Kurze Antwort: Eigentümer bleiben zufrieden, wenn sie in einem festen Takt einen kurzen Bericht bekommen: Anfragen, Besichtigungen, Rückmeldungen der Interessenten, Angebote und die nächsten Schritte. Der Bericht belegt die Arbeit des Maklers, macht ein späteres Preisgespräch sachlich und gibt nur die Interessentendaten weiter, die der Eigentümer für seine Entscheidung braucht.
Dieser Artikel informiert allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung. Zur Weitergabe von Interessentendaten fragen Sie im Einzelfall einen Anwalt oder Ihren Datenschutzbeauftragten.
Warum brauchen Eigentümer regelmäßige Berichte?
Weil sie von der Vermarktung sonst kaum etwas sehen. Der Eigentümer sieht das Inserat und vielleicht einmal einen Besichtigungstermin. Anfragen, Absagen, Vorqualifizierung und Nachfassen laufen im Büro. Wer davon nichts erfährt, schließt aus Stille auf Untätigkeit, auch wenn das Gegenteil stimmt.
Bei einem Alleinauftrag kommt ein rechtlicher Gesichtspunkt hinzu. Der Bundesgerichtshof beschreibt den einfachen Makleralleinauftrag als Vertrag, mit dem sich der Makler zum Tätigwerden verpflichtet und der Kunde darauf verzichtet, einen weiteren Makler zu beauftragen (BGH, Urteil vom 28.05.2020, I ZR 40/19). Nach derselben Entscheidung ist in Allgemeinen Geschäftsbedingungen eine automatische Verlängerung um drei Monate mit vierwöchiger Kündigungsfrist grundsätzlich zulässig. Der Eigentümer entscheidet also regelmäßig, ob er verlängert. Ein Bericht, der die Tätigkeit belegt, ist dafür eine gute Grundlage. Formen und Grenzen dieser Vereinbarung beschreibt der Artikel zum Alleinauftrag.
Was gehört in einen Vermarktungsbericht?
Ein guter Bericht ist kurz, gleich aufgebaut und enthält Zahlen, eine Einordnung und den nächsten Schritt. Diese Bausteine eignen sich als Gerüst:
| Baustein | Inhalt | Wozu |
|---|---|---|
| Reichweite | Aufrufe des Inserats auf Portalen und der eigenen Website, soweit verfügbar | zeigt, ob das Objekt gesehen wird |
| Anfragen | Zahl der Anfragen, davon vorqualifiziert | trennt Neugier von ernsthaftem Interesse |
| Besichtigungen | durchgeführte und geplante Termine | zeigt den Fortschritt |
| Rückmeldungen | zusammengefasste Gründe für Zu- und Absagen | macht Preis, Zustand oder Lage als Hindernis sichtbar |
| Angebote | Höhe, Bedingungen, Finanzierungsstand | Grundlage der Entscheidung des Eigentümers |
| Unterlagen | was fehlt noch, was ist angefordert | verhindert Verzögerungen vor dem Notartermin |
| Nächste Schritte | Maßnahmen bis zum nächsten Bericht | macht die Arbeit planbar |
Die Rückmeldungen sind der wertvollste Teil. Fünf Absagen mit dem Hinweis „Bad müsste komplett saniert werden" sagen dem Eigentümer oft mehr als eine allgemeine Marktanalyse. Damit diese Rückmeldungen überhaupt vorliegen, braucht das Büro eine feste Nachbereitung jeder Besichtigung; wie das geht, steht im Artikel Besichtigungen nachbereiten.
In welchem Takt sollte der Makler berichten?
Ein fester Takt ist wichtiger als ein hoher. Eine praktikable Ordnung für Wohnimmobilien sieht so aus:
- Start der Vermarktung: kurze Nachricht, sobald das Inserat online ist, mit Link und den ersten Zahlen nach zwei, drei Tagen.
- Erste Wochen: wöchentlicher Bericht, weil sich in dieser Phase zeigt, wie Preis und Objekt am Markt ankommen.
- Laufende Vermarktung: alle zwei Wochen, wenn sich wenig ändert, sonst weiter wöchentlich.
- Sofortmeldung: bei jedem schriftlichen Angebot, bei Finanzierungszusagen und bei Absprüngen kurz vor der Beurkundung.
- Vor jedem Verlängerungs- oder Kündigungszeitpunkt: ein Gesamtbericht mit Empfehlung, wie es weitergeht.
Den Takt vereinbaren Sie im Erstgespräch und halten ihn im Auftrag oder in einer kurzen Bestätigung fest. Dann ist klar, wann der Eigentümer etwas erwarten kann, und das Büro muss keine Rückfragen zwischendurch auffangen.
Welche Interessentendaten darf der Makler an den Eigentümer weitergeben?
So viele, wie der Eigentümer für seine Entscheidung braucht, und nicht mehr. Die DSGVO verlangt, dass Daten dem Zweck angemessen und auf das notwendige Maß beschränkt sind (Art. 5 Abs. 1 Buchst. c DSGVO). Für einen Wochenbericht reichen meist zusammengefasste Zahlen und anonymisierte Rückmeldungen: „Interessent 3, Familie, Finanzierung in Prüfung, Absage wegen Garten".
