Daten aus alter Maklersoftware übernehmen

Kurze Antwort: Fordern Sie vor der Kündigung einen vollständigen Export an, entscheiden Sie, welche Daten mitkommen, und ordnen Sie jedes Feld dem neuen System zu. Ein Probelauf mit Stichprobe zeigt Fehler, bevor der Stichtag kommt. Was gesetzlich aufbewahrt werden muss, etwa Einwilligungsnachweise und Geldwäscheunterlagen, darf beim Wechsel nicht verloren gehen. Der EU Data Act stärkt seit September 2025 Ihre Rechte beim Anbieterwechsel.

Was gehört zu einer Datenübernahme im Maklerbüro?

Mehr als Adressen. Eine Maklersoftware enthält über die Jahre mehrere Arten von Daten, die unterschiedlich schwer zu übertragen sind:

Für Objektdaten gibt es mit OpenImmo einen Standard, den der OpenImmo e.V. für den Austausch von Immobiliendaten pflegt. Er ist vor allem auf Objekte ausgerichtet. Für Kontakte, Aktivitäten und Einwilligungen müssen Sie in der Regel mit Tabellenexporten oder einem Export über eine Schnittstelle arbeiten. Fragen Sie den bisherigen Anbieter früh, welche Formate er liefert.

Was muss mitkommen, was darf zurückbleiben?

Mitkommen muss, was Sie für laufende Vorgänge brauchen und was Sie aufbewahren müssen. Dieser Abschnitt informiert allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung; im Einzelfall fragen Sie Ihre Steuerberaterin, eine Anwältin oder Ihren Datenschutzbeauftragten.

Aufbewahrungspflichten, die beim Wechsel oft vergessen werden:

1. Einwilligungen in Telefonwerbung. Wer Verbraucher zu Werbezwecken anruft, muss deren Einwilligung dokumentieren und den Nachweis ab Erteilung sowie nach jeder Verwendung fünf Jahre aufbewahren (§ 7a UWG). Fehlt der Zeitstempel nach dem Umzug, fehlt der Nachweis.
2. Geldwäscheunterlagen. Aufzeichnungen und Belege zu den Sorgfaltspflichten sind fünf Jahre aufzubewahren und spätestens nach zehn Jahren zu vernichten (§ 8 Abs. 4 GwG).
3. Handels- und Geschäftsbriefe, Buchungsbelege. Nach § 147 Abs. 3 AO und § 257 Abs. 4 HGB gelten zehn Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe. Werden die Unterlagen elektronisch aufbewahrt, müssen sie während der Frist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können (§ 147 Abs. 2 AO). Ein Export, der nur als Bild oder ohne Datum ankommt, erfüllt das unter Umständen nicht.

Was keinen Zweck mehr hat, darf zurückbleiben. Interessenten, die sich vor Jahren einmal gemeldet haben und mit denen kein Vorgang besteht, sind ein Kandidat für die Löschung statt für den Umzug. Die Migration ist ein guter Anlass, Ihre Löschregeln anzuwenden, statt Altlasten in das neue System zu tragen. Klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, welche Fristen Sie dafür festgelegt haben.

Welche Rechte gibt der EU Data Act beim Anbieterwechsel?

Der Data Act (Verordnung (EU) 2023/2854) ist seit dem 12. September 2025 in großen Teilen direkt anwendbares Recht und regelt in Kapitel VI den Wechsel zwischen Datenverarbeitungsdiensten. Nach dem Factsheet der Bundesnetzagentur erfasst er alle gängigen Cloud-Modelle, ausdrücklich auch Software als Dienst, und gilt für bestehende wie neue Verträge. Für eine gemietete Maklersoftware heißt das in der Regel:

