1 ArbZG).
Für die Praxis heißt das: Eine Rufbereitschaft nach Gefühl, bei der Angestellte abends „mal kurz" Anfragen beantworten, passt schlecht zu diesen Regeln. Wie kurze Unterbrechungen am Abend arbeitsrechtlich zu bewerten sind, sollten Sie mit einer Fachanwältin für Arbeitsrecht klären, bevor Sie eine Dienstregel schreiben. Sauberer ist es, die Lücke technisch zu schließen und den Menschen am nächsten Arbeitstag einzuplanen. Sonntagsbesichtigungen mit angestellten Maklern gehören in dieselbe Prüfung.
Dieser Artikel informiert allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung. Im Einzelfall fragen Sie eine Anwältin oder Ihren Datenschutzbeauftragten.
KI-Assistent am Abend: Kennzeichnung nach Art. 50 KI-Verordnung
Wenn ein KI-System abends mit Interessenten schreibt, gilt seit dem 2. August 2026 die Transparenzpflicht der KI-Verordnung. Nach Art. 50 Abs. 1 müssen KI-Systeme, die für die direkte Interaktion mit Menschen bestimmt sind, so gestaltet sein, dass die Person erfährt, dass sie mit einem KI-System spricht. Das entfällt nur, wenn es aus Sicht eines verständigen Menschen ohnehin offensichtlich ist. Nach Art. 50 Abs. 5 muss die Information spätestens bei der ersten Interaktion klar und eindeutig kommen. Der Geltungsbeginn ergibt sich aus Art. 113 der Verordnung.
Die Pflicht in Abs. 1 richtet sich an den Anbieter des Systems. Als Büro sollten Sie trotzdem prüfen, dass Ihr Assistent den Hinweis wirklich gibt, denn der Interessent ordnet die Nachricht Ihnen zu. Ein Satz genügt: „Ich bin der digitale Assistent des Büros. Eine Maklerin übernimmt am Montag."
Zwei weitere Regeln schützen vor Ärger. Der Assistent beantwortet nur, was in freigegebenen Daten steht, und er sagt offen, wenn er etwas nicht weiß. Und jede Unterhaltung landet vollständig im CRM, damit der Mensch am Montag sieht, was gesagt wurde. Worauf Sie bei der Auswahl eines solchen Systems achten sollten, fasst die Checkliste zum KI-CRM für Makler zusammen. Den Rechtsrahmen insgesamt behandelt EU AI Act: was Immobilienmakler beachten müssen.
Nachfassen am Wochenende: Antwort ist nicht gleich Werbung
Die Antwort auf eine konkrete Objektanfrage ist etwas anderes als ein ungefragtes Angebot. Sobald die Erstantwort aber weitere Objekte vorschlägt oder der Interessent in eine automatische Nachfassreihe rutscht, wird es heikel. Werbung per E-Mail ist nach § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung stets eine unzumutbare Belästigung. Die Ausnahme in § 7 Abs. 3 UWG setzt unter anderem voraus, dass Sie die Adresse im Zusammenhang mit einem Verkauf erhalten haben, was bei einer bloßen Anfrage meist nicht vorliegt.
Praktisch bedeutet das: Die Erstantwort bleibt beim angefragten Objekt. Weitere Angebote schicken Sie erst, wenn der Interessent dem ausdrücklich zugestimmt hat, zum Beispiel über ein Suchprofil mit eigenem Häkchen. Wie Sie Suchprofile sauber führen, beschreibt Suchprofile pflegen und neue Objekte automatisch zuordnen.
Der Montagmorgen entscheidet
Die beste Abendantwort nützt nichts, wenn am Montag niemand weiß, was zu tun ist. Legen Sie deshalb eine feste Übergabe fest:
- Bis 8:30 Uhr liegt eine Liste aller Anfragen seit Freitag 18 Uhr vor, sortiert nach Dringlichkeit: Gebote und Reservierungswünsche zuerst, dann Besichtigungswünsche, dann allgemeine Fragen.
- Jede Anfrage hat einen namentlich Zuständigen. Ohne Namen keine Zusage in der Erstantwort.
- Die in der Erstantwort genannte Frist wird im Kalender des Zuständigen eingetragen, automatisch oder von Hand.
- Was bis zur genannten Uhrzeit nicht erledigt ist, wird an die Teamleitung gemeldet.
Diese Liste ist zugleich Ihre Messung. Nach vier Wochen sehen Sie, ob die Fristen gehalten werden und welche Fragen die Erstantwort noch nicht abdeckt.
Häufige Fragen
Muss ein Maklerbüro am Wochenende auf Anfragen antworten?
Eine gesetzliche Antwortfrist für Immobilienanfragen gibt es nicht. Es geht um Verlässlichkeit gegenüber Interessenten und Eigentümern. Eine automatische Erstantwort mit festem nächsten Schritt erfüllt diese Erwartung, ohne dass jemand am Sonntag arbeitet.
Dürfen angestellte Makler abends noch E-Mails beantworten?
Das Arbeitszeitgesetz verlangt nach Ende der täglichen Arbeitszeit eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden (§ 5 Abs. 1 ArbZG). Regelmäßige Abendarbeit muss deshalb in die Arbeitszeitplanung passen. Wie einzelne kurze Tätigkeiten zu bewerten sind, klären Sie arbeitsrechtlich, bevor Sie eine Dienstregel festlegen.
Muss ein Chatbot sagen, dass er eine KI ist?
Ja, seit dem 2. August 2026 sieht Art. 50 Abs. 1 der KI-Verordnung das für Systeme vor, die direkt mit Menschen interagieren, sofern es nicht offensichtlich ist. Der Hinweis muss spätestens bei der ersten Interaktion kommen. Ein kurzer Satz am Anfang des Chats genügt in der Praxis.
Darf die automatische Antwort weitere passende Objekte vorschlagen?
Das ist Werbung, und für Werbung per E-Mail verlangt § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG eine vorherige ausdrückliche Einwilligung. Holen Sie diese getrennt ein, etwa über ein Suchprofil. Bis dahin bleibt die Antwort beim angefragten Objekt.
Was gehört nicht in eine automatische Antwort?
Aussagen zum Preis, Reservierungszusagen, Einschätzungen zur Finanzierung und alles, was nicht in freigegebenen Objektdaten steht. Diese Punkte übernimmt ein Mensch am nächsten Arbeitstag. Die Erstantwort bestätigt nur den Eingang und nennt, wer sich wann meldet.
Quellen
- Arbeitszeitgesetz, § 2 Begriffsbestimmungen: https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__2.html
- Arbeitszeitgesetz, § 3 Arbeitszeit der Arbeitnehmer: https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__3.html
- Arbeitszeitgesetz, § 5 Ruhezeit: https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__5.html
- Arbeitszeitgesetz, § 9 Sonn- und Feiertagsruhe: https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__9.html
- Arbeitszeitgesetz, § 10 Sonn- und Feiertagsbeschäftigung: https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__10.html
- Arbeitszeitgesetz, § 18 Nichtanwendung des Gesetzes: https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__18.html
- Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Art. 50 und Art. 113: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32024R1689
- Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 13: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679
- Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb, § 7 Unzumutbare Belästigungen: https://www.gesetze-im-internet.de/uwg_2004/__7.html
Stand: Oktober 2026