Anders liegt es bei einem konkreten Kaufangebot. Hier muss der Eigentümer wissen, mit wem er es zu tun hat, um zu entscheiden. Die Weitergabe sollte dann auf die Angaben beschränkt sein, die für die Entscheidung erforderlich sind, also etwa Name, Angebotshöhe, Bedingungen und Finanzierungsstand, nicht aber vollständige Unterlagen zur Bonität. Weisen Sie Interessenten in Ihrer Datenschutzinformation darauf hin, dass Angaben zu ihrem Angebot an den Verkäufer gehen; Art. 13 Abs. 1 Buchst. e DSGVO verlangt, Empfänger oder Kategorien von Empfängern zu nennen. Wie die Prüfung der Finanzierung selbst datenschutzkonform läuft, behandelt der Artikel Finanzierungsnachweis prüfen.
Wie führt der Bericht zu einem sachlichen Preisgespräch?
Indem er Zahlen sammelt, bevor das Gespräch nötig wird. Wenn nach einigen Wochen viele Aufrufe, wenige Anfragen und wiederkehrende Absagegründe im Bericht stehen, sieht der Eigentümer das Muster selbst. Das Gespräch über eine Preisanpassung beginnt dann mit seinen eigenen Berichten statt mit der Meinung des Maklers.
Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Werten: Ein Inserat hat in vier Wochen 1.200 Aufrufe und 18 Anfragen erzeugt, also eine Anfrage je 1.200 ÷ 18 ≈ 67 Aufrufe. Von 18 Anfragen führten 6 zu Besichtigungen, jede dritte Anfrage. Alle sechs Besichtigungen endeten ohne Angebot, vier davon mit dem Hinweis auf den Preis. Diese Zahlen beweisen nichts für sich, aber sie geben dem Gespräch eine Grundlage. Ob die Vermarktung insgesamt gut läuft, misst ein Büro über mehrere Objekte; dazu mehr unter Kennzahlen im Maklerbüro.
Wichtig ist, dass der Bericht ehrlich bleibt, auch wenn die Zahlen schwach sind. Ein Bericht, der schlechte Wochen schönredet, verliert seinen Wert genau in dem Moment, in dem er gebraucht wird.
Wie viel Arbeit macht das Reporting?
Wenig, wenn die Daten ohnehin im System stehen. Anfragen, Besichtigungen und Rückmeldungen erfasst ein Büro sowieso; der Bericht ist dann eine Zusammenstellung, kein eigenes Projekt. Aufwendig wird es nur, wenn ein Makler die Zahlen jede Woche aus Postfach, Kalender und Notizbuch zusammensucht.
Ein sinnvoller Ablauf: Das System stellt den Bericht am festen Tag als Entwurf zusammen, der zuständige Makler liest ihn, ergänzt seine Einordnung und gibt ihn frei. Die Einordnung bleibt Aufgabe des Maklers. Warum heikle Schritte grundsätzlich eine menschliche Freigabe brauchen, erklärt der Artikel Wann die KI selbst handeln darf.
So arbeiten wir: International Tech richtet für Maklerbüros ein eigenes System auf eigenem Server ein, in dem acht KI-Agenten wiederkehrende Arbeit wie solche Berichtsentwürfe vorbereiten; bei heiklen Schritten gibt ein Mensch frei. Das Paket beginnt ab 20.000 Euro einmalig plus 1.000 Euro im Monat, ohne Gebühr pro Nutzer. Einen Überblick gibt die Startseite von International Tech.
Häufige Fragen
Wie oft sollte ein Makler dem Eigentümer berichten?
In den ersten Wochen wöchentlich, danach alle zwei Wochen, wenn sich wenig ändert. Bei Angeboten, Finanzierungszusagen oder Absprüngen sofort. Den Takt vereinbaren Sie am besten schon im Erstgespräch.
Darf ich dem Eigentümer Namen von Interessenten nennen?
Im Wochenbericht reichen in der Regel anonymisierte Angaben. Bei einem konkreten Kaufangebot braucht der Eigentümer die Angaben, die für seine Entscheidung erforderlich sind. Weisen Sie Interessenten in der Datenschutzinformation auf diese Weitergabe hin (Art. 13 Abs. 1 Buchst. e DSGVO).
Was gehört nicht in den Bericht?
Vollständige Bonitätsunterlagen, private Details aus Gesprächen und Vermutungen über Interessenten. Der Bericht dient der Entscheidung des Eigentümers, nicht der vollständigen Akte.
Hilft ein Bericht bei der Preisanpassung?
Ja, wenn er über Wochen gleich aufgebaut ist. Wiederkehrende Absagegründe und das Verhältnis von Aufrufen zu Anfragen machen das Gespräch sachlich. Eine Garantie, dass der Eigentümer zustimmt, gibt es nicht.
Muss ein Makler beim Alleinauftrag berichten?
Der BGH beschreibt den einfachen Alleinauftrag als Vertrag, in dem sich der Makler zum Tätigwerden verpflichtet (I ZR 40/19). Wie und wie oft er berichtet, regelt am besten der Auftrag selbst. Ein regelmäßiger Bericht macht die Tätigkeit nachvollziehbar.
Quellen
- BGH, Urteil vom 28.05.2020, I ZR 40/19 (Makleralleinauftrag), Volltext: https://rewis.io/urteile/urteil/6hh-28-05-2020-i-zr-4019/
- DSGVO (Art. 5, Art. 13), Textausgabe der Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Stand März 2026: https://www.bfdi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/Broschueren/INFO1.pdf
Stand: Oktober 2026