• Offene Schnittstellen und Datenübertragbarkeit. Anbieter von Software als Dienst müssen für den Wechsel zu einem Anbieter der gleichen Dienstart unentgeltlich offene Schnittstellen bereitstellen und die nötige Dokumentation liefern.
• Fristen. Nach Mitteilung der Wechselabsicht hat der Anbieter bis zu zwei Monate für technische Vorbereitungen. Der Wechsel selbst erfolgt in einer Übergangsfrist von höchstens 30 Kalendertagen, in der der bisherige Dienst verfügbar bleibt. Ist das technisch nicht möglich, muss der Anbieter das begründen; die Übergangsfrist kann dann auf bis zu sieben Monate verlängert werden.
• Daten nach dem Wechsel. Danach sind die Daten noch mindestens 30 Kalendertage abrufbar und anschließend zu löschen, sofern keine Aufbewahrungspflicht besteht.
• Wechselentgelte. Seit dem 11. Januar 2024 dürfen nur Kosten berechnet werden, die unmittelbar mit dem Wechsel zusammenhängen und über die vorab informiert wurde. Ab dem 12. Januar 2027 dürfen keine Wechselentgelte mehr erhoben werden (Art. 29 Data Act).

Für individuell entwickelte Dienste, die nicht im größeren kommerziellen Maßstab angeboten werden, sieht der Data Act Ausnahmen vor; bestimmte Pflichten zu Schnittstellen, Datenexport und Information gelten dort weiter. Ob Ihr bisheriges System unter die Regeln fällt, prüfen Sie anhand Ihres Vertrags.

Unabhängig davon regelt Ihr Vertrag zur Auftragsverarbeitung, was mit den Daten nach Vertragsende geschieht. Der Auftragsverarbeiter muss sie nach Ihrer Wahl löschen oder zurückgeben (Art. 28 Abs. 3 Buchst. g DSGVO). Wählen Sie zuerst die Rückgabe und bestätigen Sie die Löschung erst, wenn die Übernahme geprüft ist. Mehr zum Vertrag selbst im Beitrag Auftragsverarbeitung: AVV mit Software und Dienstleistern.

Die Datenübernahme in acht Schritten

Eine Reihenfolge, die das Risiko klein hält:

1. Vertrag und Fristen prüfen. Kündigungsfrist, Exportregelung im Vertrag, AVV. Nicht kündigen, bevor ein Probeexport vorliegt.
2. Vollständigen Probeexport anfordern. Alle Datenarten aus der Tabelle oben, mit Dokumenten und Verknüpfungen. Prüfen Sie, ob Einwilligungen mit Zeitstempel und Herkunft enthalten sind.
3. Datenauswahl festlegen. Was mitkommt, was archiviert, was gelöscht wird.
4. Feldzuordnung schreiben. Jedes Feld des alten Systems bekommt ein Ziel im neuen oder den Vermerk „entfällt". Freitextfelder mit wichtigen Angaben, etwa Provisionsabsprachen, bekommen ein eigenes Ziel.
5. Bereinigen. Dubletten zusammenführen, Schreibweisen vereinheitlichen, verwaiste Datensätze ohne Kontakt oder Objekt klären.
6. Probeimport mit Stichprobe. Zwei Makler prüfen je zwanzig Datensätze, die sie gut kennen, auf Vollständigkeit: Kontakt, Objekt, Verlauf, Dokumente.
7. Stichtag und Nachlieferung. Am Stichtag wird endgültig exportiert; was zwischen Probe- und Endexport geändert wurde, kommt in einer Nachlieferung dazu.
8. Abnahme und Archiv. Erst nach der Prüfung die Löschung beim alten Anbieter bestätigen. Was aufbewahrt werden muss, aber im Alltag nicht gebraucht wird, liegt lesbar und durchsuchbar im Archiv.

Wie Sie den Stichtag in die Einführung des neuen Systems einbetten, ohne den Betrieb anzuhalten, steht im Beitrag CRM im Maklerbüro einführen.

Woran Datenübernahmen typischerweise haken

An Verknüpfungen. Ein Kontakt kommt sauber an, aber seine Besichtigungen hängen nicht mehr am Objekt. Ein Dokument ist da, aber nicht mehr dem Vorgang zugeordnet. Prüfen Sie in der Stichprobe deshalb, ob ein Makler einen Vorgang so weiterführen kann wie vorher. Dass die Datensätze vorhanden sind, reicht dafür nicht.

An Freitext. Viele Büros haben über Jahre wichtige Angaben in Notizfeldern gesammelt: Absprachen, Schlüsselübergaben, Besonderheiten. Diese Felder lassen sich nicht automatisch zuordnen. Entscheiden Sie, ob sie als Notiz mitkommen oder in strukturierte Felder überführt werden.

An Einwilligungen. Wenn das alte System Werbeeinwilligungen nur als Häkchen ohne Datum speichert, lässt sich der Nachweis nach § 7a UWG auch nach dem Umzug nicht führen. Das ist kein Migrationsfehler, aber die Migration macht ihn sichtbar. Holen Sie in diesem Fall neue Einwilligungen ein, statt alte ohne Nachweis weiterzuverwenden.

Was der Wechsel kostet

Ob sich ein Wechsel lohnt, zeigt erst die Rechnung über mehrere Jahre. Rechnen Sie über fünf Jahre, mit Migration und Einführung, mit den Maklern, die dazukommen. Wie das geht, zeigt der Beitrag Was Maklersoftware wirklich kostet. Vor der Entscheidung für das neue System helfen die zwölf Fragen vor der Wahl einer Maklersoftware.

Ein letzter Hinweis aus der Sicht des Data Act: Wer sein nächstes System so wählt, dass ein vollständiger Export jederzeit möglich ist, verhandelt beim nächsten Wechsel aus einer besseren Lage. Das gilt für gemietete Software ebenso wie für ein eigenes System auf eigenem Server. Fragen Sie vor der Unterschrift nach einem Probeexport, nicht erst bei der Kündigung.

Häufige Fragen

Wann sollte ich die alte Maklersoftware kündigen?

Erst, wenn ein vollständiger Probeexport vorliegt und geprüft ist. Bis dahin wissen Sie nicht, ob alle Daten in brauchbarer Form herauskommen. Planen Sie die Kündigungsfrist so, dass Probeimport und Stichtag hineinpassen.

Darf der bisherige Anbieter Geld für den Datenexport verlangen?

Fällt der Dienst unter den Data Act, dürfen seit dem 11. Januar 2024 nur Kosten berechnet werden, die unmittelbar mit dem Wechsel zusammenhängen und vorab mitgeteilt wurden. Ab dem 12. Januar 2027 sind Wechselentgelte nicht mehr zulässig.

Welche Daten muss ich nach dem Wechsel aufbewahren?

Unter anderem Einwilligungsnachweise für Telefonwerbung fünf Jahre (§ 7a UWG), Geldwäscheunterlagen fünf Jahre (§ 8 Abs. 4 GwG) sowie Geschäftsbriefe sechs, Buchungsbelege acht und Bücher zehn Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB). Welche Unterlagen im Einzelfall darunterfallen, klärt Ihre Steuerberaterin.

Gibt es ein Standardformat für Immobiliendaten?

Für Objektdaten gibt es den OpenImmo-Standard des OpenImmo e.V. Kontakte, Aktivitäten und Einwilligungen werden meist über Tabellenexporte oder Schnittstellen übertragen.

Was passiert mit den Daten beim alten Anbieter?

Nach Art. 28 Abs. 3 Buchst. g DSGVO löscht oder übergibt der Auftragsverarbeiter die Daten nach Ihrer Wahl. Bestätigen Sie die Löschung erst, wenn die Übernahme geprüft ist.

Quellen

1. Bundesnetzagentur, Data Act Factsheet: Wechsel von Datenverarbeitungsdiensten: https://www.bundesnetzagentur.de/DE/Fachthemen/Digitales/DataAct/DL/Factsheet4.pdf
2. Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act), Art. 29: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32023R2854
3. Deutscher Bundestag, hib 662/2025 zum Data-Act-Durchführungsgesetz (Geltung seit 12. September 2025): https://www.bundestag.de/presse/hib/kurzmeldungen-1128820
4. Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679, Art. 28: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679
5. UWG § 7a Einwilligung in Telefonwerbung: https://www.gesetze-im-internet.de/uwg_2004/__7a.html
6. Geldwäschegesetz § 8 Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht: https://www.gesetze-im-internet.de/gwg_2017/__8.html
7. Abgabenordnung § 147: https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html
8. Handelsgesetzbuch § 257: https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__257.html
9. OpenImmo e.V.: https://www.openimmo.de/

Stand: Oktober 2026